Wagenparkgegevens verzamelen zonder de privacy van werknemers in gevaar te brengen

Het verzamelen van gegevens is van cruciaal belang om een wagenpark efficiënt te beheren. Maar om het ongeëvenaard te maken, heb je voldoende en relevante gegevens nodig... Wat onvermijdelijk aanleiding geeft tot bezorgdheid over de privacy.

Hoeveel privacy hebben we vandaag echt nog? Ondanks het feit dat onze internetbrowsers al vrijwel alles over ons weten, hebben alle wagenpark- en mobiliteitsmanagers die we hebben geïnterviewd benadrukt dat privacywetten belangrijk blijven en dat bedrijven ervoor moeten zorgen dat ze strikt worden nageleefd. Rapporten moeten waar mogelijk worden geanonimiseerd en namen moeten alleen worden gekoppeld aan gegevens wanneer dat strikt noodzakelijk is.

Voor onze huidige plug-in hybride chauffeurs hebben we een beleid: werknemers verbinden zich ertoe 60% van uw kilometers op elektriciteit te rijden. Als uit de gegevens blijkt dat sommige chauffeurs nog nooit de auto hebben aangesloten, is dat iets dat we moeten aanpakken. Laetitia Van Hecke, hoofd van Mobility & Fleet (Worldline)

Maar er zijn grijze zones als het gaat om het verzamelen van gegevens: voertuigen geolokaliseren voor veiligheids- en administratieve doeleinden kan worden toegestaan, maar tracking in het weekend, op feestdagen of om de tijd van een werknemer op het werk te controleren, lijkt voor de meesten een no-go. Moeten wagenparkbeheerders gegevens over ongevallen in het weekend kunnen zien, bijvoorbeeld als de auto is aangesloten? Of bestaat er zoiets als een recht om anoniem te rijden?

Bij een van mijn vorige bedrijven hadden we meer dan één totaal verlies per maand. Meer dan 30% daarvan was rechtstreeks gekoppeld aan alcohol of drugs. De andere 70% wisten we niet. Dus, zou je als werkgever niet dieper in de beschikbare data kunnen graven om erachter te komen wat er echt is gebeurd? Ik weet het niet zeker... Anonieme wagenparkbeheerder

Hoewel het debat nog volop aan de gang is, is het essentieel om een zorgvuldig evenwicht te vinden tussen het monitoren van de prestaties en het respecteren van de privacy van werknemers. Wagenparkdatasystemen moeten worden ontworpen om bestuurders te ondersteunen — door hun mobiliteit, veiligheid en comfort te verbeteren — zonder al te opdringerig te zijn. Transparantie over welke gegevens worden verzameld, hoe ze worden gebruikt en voor welk doel is cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen en het handhaven van een gezonde werkomgeving.

Even belangrijk is de veilige verwerking van deze gegevens. Wagenparkinformatie bevat vaak gevoelige gegevens zoals routes, dienstregelingen, interacties met klanten en activiteiten van chauffeurs. Om dit op een verantwoorde manier te beheren, kunnen organisaties zich aanpassen aan de ISO 27001-normen, die de nadruk leggen op drie kernprincipes:

• Vertrouwelijkheid: Alleen bevoegd personeel heeft toegang tot wagenparkgegevens. Zonder de juiste controles kunnen de inloggegevens van klanten of route-informatie bijvoorbeeld in verkeerde handen vallen en worden verkocht.
• Integriteit: Gegevens moeten nauwkeurig zijn en beschermd zijn tegen ongeoorloofde wijzigingen of verlies. Een voorbeeld van een risico is dat een medewerker onbedoeld een rij in een verwerkingsbestand verwijdert, wat gevolgen kan hebben voor kritieke rapportage of planning.
• Beschikbaarheid: Wagenparkgegevens moeten toegankelijk zijn wanneer dat nodig is, zowel voor operationeel gebruik als om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Een typisch risicoscenario is een uitval van de database als gevolg van een serverstoring en ontoereikende back-upstrategieën, wat leidt tot onderbrekingen in de service.