Relevante en nauwkeurige gegevens verzamelen in vlootbeheer

Data is de sleutel tot het optimaliseren van het vlootbeheer van bedrijven. Of het nu gaat om kostenbeheersing, duurzaamheidsopvolging of het verbeteren van de operationele efficiëntie, bedrijven hebben behoefte aan een duidelijk en betrouwbaar overzicht van hun vloot. Maar weten hoe je de relevante inzichten nauwkeurig verzamelt, is de uitdaging en als je hierin faalt, kan dit leiden tot inefficiënties en onverwachte kosten.

Het belang van nauwkeurige gegevens

Om hun mobiliteitsbeleid te verfijnen, vlootkosten effectief te beheren en af te stemmen op duurzaamheidsdoelstellingen, moeten bedrijven beslissingen nemen op basis van feiten. In dit geval worden deze feiten geleverd door data. Zonder de juiste gegevens kunnen bedrijven problemen ondervinden met:

• Gebrek aan zichtbaarheid over hoe bedrijfswagens worden gebruikt (of onderbenut), buitensporige of inactieve laadkosten, en kilometers afgelegd per gebruiker/auto.
• Complexe laadkosten voor elektrische voertuigen (EV's), waar prijzen aanzienlijk variëren tussen thuis-, openbare en kantoorlaadstations. Bedrijven weten ook niet waar hun werknemers opladen, of als laadpassen worden misbruikt.
• Onduidelijke totale eigendomskosten (TCO), waardoor het moeilijk is om vlootkosten/uitgaven nauwkeurig te beoordelen.
• Naleving van Belgische mobiliteitsregelgeving, inclusief duurzaamheidsrapportage volgens PDE/BVP en CSRD-normen.
• Voldoen aan de behoeften van werknemers: Door het analyseren van pendel patronen, voertuiggebruik en individuele voorkeuren, kunnen bedrijven verschillende mobiliteitsopties aanbieden, van vergoedingen voor openbaar vervoer tot thuislaadinfrastructuur voor EV's.

In deze context verkennen sommige bedrijven de implementatie van vloottelematica als een manier om het verzamelen van voertuiggegevens te centraliseren en automatiseren.

Belangrijke datapunten voor Fleet Managers

1. Kilometerstand en voertuiggebruik

Vlootbeheerders hebben nauwkeurige kilometergegevens nodig, aangezien het aantal kilometers dat een werknemer met zijn bedrijfswagen rijdt, de maandelijkse huurkosten bepaalt. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen gebudgetteerde en werkelijke kilometers. De huidige uitdaging ligt in het verzamelen van kilometergegevens van elektrische voertuigen, waar traditionele brandstofkaart tracking niet meer van toepassing is. Het is daarom belangrijk in uw beleid te vermelden dat werknemers hun kilometergegevens minstens eenmaal per jaar aan de werkgever moeten rapporteren. Indien niet verstrekt, kan de kilometerstand eventueel worden geverifieerd aan de hand van jaarlijkse onderhoudsfacturen.

Inzicht in de kilometers per reis helpt ook om te bepalen of een EV geschikt is voor het rijprofiel van een werknemer en kan onnodige (snel)laadkosten voorkomen.

2. Laadgegevens en -kosten

Met de toenemende adoptie van EV's - die op weg zijn om de vlootmarkt over te nemen - wordt het verkrijgen van inzichten in de laadpatronen van werknemers noodzakelijk:

• Waar en wanneer (hoe vaak) werknemers opladen (thuis, kantoor of openbare stations);
• De kosten per kWh op verschillende laadlocaties;
• Inactiviteitskosten en inefficiënt of frauduleus laadgedrag

3. Energieverbruik en efficiëntie

Het energieverbruik van elektrische voertuigen varieert op basis van automerk en -type, rijgedrag, weersomstandigheden en wegtypes. Het monitoren van kWh per 100 km en per reis biedt inzicht in:

• De impact van rijstijl op efficiëntie op EV-bereik en brandstofverbruik;
• Seizoensgebonden variaties in energiegebruik (bijv. hoger verbruik in de winter)

4. Mobiliteitspatronen van werknemers

Inzicht in rijgewoonten is ook een belangrijk aspect van data met betrekking tot vlootbeheer, om ervoor te zorgen dat het beleid eerlijk, kosteneffectief en in lijn blijft met duurzaamheidsdoelstellingen. De belangrijke informatie zijn bijvoorbeeld:

• Hoe vaak werknemers hun bedrijfswagen daadwerkelijk gebruiken;
• Of zij zouden kunnen profiteren van alternatieve mobiliteitsopties (openbaar vervoer, autodelen, fietsen), waarbij het implementeren van een mobiliteitsbudget interessant zou kunnen zijn.
• Hoe noodzakelijk thuislaadstations zijn voor sommige werknemers, op basis van hun woon-werkafstand

Een paar obstakels om te overwinnen

Dit zijn allemaal geweldige gegevens om te verzamelen, hoewel het verzamelen van nauwkeurige vlootgegevens zijn eigen uitdagingen met zich meebrengt:

• Gefragmenteerde gegevensbronnen: Vlootgegevens komen vaak uit meerdere systemen (leasingmaatschappijen, telematicaproviders, laadnetwerken), waardoor consolidatie moeilijk wordt.
• Privacyzorgen: Het tracken van voertuiggebruik door werknemers moet voldoen aan de AVG en onnodige monitoring vermijden.
• Gebrek aan standaardisatie: Laadkosten, TCO-berekeningen en mobiliteitsgegevensrapportage variëren, wat het moeilijk maakt om vloten te vergelijken

Analytics gebruiken om wagenparkbeleid te optimaliseren

Door de juiste gegevens te verzamelen en te analyseren, kunnen bedrijven:

• Onnodige vlootkosten verminderen door leasecontracten aan te passen aan werkelijke kilometers.
• Duurzaamheidsopvolging verbeteren door CO2-uitstoot en energieverbruik nauwkeurig te meten.
• Werknemerstevredenheid verhogen door flexibele mobiliteitsopties aan te bieden die zijn afgestemd op hun werkelijke behoeften.
• Vlootveiligheid voorspellen en verbeteren door risicofactoren te analyseren en gerichte interventies mogelijk te maken, zoals workshops over rijgedrag.
• Vlootroutes optimaliseren door patronen in reisgegevens te identificeren, reistijd, brandstofverbruik en onnodige kilometers te verminderen

⚡️ Ontdek Mbrella Charge, de slimste EV-laadoplossing die je ooit hebt gezien. Van diepgaande inzichten in het laadgedrag van je personeel tot aangepaste regelinstellingen voor meer controle, deze module is bedoeld om je vlootbeheer te versterken.