Indemnités de transport
Table des matières
Que sont les indemnités de trajet domicile - travail (D-T) ?
Les indemnités de trajet sont des allocations que les employeurs accordent aux employés pour couvrir les frais de déplacement entre leur lieu de résidence (adresse du domicile) et leur lieu de travail. Un détour, par exemple pour faire des courses, ne sera pas remboursé. Le trajet le plus court entre le lieu de résidence et le lieu de travail est remboursé. Ces avantages peuvent prendre plusieurs formes et visent à indemniser les employés pour le temps et les coûts associés aux déplacements quotidiens.
Pour information : avec l'indemnité vélo, il n'est pas nécessaire de choisir l'itinéraire le plus court. En consultation avec l'employeur, l'itinéraire le plus court peut être dévié. Ici, par exemple, vous pouvez choisir l'itinéraire le plus sûr mais le plus long.
Quelles sont les indemnités de trajet domicile - travail ?
En mettant en œuvre le budget mobilité dans votre entreprise, vous pouvez :
Réduire votre empreinte écologique
Les employés qui voyagent en transports en commun sont remboursés de leurs frais de voyage. Un arrangement de paiement par un tiers ou une intervention dans les frais de voyage peuvent être utilisés sur la base des règles obligatoires (sectorielles) ;
Indemniser le vélo
Les employés qui se rendent au travail à vélo doivent bénéficier d'une indemnité de vélo. Il s'agit d'une compensation par kilomètre parcouru à vélo ;
Réduire les coûts
Il s'agit d'un remboursement par kilomètre parcouru. L'employé reçoit un certain montant par kilomètre qu'il parcourt entre son domicile et son lieu de travail avec son propre véhicule (par exemple, voiture, pied, scooter) ;
Indemniser le covoiturage
Les employés qui font du covoiturage peuvent être indemnisés, selon que le covoiturage est organisé ou non par l'employeur.
Quelles sont les règles (para)fiscales ?
En Belgique, les indemnités de déplacement sont soumises à des règles fiscales. Il est important que les employeurs et les employés connaissent les règles applicables et gèrent correctement les remboursements. Ces règles fiscales sont souvent établies au niveau de l'entreprise ou du secteur. Veillez donc à consulter les conventions collectives de travail sectorielles et d'entreprise.
En général, on peut dire que de nombreux remboursements sont exonérés d'impôts pour l'employé et l'employeur jusqu'à un certain montant. Aucune cotisation sociale n'est versée pour ces allocations. En outre, dans la plupart des cas, ces remboursements sont entièrement déductibles en tant que frais professionnels dans votre déclaration d'impôts.
Quand faut-il payer une indemnité de trajet D-T ?
Véhicule de société
Si un employé a droit à une voiture de société, il n'y a aucune obligation d'indemniser son trajet domicile-travail.
Transports publics
Rémunération
Il existe une obligation au niveau national d'intervenir lorsque le salarié se rend au travail en transports en commun. Les entreprises doivent rembourser au moins 71,8 % du coût de l'abonnement au train (1er février 2024). Ces tarifs peuvent être consultés sur le site Web de la SNCB. L'une des règles suivantes s'applique aux autres transports publics (tramway, métro, bus, bateau-bus). Lorsque :
Le prix du transport est indépendant de la distance, une indemnité de 71,8 % du prix est appliquée ;
Limitation de l'intervention prévue pour le train sur une distance maximale de 7 kilomètres. Cela correspond à 43 euros par mois.
Le prix du transport dépend de la distance, l'indemnité correspond à celle du train ;
Limité à 75 % du prix réel du transport.
Ce qui précède ne s'applique que si la commission paritaire sectorielle n'a pas de réglementation concernant les remboursements des transports publics.
Accord avec un tiers payeur
Les remboursements pour les transports publics sont le plus facilement effectués par le biais d'un système de paiement tiers. Grâce à ce programme, les employés peuvent directement demander un abonnement auprès de la société de transport choisie à Mbrella. Les frais de transport sont facturés directement à l'employeur, il n'y a donc plus besoin de remboursement. Cela signifie que l'employeur n'a plus aucune charge administrative. Dans le cas d'un arrangement de paiement par un tiers, l'employeur doit payer au moins 80 % du coût de l'abonnement. Les 20 % restants du coût de l'abonnement sont payés par l'État. Cela donne à l'employé la gratuité des transports en commun. Une situation gagnant-gagnant !
Pour votre information ! La TVA sur les abonnements aux transports publics de 6 % est déductible par l'employeur.
Indemnité vélo
En tant qu'employeur, vous êtes obligé de verser une indemnité vélo aux employés qui se rendent au travail avec un vélo (vélo, vélo électrique, speed pedelec, vélo cargo, etc.). Cela ne s'applique pas si l'employé reçoit déjà une autre indemnité de trajet. Par exemple, si le salarié possède un abonnement annuel de la SNCB, il n'y a aucune obligation de payer une indemnité vélo.
Les entreprises qui n'ont pas payé d'indemnité vélo avant le 1er mai 2023 sont couvertes par la convention collective de travail 164. Cette convention collective de travail oblige ces entreprises à fournir une indemnité vélo de 0,29 euro par kilomètre (2025), avec un maximum de 40 kilomètres par jour.
Toutes les autres entreprises suivent les règles relatives aux indemnités de vélo telles que définies dans la convention collective de travail de l'entreprise ou dans la commission paritaire.
En tant qu'employeur, en plus de votre minimum obligatoire, vous pouvez généralement accorder davantage d'indemnités de vélo en franchise d'impôt aux employés, afin de (encore plus) promouvoir le vélo pour vous rendre au travail. L'indemnité maximale exonérée pour les vélos est de 0,36 euro par kilomètre avec une limite annuelle de 3 610 euros (2025).
Pour information : Depuis le 1er juillet 2024, les entreprises du PC200 doivent payer un minimum de 0,27 euro par kilomètre d'indemnité vélo, avec un maximum de 40 kilomètres par jour.
Indemnité kilométrique pour votre propre moyen de transport
Les employés qui se rendent au travail à pied, dans leur propre voiture ou avec un appareil de mobilité (par exemple une trottinette) n'ont pas droit à une indemnité de trajet.
Pour votre propre voiture, une obligation est souvent établie au sein de la commission paritaire, appelée abonnement social. Alors n'oubliez pas de vous renseigner !
Si ce n'est pas le cas ou si l'employé se rend au travail différemment. Une indemnité totale peut être versée au salarié jusqu'à 500 euros par an en franchise d'impôts (2025). Le remboursement des kilomètres professionnels est souvent suivi ici.
Pour votre information ! Les déplacements professionnels avec votre propre voiture peuvent être remboursés en franchise d'impôts. En fonction de la commission paritaire, il en résulte l'une des deux compensations suivantes :
- Ajustement trimestriel 0,4320 euros par kilomètre (1er avril 2025 - 30 juin 2025)
- Ajustement annuel 0,4415 euros par kilomètre (1er juillet 2024 - 30 juin 2025)
Allocation de covoiturage
Une indemnisation peut être accordée au salarié selon que l'employeur organise ou non le covoiturage.
- Transport collectif organisé par l'employeur (par exemple, système de covoiturage interne ou bus de bureau) : hors taxes jusqu'au prix d'un abonnement de train en première classe pour la même distance (Adapt) ;
- Covoiturage organisé par le salarié : maximum 500€ par an en franchise d'impôts. (Voir : « Indemnité kilométrique pour votre propre transport »)
Qu'en est-il du budget mobilité fédéral ?
Si le salarié a opté pour le budget mobilité fédéral, il n'est plus obligé de fournir les indemnités de trajet suivantes :
- Bicycle allowance;
- Indemnité de transport en commun ;
- Remboursement des transports collectifs organisés.
Ces allocations doivent ensuite être demandées, s'il le souhaite, via le budget fédéral de mobilité par le salarié. En d'autres termes, ces allocations ne peuvent pas être versées en plus du budget mobilité fédéral.
Une exception existe pour les employés qui ont déjà reçu cette allocation pendant une période de trois mois avant de demander leur budget mobilité. Ces employés peuvent continuer à percevoir cette rémunération en plus du budget mobilité. C'est à l'employeur de décider si cela est autorisé ou non.
Pour votre information ! Dans le cadre du budget mobilité fédéral, un salarié peut demander une indemnité de trajet pour ses déplacements à pied ou avec un moyen de locomotion (par exemple une trottinette). Cette compensation, dans le cadre du budget mobilité fédéral, suit ensuite la réglementation relative à l'indemnité vélo (voir indemnité vélo).
Quelles mesures dois-je prendre pour cela ?
Une indemnité kilométrique doit être enregistrée. Cet enregistrement constitue la charge de la preuve pour l'inspection sociale. Dans Mbrella, vous pouvez utiliser le planificateur de trajet pour fournir cette charge de preuve. Le planificateur de trajets constitue non seulement la charge de la preuve, mais il est également automatiquement lié au paiement de l'indemnité. Dans Mbrella, vous indiquez les frais que vous souhaitez payer, qui y a accès et quel montant y est lié. Il n'y a pratiquement pas de travail pour le responsable des ressources humaines tout au long de l'année. Enfin, un accord de tiers payant doit être conclu entre l'employeur et l'entreprise de transport public. La demande de contrat de tiers payant peut être faite directement via Mbrella. Votre demande sera ensuite traitée et confirmée automatiquement. Ensuite, les employés peuvent acheter des abonnements sur la plateforme Mbrella.
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FAQ
Chaque question a une réponse. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? Faites-le-nous savoir !
Le budget mobilité fédéral ne peut pas dépasser 20 % du salaire brut total du salarié (salaire brut + tous les autres avantages, mais pas de pécule de vacances). En outre, le budget mobilité fédéral ne peut pas être supérieur à 16 293 euros ni inférieur à 3 055 euros (chiffres de 2024).
Oui, vous pouvez rembourser les frais de trajet sans activer le budget mobilité fédéral. Les employeurs peuvent fournir des indemnités de trajet standard pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, couvrant les frais de transport en commun, les frais de voiture ou les indemnités de vélo. Ces remboursements sont distincts du budget mobilité et peuvent être proposés directement conformément aux politiques sectorielles et à la réglementation fiscale belge.
Oui, les employés peuvent facilement ajouter les frais de trajet et de mobilité via l'application Mbrella.
Oui, dans Mbrella, il est possible de créer différents taux d'indemnité kilométrique pour différentes périodes. Il s'agit d'une caractéristique unique qui garantit que toutes les allocations au cours d'une période donnée obtiennent le montant correct, quelle que soit leur date de création.
En fonction de l'historique des remboursements effectués par l'entreprise à l'employé, l'indemnité de vélo, le remboursement des frais de transport en commun, le remboursement du covoiturage organisé par l'employeur et la mise à disposition d'un vélo de société peuvent être en sus ou dans les limites du budget mobilité fédéral si l'allocation existait au moins 3 mois avant la demande du budget mobilité fédéral.
Dans le budget mobilité fédéral, les dépenses comprennent les coûts des voitures écologiques, des transports en commun, des vélos et du logement à proximité du lieu de travail. Ils sont couverts par les trois piliers du budget. En revanche, les indemnités de trajet sont des remboursements directs pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, et sont conformes aux politiques sectorielles et aux réglementations fiscales standard.