Total Cost of Ownership (TCO): Begrijpen en berekenen
Inhoudsopgave
Wat is de Total Cost of Ownership (TCO)?
Om het federale mobiliteitsbudget te berekenen, moeten de totale eigendom kosten (of Total Cost of Ownership) van de (referentie) auto van de werknemer worden berekend. Het is belangrijk om eerst de bredere context te bespreken.
Wil je snel de Total Cost of Ownership (TCO) voor jouw bedrijfswagens berekenen? Download onze calculator.
De TCO-berekening voor het federale mobiliteitsbudget is een TCO 2. Het betreft de totale jaarlijkse brutokosten voor de werkgever van de ingeleverde bedrijfswagen of van de bedrijfswagen waarvoor de werknemer in aanmerking komt. Hieronder vind je meer informatie over de definitie van TCO 2.
- Total Cost of Ownership (TCO) 1 omvat de kosten van het voertuig en de bijbehorende autokosten, de brandstofkosten en de CO₂-bijdrage.
- Total Cost of Ownership (TCO) 2 bestaat uit TCO 1 en aanvullende belastingen in verband met niet-toegestane uitgaven, gekoppeld aan het aftrekbaarheidspercentage van het voertuig, op leasekosten, brandstofkosten en voordelen in natura (17% of 40% niet toegestane uitgaven).
- Total Cost of Ownership (TCO) 3 komt overeen met TCO 2 minus de belastingbesparingen, die gekoppeld zijn aan het aftrekbaarheidspercentage van de aanwervingskosten, de gerelateerde autokosten, de brandstofkosten en de CO₂-bijdrage.
De werkgever bepaalt of de TCO per werknemer of per functiecategorie wordt berekend. Als de TCO per functiecategorie wordt berekend, wordt één (referentie) voertuig gekozen dat de categorie vertegenwoordigt. In dit geval worden ook gemiddelden gebruikt voor alle andere autogerelateerde kosten.
De overheid heeft twee formules opgesteld die de werkgever kan kiezen om de TCO voor het federale mobiliteitsbudget te berekenen. Namelijk de formule voor werkelijke kosten en de formule met vaste waarde. De methode die de werkgever uiteindelijk kiest en gebruikt, moet minstens 3 jaar worden gebruikt. Deze methode wordt ook gebruikt voor alle TCO-berekeningen. Al gebruik je altijd de vastewaardeformule voor werknemers die geen baat hebben bij een bedrijfswagen of voor werknemers die van baan veranderen waaraan een andere bedrijfswagen gekoppeld is. In deze situaties heb je (nog) geen werkelijke kosten die nodig zijn voor de werkelijke kostenformule. In dit opzicht kunnen beide formules nog steeds actief zijn in het bedrijf.
Werkelijke kostenformule
Dit is een gemiddelde van de jaarlijkse totale brutokost van de werkgever om een bedrijfswagen ter beschikking te stellen aan een werknemer. Je berekent het gemiddelde (indien mogelijk) op basis van de vier laatste kalenderjaren. Zo worden toevallige hoge of lage kosten in een bepaald jaar niet als enige referentie gebruikt.
De werkelijke kosten, die in rekening genomen moeten worden, kunnen opgedeeld worden in vier categorieën:
De auto van de zaak
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de aankoopprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen of de kosten van de huur of leasing. Rekening houdend met de opties en accessoires die in rekening worden gebracht en de toegekende kortingen;
- Rente op vreemd vermogen;
- Brandstof- en/of elektriciteitskosten;
- Administratiekosten met betrekking tot brandstof- en laadkaarten;
- Kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
- Verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
- Kosten van de technische inspectie.
Het laadstation
- Jaarlijkse afschrijving van 20 procent van de kosten van het laadstation en de installatie ervan;
- Onderhouds- en reparatiekosten van het laadstation;
- Beheerskosten van het laadstation en de kabel.
Belastingen en fiscale aspecten
- Belasting bij registratie;
- Wegenbelasting;
- Patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten behoeve van de RSZ;
- Niet-terugvorderbare btw op alle kostenposten;
- Belasting op het niet-aftrekbare deel van de bovenstaande items;
- Belasting op het deel van de uitkering in natura dat een niet toegestane uitgave is.
Andere kosten
- Tol- en parkeerkosten;
- Schoonmaak-, onderhouds- en reparatiekosten;
- De kosten van een vervangende auto;
- Kosten voor het vervangen, vervangen en opslaan van de banden;
- Kosten van deskundigen bij inlevering van het voertuig aan het einde van het contract of in geval van een verandering van bestuurder;
- Reparatiekosten geïnventariseerd bij inlevering van het voertuig aan het einde van het contract;
- Beheerskosten van diensten.
Forfaitaire waardeformule
Voor de forfaitaire waardeformule moet je een splitsing maken tussen gehuurde of geleasede bedrijfswagens en bedrijfswagens in eigendom of via financiële leasing. Je moet in beide gevallen een vast component optellen met een variabel component.
Gehuurde of geleasede bedrijfswagens
Het vaste onderdeel:
Jaarlijkse huur- of leasekosten + gemiddelde andere jaarlijkse kosten* + niet-aftrekbare btw + belasting op niet-aftrekbare autokosten + CO2-solidariteitsbijdrage
De variabele (brandstof) component:
(6.000 + enkele afstand van huis naar werk x 2 x 200) x 0,13
Dit komt overeen met 6.000 privékilometers plus woon-werkverkeer gedurende 200 werkdagen, vermenigvuldigd met 30 procent van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel uitkeert.
* Dit betreft alle andere kosten die niet zijn inbegrepen in de huur- of huurprijs. De kostenlijst onder de sectie „Formule voor werkelijke kosten” wordt hier als referentie gebruikt. Hierbij moeten de gemiddelde kosten van de afgelopen drie jaar worden gebruikt.
Bedrijfswagens in eigendom van of via financiële leasing
Het vaste onderdeel:
Cataloguswaarde van de bedrijfswagen x 0,25 + belasting op niet-aftrekbare autokosten + CO2-solidariteitsbijdrage
We werken met 25 procent van de cataloguswaarde. De overheid vergelijkt dit met de kosten van een gemiddeld voertuig dat 30.000 kilometer per jaar aflegt.
De variabele (brandstof) component:
(6.000 + enkele afstand van huis naar werk x 2 x 200) x 0,13
Dit komt overeen met 6.000 privékilometers plus woon-werkverkeer gedurende 200 werkdagen, vermenigvuldigd met 30 procent van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die de staat aan zijn personeel uitkeert.
Vergeet niet!
- Bij de werkelijke kostenformule moeten er mogelijks op het einde van het kalenderjaar of op het einde van het leasecontract correcties gemaakt worden. De werkelijke kosten moeten hier namelijk in rekening genomen worden. Inschattingen die tijdens de calculatie niet correct zijn gemaakt, moeten nog verrekend worden in het mobiliteitsbudget.
- Kosten voor beroepsverplaatsingen mogen altijd buiten beschouwing gelaten worden bij de berekening van de TCO. De werkgever beslist hierover. Als deze kosten niet in de TCO zitten, moeten deze altijd nog bovenop het mobiliteitsbudget betaald worden.
- Als de werkgever na een periode van drie jaar besluit om over te schakelen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), heeft dit enkel gevolgen voor werknemers die nieuw deelnemen aan het wettelijk mobiliteitsbudget.
- Tot slot, als u als werknemer een eigen bijdrage betaalt voor het gebruik van een bedrijfswagen, wordt het bedrag afgetrokken van het federale mobiliteitsbudget.
Voorbeeld
De onderneming wil voor zijn jongste functiecategorie het mobiliteitsbudget implementeren. Hiervoor moet er een TCO berekend worden. De gekozen referentiewagen voor deze categorie is een Seat Ibiza (25.000 km/jaar voor 5 jaar, CO2-uitstoot 113 gr/km), de onderneming werkt doorgaans met een operationele lease. Het bedrijf kiest ter simplificatie voor de forfaitaire waardeformule.
De gegevens:
- De maandelijkse leasekost voor de wagen is 393 euro (excl. BTW);
- Overige kosten waarin de car policy voorziet bedragen 40 euro per maand (excl. BTW) voor carwash & parking. Er wordt geen laadstation betaald en de brandstofkosten zijn niet inbegrepen in de leasekost;
- De vennootschapsbelasting is 25%;
- De btw-aftrekbaarheid gebeurt forfaitair en bedraagt dus 35%;
- De fiscale aftrekbaarheid van de bedrijfswagen bedraagt 66,33%;
- De CO2-bijdrage bedraagt 1.092,00 euro;
- De gemiddelde reisafstand van de categorie bedraagt 15 km (enkele reis).
De berekening:
Leasekosten en andere kosten:
393 euro x 12 = 4.716,00 euro + 40 euro x 12 = 5.196,00 euro.
BTW:
5.196,00 euro x 21% btw = 1.091,16 euro x 65% (niet-aftrekbare btw) = 709,25 euro.
Belasting:
5.196,00 euro x 33,67% (afgewezen uitgaven) x 25% = 437,44 euro.
Vast onderdeel:
5.196,00 + 709,25 + 437,44 + 1.092,00 = 7.434,69 euro.
Variabele component:
(6.000 + (15 x 2 x 200)) x 0,13= 1.560,00 euro.
De TCO van de Seat Ibiza, of het mobiliteitsbudget voor de juniorcategorie:
7.434,69 + 1.560,00 = 8.994,69 euro.
TER INFO! : Dit budget mag nooit lager zijn dan €3.164 (2025) en nooit meer dan 20% van het totale bruto jaarsalaris van de werknemer, met een maximum van €16.875 (2025).
Vraag uw TCO-calculator aan en ga zelf aan de slag!
Voorkom het gedoe om de juiste formule voor uw TCO te vinden.
Met ons gratis TCO Calculator-sjabloon kunt u in een mum van tijd beginnen met het berekenen van uw mobiliteitsbudget.
Gerelateerde inhoud
Mobiliteitsbudget én een leasewagen.
Data in Fleet Management Guide 2026
Klaar om ons product te proberen?
Begin met het aanbieden van flexibele en groene mobiliteit aan uw werknemers zonder administratieve rompslomp. Neem contact op voor een volledige demo van ons platform of meld je aan voor een gratis account.
Veelgestelde vragen
Elke vraag heeft een antwoord. Kun je het antwoord op je vraag niet vinden? Laat het ons weten!
Afhankelijk van de uitgaven worden belastingen en sociale premies betaald. De reiskosten voor parkeren, fietsen en openbaar vervoer zijn belasting- en sociale bijdragevrij. De reiskosten voor andere mobiliteitsdiensten zijn niet belastingvrij, dit kan van invloed zijn op de inkomsten uit de personenbelasting (werknemers) en de vennootschapsbelasting (werkgever). Maar zijn vrij van sociale bijdragen. Mobiliteitsuitgaven om privéredenen worden behandeld alsof het een brutoloon is.
Mbrella is de eerste zakelijke mobiliteitsoplossing die is ontworpen om werknemers te ondersteunen en HR-professionals volledig te ontzorgen. We bieden software die u helpt bij het beheren van mobiliteitsbudgetten, woon-werkverkeer vergoedingen, abonnementen op het openbaar vervoer en nog veel meer.
Mbrella is de eerste mobiliteitsoplossing voor bedrijven die is ontworpen om werknemers te ondersteunen en HR-professionals volledig te ontzorgen. Met Mbrella kunnen werknemers hun eigen ideale mobiliteitsmix samenstellen en hun toegewezen budget onderweg volgen via een intuïtieve mobiele app. Onze integratie met uw payrollprovider zorgt voor een correcte verloning. Eerlijke en flexibele compensatiepakketten zonder administratie, wat is er niet leuk aan? Bovendien kunt u de totale impact van de inspanningen van uw bedrijf volgen met onze Carbon Tracker.
Werknemers kunnen het federale mobiliteitsbudget besteden aan verschillende opties. Dit zijn onder meer milieuvriendelijke auto's, duurzaam vervoer zoals fietsen en openbaar vervoer, en huisvestingskosten binnen een bepaalde afstand van het werk, of je werkt meer dan de helft van de tijd thuis. Bovendien kan het resterende budget contant worden ontvangen tegen een gunstig belastingtarief, wat zorgt voor flexibiliteit en fiscale efficiëntie. Lees hier meer: https://app.mbrella.io/explore-hub
Om de Total Cost of Ownership (TCO) voor het Belgische mobiliteitsbudget correct te berekenen, moet u alle kosten opnemen die verband houden met de bedrijfswagen, zoals aankoop- of leaseprijs, brandstof, verzekering, onderhoud, belastingen en afschrijvingen. Bij deze berekening kan gebruik worden gemaakt van werkelijke kosten of een forfaitaire formule, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle relevante uitgaven gedurende een referentieperiode van vier jaar in aanmerking worden genomen.
Het federale mobiliteitsbudget is een flexibel systeem waarmee werknemers hun (recht op een) bedrijfswagen kunnen inruilen voor een budget. Dit budget kan worden besteed aan milieuvriendelijke auto's, duurzame vervoersmogelijkheden en huisvestingskosten. Ongebruikt budget kan aan het einde van het jaar contant worden ontvangen tegen een gunstig belastingtarief. Dit biedt belastingvoordelen en bevordert duurzame mobiliteit.