Privacy Policy

1. Qui sommes-nous ?
Mbrella SA/NV (« Mbrella ») est le propriétaire du site web (Mbrella : la solution de mobilité flexible
pour entreprises) (le « Site web ») et de la plateforme Mbrella (la « Plateforme »). Toutes les
références à « nous », « notre » ou « nos » dans la présente politique désignent Mbrella.
Mbrella est une société spécialisée dans la gestion de la mobilité et des avantages pour les entreprises
et leurs employés.

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2. À qui s’applique la présente politique de confidentialité et que couvre-t-elle ?
Chez Mbrella, nous accordons une grande importance à la protection de vos données à caractère
personnel et nous mettons tout en œuvre pour protéger et traiter les données à caractère personnel
qui nous sont confiées de manière conforme et transparente, plus particulièrement conformément au
droit applicable, notamment au Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril
2016 (« RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à
l'égard du traitement des données à caractère personnel ( « Loi sur la protection de la vie privée »).
La présente politique (« Politique ») s'applique à toutes les personnes dont nous traitons les données
à caractère personnel (« Personnes concernées » ou « vous »), telles que les clients, les visiteurs du
Site Web et les utilisateurs de la Plateforme.
Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent à Mbrella de vous identifier en
tant que personne physique. Avec la présente Politique, nous souhaitons vous informer de la manière
dont nous traitons vos données à caractère personnel lorsque nous exerçons nos activités ou lorsque
vous visitez ce Site Web, ou utilisez la Plateforme, et des raisons pour lesquelles nous le faisons, à qui
nous transmettons ces informations, quels sont vos droits et à qui vous pouvez vous adresser pour
obtenir de plus amples informations.

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3. Mbrella est-elle reponsable du traitement ou sous-traitant ?
Le rôle de Mbrella en matière de protection des données dépend du contexte dans lequel les données
sont traitées :
• Mbrella agit en tant que responsable de traitement pour les données à caractère personnel
collectées via son Site web et pour les données de ses propres clients (les
utilisateurs/administrateurs des sociétés qui font appel aux services de Mbrella). Cela signifie
que Mbrella détermine les finalités et les moyens du traitement de ces données.
Mbrella peut également être considérée comme responsable de traitement lorsqu’elle utilise
des données personnelles à des fins propres, qui ne sont pas strictement encadrées par les
instructions contractuelles du client. Par exemple, si Mbrella analyse les données d’utilisation
de la plateforme à des fins d’amélioration de ses services ou de développement de nouvelles
fonctionnalités, elle agit alors en tant que responsable de traitement.
• Mbrella agit en tant que sous-traitant pour les données à caractère personnel des travailleurs
des clients qui utilisent la Plateforme. Dans ce cas, Mbrella traite les données à caractère
personnel pour le compte et sur instruction de ses clients, qui restent responsables de
traitement des données de leurs travailleurs.

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4. Comment vos données sont-elles collectées ?‍

Nous obtenons vos données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous vous
inscrivez sur le Site web ou la Plateforme et que vous remplissez les champs qui requièrent certaines
données à caractère personnel, rendant lesdites données immédiatement disponibles pour Mbrella.
Nous pouvons également obtenir vos données à caractère personnel par le biais de votre utilisation de
nos services, de notre Site web ou de notre Plateforme ou lorsque vous êtes en contact avec notre
service client.

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5. Quelles données collectons-nous ?
Mbrella est susceptible de collecter et de traiter les catégories de données à caractère personnel
suivantes :
• Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail (professionnelle ou
personnelle), numéro de téléphone, adresse postale, langue, genre, date de naissance,
nationalité, numéro d’entreprise, fonction, intitulé de poste.
• Données professionnelles : informations relatives à l’employeur, au contrat de travail, à la
rémunération, aux avantages, aux absences (type d’absence : maladie, vacances,...), aux
évaluations de performance, à l’identifiant de paie (« employee payroll ID »), au budget
mobilité, aux groupes d’employés, à la gestion des abonnements et des avantages, ainsi que
les informations fournies par les candidats lors d’un recrutement (CV, profil LinkedIn, notes
d’entretien, etc.)
• Données financières : informations bancaires (IBAN, numéro de carte de crédit), montant des
dépenses, justificatifs de dépenses, informations de facturation, données relatives aux
transactions et remboursements.
• Données de mobilité et de transport : adresses de départ et d’arrivée, distances de trajet,
modes de transport utilisés, dates et types de trajets (domicile-travail, déplacements
professionnels, télétravail), informations sur les véhicules (marque, modèle, odomètre, plaque
d’immatriculation), données de recharge de véhicules électriques, numéro de carte MOBIB.
• Données liées à l’utilisation des services : identifiants de connexion, historique d’utilisation
de la Plateforme, préférences, communications avec le support, demandes d’assistance,
participation à des événements ou webinaires.
• Données de communication : contenu des échanges avec le service client ou le support (par
e-mail, chat, téléphone), notes d’entretien, formulaires de contact, demandes d’information ou
de support.
• Données sensibles ou particulières (dans certains cas spécifiques) : numéro de registre
national (pour certains services de mobilité, lorsque cela est légalement requis), informations
relatives à la santé ou à la situation familiale si cela est requis par la législation ou le service
utilisé.
• Données techniques : informations sur les applications ou logiciels utilisés, adresses IP, logs
de connexion, données de navigation sur la plateforme ou le site web.
La nature exacte des données collectées dépend du service utilisé, de votre relation avec Mbrella
(client, employé d’un client, prospect, etc.) et des obligations légales applicables.
6. Pourquoi collectons-nous vos données et sur quelle base légale ?
Nous collectons vos données afin de vous fournir nos services, de gérer notre relation avec vous, et de
respecter nos obligations légales. Les finalités de traitement varient selon le service utilisé, mais elles
reposent toujours sur une base légale conformément au RGPD.
A. Gestion des relations contractuelles et des services fournis
Nous utilisons vos données pour :

• Créer et gérer les comptes clients et utilisateurs sur la Plateforme;
• Gérer les abonnements, les budgets de mobilité, les avantages et services associés ;
• Traiter les dépenses, remboursements, trajets domicile-travail, jours de télétravail et autres
éléments liés à la mobilité ;
• Activer et gérer les services de transport public, de recharge de véhicules électriques, et autres
prestations liées à la mobilité.
Base légale :
• Exécution du contrat
B. Communication et support
Nous utilisons vos données pour :
• Répondre à vos demandes via le support client ou le formulaire de contact ;
• Vous assister dans l’utilisation de la Plateforme ;
• Améliorer nos services et résoudre les problèmes techniques.
Base légale :
• Exécution du contrat
C. Gestion de nos comptes sur les réseaux sociaux
Lorsque vous interagissez avec Mbrella via ses comptes sur les réseaux sociaux (i.e. LinkedIn,
Instagram, Facebook), certaines données peuvent être traitées.
Nous utilisons vos données pour :
• répondre à vos messages ou commentaires,
• analyser l’audience et l’engagement sur nos pages,
• promouvoir nos services et événements,
• améliorer notre communication en ligne,
• assurer le suivi des interactions et des campagnes de communication.
Base légale :
• Intérêt légitime : Mbrella a un intérêt légitime à assurer sa présence en ligne, à interagir avec
les utilisateurs et à obtenir des statistiques anonymisées sur l’audience de ses pages.
• Consentement : pour l’utilisation des cookies et autres traceurs sur notre Site web,
conformément à la législation applicable.
Responsabilité des plateformes :
Lorsque vous interagissez avec nos pages sur les réseaux sociaux, les plateformes concernées
(LinkedIn, Instagram, Facebook) peuvent également traiter vos données en tant que responsables
conjoints ou indépendants du traitement. Les traitements réalisés par ces plateformes, notamment à
des fins d’amélioration de leur système publicitaire ou de collecte de statistiques d’audience, relèvent
de leur propre politique de confidentialité. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité
de chaque réseau social pour plus d’informations.
D. Marketing et évènements
Nous utilisons vos données pour :
• Vous inscrire à des webinaires ou évènements ;

• Vous envoyer des communications commerciales ou des informations sur nos services, si vous
y avez consenti ;
• Gérer les interactions avec notre équipe commerciale.
Base légale :
• Consentement
E. Conformité légale et obligations réglementaires
Nous utilisons vos données pour :
• Répondre à nos obligations comptables, fiscales, sociales ou réglementaires.
Base légale :
• Obligation légale (ces traitements sont imposés par la loi et ne nécessitent pas votre
consentement)

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7. Avec qui partageons-nous vos données ?
Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec des prestataires externes qui agissent
en tant que sous-traitants pour le compte de Mbrella. Ces partenaires interviennent uniquement dans
le cadre des finalités décrites dans cette Politique et selon les instructions strictes de Mbrella.
Les principales catégories de sous-traitants sont les suivantes :
• Notre hébergeur cloud : pour stocker vos données de manière sécurisée (ex. : AWS).
• Nos outils de gestion de la relation client (CRM) : pour gérer les interactions commerciales
et marketing (ex. : Hubspot).
• Nos outils de support et de communication : pour répondre à vos demandes et améliorer
l’expérience utilisateur (ex. : Intercom, Google Workspace).
• Nos outils de facturation et de paiement : pour gérer les transactions et les abonnements
(ex. : Stripe).
• Nos outils d’analyse et de traitement automatisé : pour faciliter certaines opérations comme
l’analyse de reçus ou la validation des dépenses (ex. : OpenAI) (voir point 8 ci-dessous).
• Nos outils de cartographie : pour calculer les distances de trajets et les allocations de mobilité
(ex. : Google Maps).
Ces sous-traitants sont contractuellement tenus de garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité
des données personnelles qu’ils traitent. Un accord de sous-traitance est systématiquement signé
conformément à l’article 28 du RGPD.
Dans certains cas, vos données peuvent également être transmises à des tiers qui agissent en tant
que responsables de traitements indépendants ou conjoints, notamment :
• Nos partenaires de mobilité : pour activer les services de transport public ou de recharge
électrique (ex. : De Lijn, TEC, STIB/MIVB, SNCB/NMBS, LMS, Deftpower).
• Les secrétariats sociaux avec lesquels les clients de Mbrella ont un contrat, dans le cadre de
la gestion administrative et salariale
• Nos conseils juridiques ou huissiers, en cas de litige ou de procédure judiciaire.

• Les autorités publiques compétentes, en cas d’obligation légale ou de demande officielle.
• Les réseaux sociaux et plateformes publicitaires, lorsque vous interagissez avec nos
contenus ou campagnes (ex. : LinkedIn, Facebook, Instagram). Dans ce cadre, Mbrella et ces
plateformes peuvent agir en tant que responsables conjoints pour certaines opérations de
ciblage ou de mesure d’audience, conformément à l’article 26 du RGPD.

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8. Avons-nous recours à l’intelligence artificielle ?
Nous pouvons avoir recours à l’intelligence artificielle afin de faciliter certaines opérations comme
l’analyse de contenu ou le préremplissage de formulaires. Dans ce cadre, l’intelligence artificielle est
utilisée sans prise de décision autonome.
L’utilisateur conserve le contrôle total sur les données extraites, qu’il peut vérifier, modifier ou supprimer
avant tout enregistrement ou transmission.

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9. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel sont principalement stockées dans des bases de données
hébergées par nos prestataires cloud situés dans l’Espace Économique Européen (EEE), notamment
en Irlande, Belgique et Pays-Bas. Ceci concerne AWS, Google Workspace, Hubspot, ou Intercom. Ces
derniers mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards de
sécurité reconnus (ex. : SOC 2, ISO 27001).
Lorsque nous faisons appel à des partenaires situés dans des pays tiers, vos données peuvent être
transférées et stockées en dehors de l’EEE. Ces transferts peuvent concerner, par exemple, des
services d’hébergement, de paiement, de communication, ou de mobilité.
Ces transferts sont encadrés par des mécanismes de protection appropriés et reconnus par la
législation européenne, tels que
• l’adhésion au EU-US Data Privacy Framework, ou
• l’utilisation de clauses contractuelles types (SCC),
• ou d’autres garanties reconnues par la législation européenne.
Nous veillons à ce que tous nos sous-traitants respectent les exigences du RGPD en matière de
sécurité, de confidentialité et de conformité.

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10. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la
sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel. Ces mesures visent à
protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute perte, altération ou divulgation.

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11. Combien de temps conservons-nous vos données ?
La durée de conservation de vos données à caractère personnel dépend de la finalité du traitement et
du type de données concernées. Mbrella applique des durées de conservation proportionnées,
conformes aux exigences légales et contractuelles.
Voici les grandes lignes des durées de conservation appliquées :
• Données liées à l’utilisation de la plateforme (comptes, budgets, trajets, dépenses,
avantages)
En tant que sous-traitant, Mbrella conserve les données conformément aux instructions de
ses clients, qui sont les responsables du traitement des données de leurs collaborateurs. Ces durées sont définies par les clients en fonction de leurs obligations légales, contractuelles et
opérationnelles.
• Données de support et de communication avec les travailleurs des clients qui utilisent
la Plateforme (chat, e-mails, demandes d’assistance)
Conservées tant que le client a un contrat avec Mbrella et que l’utilisateur (travailleur) a un
compte sur la Plateforme.
• Données marketing et commerciales (formulaires, inscriptions à des événements,
interactions avec l’équipe commerciale)
Conservées pendant 3 ans après la dernière interaction.
• Données de facturation et comptabilité
Conservées pendant 10 ans conformément aux obligations légales.
• Données techniques lors de visites de nos comptes sur les réseaux sociaux
Conservées tant que nos comptes sur ces réseaux sociaux existent et tant que vous les
visiter.

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12. Quels sont vos droits ?
Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données à caractère
personnel. Ces droits vous permettent de garder le contrôle sur vos informations. Toutefois, l’exercice
de ces droits dépend du rôle que Mbrella occupe dans le traitement de vos données :
• Lorsque Mbrella agit en tant que responsable de traitement, vous pouvez exercer vos droits
directement auprès de Mbrella.
• Lorsque Mbrella agit en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients (par exemple pour
les données des employés des entreprises clientes), vos droits doivent être exercés auprès du
responsable de traitement, c’est-à-dire votre employeur ou l’entreprise cliente. Mbrella
assistera ce responsable dans la gestion de votre demande, conformément à l’article 28 du
RGPD.
Les droits incluent :
• Droit à l’information : vous pouvez obtenir des information sur le traitement de vos données.
Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si les données traitées incluent les
membres de votre personnel, vous vous engagez à leur communiquer ce document.
• Droit d’accès : vous pouvez accéder à vos données personnelles et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou
incomplètes.
• Droit à l’effacement ou à la limitation : vous pouvez demander la suppression de vos
données, ou de limiter le façon dont nous utilisons ces données, si vous pensez que nous
n’avons pas (plus) de base légale pour les traiter.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, notamment
pour des finalités de marketing direct ou lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré
et couramment utilisé, ou à ce qu’elles soient transmises directement à un autre responsable
de traitement.

• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement,
vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué
avant ce retrait.
• Droit d’introduire une réclamation : vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité
de protection des données compétente si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter via les coordonnées indiquées dans la section
« Comment pouvez-vous nous contacter ? ».

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13. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité, à l’exercice de vos droits ou à la manière
dont Mbrella traite vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter via les coordonnées
suivantes :
Mbrella SA/NV
Adresse : 12 Cantersteen, 1000 Bruxelles
Numéro d’entreprise : 0776.753.432
E-mail général : hello@mbrella.eu
E-mail du Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@dieteren.be
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans les meilleurs délais et à vous accompagner
dans l’exercice de vos droits.