Woon-werkverkeer vergoedingen
Inhoudsopgave
Wat zijn woon-werkverkeervergoedingen?
Vergoedingen voor woon-werkverkeer zijn vergoedingen die werkgevers aan werknemers geven om de reiskosten tussen hun woonplaats (woonadres) en hun werkplek te dekken. Een omweg, bijvoorbeeld om te gaan winkelen, wordt niet terugbetaald. De kortste route tussen de woonplaats en de werkplek wordt vergoed. Deze voordelen kunnen verschillende vormen aannemen en zijn bedoeld om werknemers te compenseren voor de tijd en kosten die gepaard gaan met het dagelijkse woon-werkverkeer.
Ter informatie: Met de fietsvergoeding hoeft niet de kortste route te worden gekozen. In overleg met de werkgever kan van de kortste route worden afgeweken. Hier kun je bijvoorbeeld kiezen voor de veiligere maar langere route.
Welke woon-werkverkeervergoedingen zijn er?
Dit zijn enkele van de meest typische kilometervergoedingen:
Openbaar vervoer: Werknemers die met het openbaar vervoer reizen, krijgen een vergoeding voor hun reiskosten. Op basis van de verplichte (sectorale) regels kan gebruik worden gemaakt van een derdebetalersregeling of een tussenkomst in de reiskosten;
Fietsvergoeding: Werknemers die naar het werk fietsen, moeten een fietsvergoeding krijgen. Dit is een vergoeding per gefietste kilometer;
Kilometervergoeding bij gebruik privé-voertuig: Dit is een vergoeding per gereden kilometer. De werknemer ontvangt een bepaald bedrag per kilometer die hij of zij met zijn of haar eigen voertuig (bijvoorbeeld auto, voet, scooter) tussen huis en werk aflegt;
Compensatie voor carpool: Werknemers die carpoolen, kunnen een vergoeding krijgen, afhankelijk van of de carpool al dan niet door de werkgever wordt georganiseerd.
Wat zijn de (para)fiscale regels?
In België zijn er fiscale regels van toepassing op woon-werkverkeervergoedingen. Het is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers om op de hoogte te zijn van de geldende regels en vergoedingen goed te administreren. Vaak zijn deze fiscale regels opgesteld op bedrijfs- of sectorniveau. Bekijk dus zeker de sectorale en ondernemings CAO’s.
Over het algemeen kan er gezegd worden dat veel vergoedingen tot een bepaald bedrag belastingvrij zijn voor werknemer en werkgever. Er worden geen sociale bijdragen betaald op deze vergoedingen. Verder zijn deze vergoedingen in de meeste gevallen volledig aftrekbaar als werkelijke beroepskosten in uw belastingsaangifte.
Wanneer moet een woon-werkvergoeding betaald worden?
Bedrijfswagen
Als een werknemer een bedrijfswagen ter beschikking heeft, is er geen verplichting om een woon-werkvergoeding uit te betalen. De werknemer krijgt namelijk al een bedrijfswagen (met tank- of laadkaart).
Openbaar vervoer
Vergoeding
Op nationaal niveau is er een verplichting om in te grijpen wanneer de werknemer met het openbaar vervoer naar zijn werk reist. Bedrijven moeten minstens 71,8% van de kosten van het treinabonnement vergoeden (1 februari 2024). Deze tarieven zijn te vinden op de website van de NMBS. Voor ander openbaar vervoer (tram, metro, bus, waterbus) geldt een van de volgende regels.
Als de prijs van het vervoer onafhankelijk is van de afstand; wordt er een vergoeding van 71,8% van de prijs toegepast;
Beperking van de tussenkomst die voor de trein is voorzien voor een afstand van maximaal 7 kilometer. Dat komt overeen met 43 euro per maand.
Als de prijs van het vervoer afhankelijk is van de afstand, komt de vergoeding overeen met die voor de trein;
Beperkt tot 75% van de werkelijke transportprijs.
Het bovenstaande is alleen van toepassing als het paritair comité voor de sector geen voorschriften heeft met betrekking tot de vergoedingen voor het openbaar vervoer.
Derdebetalersregeling
Vergoedingen voor het openbaar vervoer worden het gemakkelijkst betaald via een derdebetalersregeling. Via deze regeling kunnen werknemers rechtstreeks een abonnement aanvragen bij het gekozen transportbedrijf in Mbrella. De transportkosten worden rechtstreeks aan de werkgever in rekening gebracht, zodat er geen vergoeding meer nodig is. Dit betekent dat de werkgever geen administratieve lasten meer heeft. Bij een derdebetalersregeling moet de werkgever minstens 80% van de kosten van het abonnement betalen. De resterende 20% van de abonnementskosten wordt betaald door de staat. Dit geeft de werknemer gratis openbaar vervoer. Een win-win situatie!
Ter informatie: De btw op abonnementen voor het openbaar vervoer van 6% is aftrekbaar door de werkgever.
Fietsvergoeding
Als werkgever ben je verplicht om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers die met een fiets naar het werk komen (fiets, elektrische fiets, speed pedelec, bakfiets, enz.). Dit geldt niet als de werknemer al een andere reiskostenvergoeding ontvangt. Als de werknemer bijvoorbeeld een NMBS-jaarabonnement heeft, is er geen verplichting om een fietsvergoeding te betalen.
Bedrijven die vóór 1 mei 2023 geen fietsvergoeding hebben betaald, vallen onder de CAO 164. Deze cao verplicht deze bedrijven om een fietsvergoeding van 0,29 euro per kilometer (2025) te verstrekken, met een maximum van 40 kilometer per dag.
Alle andere bedrijven volgen de regels voor fietsvergoeding zoals bepaald in de bedrijfs-cao of in de paritaire commissie.
Als werkgever kun je, naast je verplichte minimum, meestal ook belastingvrij meer fietsvergoeding verstrekken aan werknemers, om zo het fietsen naar het werk (nog meer) te promoten. De maximale vrijgestelde fietsvergoeding bedraagt 0,36 euro per kilometer met een jaarlijkse limiet van 3.610 euro (2025).
Ter informatie: sinds 1 juli 2024 moeten bedrijven in PC200 minimaal 0,27 euro per kilometer fietsvergoeding betalen, met een maximum van 40 kilometer per dag.
Kilometervergoeding voor eigen vervoer
Werknemers die te voet, in hun eigen auto of met een mobiliteitshulpmiddel (bijvoorbeeld een scooter) naar het werk komen, hebben geen recht op een vergoeding voor woon-werkverkeer.
Voor de eigen auto wordt in het paritair comité vaak een verplichting opgesteld, het zogenaamde sociale abonnement. Vergeet dit dus niet op te zoeken!
Als dit niet het geval is, of als de werknemer op een andere manier naar zijn werk reist kan een totale vergoeding aan de werknemer worden toegekend tot 500 euro per jaar belastingvrij (2025). De vergoeding voor beroepskilometers wordt hier vaak gevolgd.
Ter informatie! Beroepsreizen met uw eigen auto kunnen belastingvrij worden vergoed. Afhankelijk van het paritair comité volgt een van de volgende twee vergoedingen:
- Kwartaalaanpassing 0,4320 euro per kilometer (1 april 2025 - 30 juni 2025)
- Jaarlijkse aanpassing 0,4415 euro per kilometer (1 juli 2024 - 30 juni 2025)
Carpoolvergoeding
De werknemer kan een vergoeding krijgen, afhankelijk van of de werkgever de carpool organiseert of niet.
- Georganiseerd gemeenschappelijk vervoer van de werkgever (bijv. intern carpoolsysteem of kantoorbus): belastingvrij tot de prijs van een eersteklas treinabonnement voor dezelfde afstand;
- Georganiseerde carpool van de werknemer: maximaal €500 per jaar belastingvrij. (Zie: „Kilometervergoeding voor eigen vervoer”)
Wat met het federaal mobiliteitsbudget?
Als de werknemer heeft gekozen voor het federale mobiliteitsbudget, is er niet langer een verplichting om de volgende reiskostenvergoedingen te verstrekken:
- Fietsvergoeding
- Vergoeding voor openbaar vervoer;
- Vergoeding voor georganiseerd gemeenschappelijk vervoer.
Deze toelagen moeten vervolgens, indien gewenst, via het federale mobiliteitsbudget worden aangevraagd door de werknemer. Met andere woorden, deze toelagen kunnen niet bovenop of naast het federale mobiliteitsbudget worden betaald.
Er bestaat een uitzondering voor werknemers die deze vergoeding al drie maanden hebben ontvangen voordat ze hun mobiliteitsbudget aanvroegen. Deze werknemers kunnen deze vergoeding bovenop het mobiliteitsbudget blijven ontvangen. Dit is een keuze van de werkgever om dit al dan niet toe te staan.
Ter informatie: Binnen het federale mobiliteitsbudget kan een werknemer een vergoeding voor woon-werkverkeer aanvragen voor zijn reizen te voet of met een mobiliteitshulpmiddel (bijvoorbeeld scooter). Deze vergoeding, binnen het federale mobiliteitsbudget, volgt dan de regels voor de fietsvergoeding (zie fietsvergoeding).
Welke stappen moet ik hiervoor nemen?
Er moet een kilometervergoeding worden geregistreerd. Deze registratie dient als bewijslast voor de sociale inspectie. In Mbrella kun je de woon-werkverkeer planner gebruiken om deze bewijslast te leveren. Deze planner dient niet alleen als bewijslast, maar wordt ook automatisch gekoppeld aan de betaling van de vergoeding. In Mbrella geef je aan welke vergoeding je wilt betalen, wie er toegang toe heeft en welk bedrag hieraan gekoppeld is. Er is hierdoor het hele jaar door nauwelijks extra werk voor de HR-manager.
Tot slot moet er een derdebetalersregeling worden overeengekomen tussen de werkgever en het openbaar vervoersbedrijf. De aanvraag voor een derdebetalersovereenkomst kan rechtstreeks via Mbrella worden gedaan. Je aanvraag wordt dan automatisch verwerkt en bevestigd. Daarna kunnen werknemers abonnementen kopen op het Mbrella-platform.
Voorkom het gedoe om de juiste woon-werkverkeer vergoeding te berekenen
Met Mbrella betaal je rechtstreeks de juiste woon-werkverkeer vergoeding uit op basis van het woon-werkverkeer van je werknemers.
Gerelateerde inhoud
Mobiliteitsbudget én een leasewagen.
Data in Fleet Management Guide 2026
Klaar om ons product te proberen?
Begin met het aanbieden van flexibele en groene mobiliteit aan uw werknemers zonder administratieve rompslomp. Neem contact op voor een volledige demo van ons platform of meld je aan voor een gratis account.
Veelgestelde vragen
Elke vraag heeft een antwoord. Kun je het antwoord op je vraag niet vinden? Laat het ons weten!
Het federale mobiliteitsbudget mag niet hoger zijn dan 20% van het totale brutoloon van de werknemer (brutoloon + alle andere voordelen, maar geen vakantiegeld). Daarnaast mag het federale mobiliteitsbudget niet hoger zijn dan 16.293 euro en niet lager dan 3.055 euro (cijfers van 2024).
Ja, in Mbrella is het mogelijk om verschillende kilometervergoedingen in te stellen voor verschillende tijdskaders. Dit is een unieke functie die ervoor zorgt dat alle vergoedingen binnen een bepaalde periode het juiste bedrag krijgen, ongeacht wanneer ze zijn aangemaakt.
Afhankelijk van de terugbetalingsgeschiedenis van het bedrijf aan de werknemer kunnen de fietsvergoeding, de vergoeding voor het openbaar vervoer, de door de werkgever georganiseerde carpoolvergoeding en de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets bovenop of binnen het federale mobiliteitsbudget liggen als de vergoeding er minstens 3 maanden vóór de aanvraag van het federale mobiliteitsbudget was.
Ja, u kunt de reiskosten vergoeden zonder het federale mobiliteitsbudget te activeren. Werkgevers kunnen standaardvergoedingen voor woon-werkverkeer verstrekken voor reizen tussen huis en werk, ter dekking van de kosten van het openbaar vervoer, de autokosten of de fietsvergoeding. Deze terugbetalingen staan los van het mobiliteitsbudget en kunnen rechtstreeks worden aangeboden op basis van het sectorale beleid en de Belgische belastingregelgeving.
Ja, werknemers kunnen eenvoudig reiskosten en mobiliteitskosten toevoegen via de Mbrella-app.
Binnen het federale mobiliteitsbudget omvatten de uitgaven kosten voor milieuvriendelijke auto's, openbaar vervoer, fietsen en huisvesting in de buurt van het werk. Deze vallen onder de drie pijlers van de begroting. De reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer zijn daarentegen directe vergoedingen voor reizen tussen huis en werk, en volgen de standaard sectorale beleidsmaatregelen en belastingvoorschriften.