Fleet Management: bereid je voor op de nieuwe regelgeving van 2026 in België

Het Belgische mobiliteitslandschap ondergaat tegen 2026 een belangrijke transformatie, met nieuwe regelgeving die impact zal hebben  op alle bedrijfswagenparken en mobiliteitsvoordelen. Voor fleet managers en bedrijfsleiders is het cruciaal om deze veranderingen te begrijpen en er zich op voor te bereiden. 

Wat verandert er in 2026? 

Twee belangrijke regelgevende veranderingen zullen Belgische bedrijven beïnvloeden:

 Vereisten voor zero-emissie voertuigen

• Alle nieuwe bedrijfswagens moeten zero-emissie zijn
  Vanaf 2026 zijn alleen volledig emissievrije bedrijfswagens, zoals elektrische voertuigen (EV's), fiscaal aftrekbaar.
  
  
• Verplichte uitgebreide emissierapportage
  Grote bedrijven moeten vanaf 2026 hun CO₂-uitstoot rapporteren volgens de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Dit omvat emissies van eigen voertuigen (Scope 1), ingekochte energie (Scope 2) en indirecte emissies in de waardeketen (Scope 3), zoals transport door derden.
• Strengere milieunormen
  De EU heeft strengere CO₂-emissienormen vastgesteld voor nieuwe voertuigen:
  
  • Tussen 2030 en 2034 moeten nieuwe auto's en bestelwagens respectievelijk 55% en 50% minder CO₂ uitstoten ten opzichte van 2021.
    
  • Vanaf 2035 moeten alle nieuwe auto's en bestelwagens 100% emissievrij zijn.
• Verplichte infrastructuurvereisten voor laadvoorzieningen
  Bedrijven zijn verplicht om voldoende laadinfrastructuur te voorzien voor elektrische voertuigen. Dit omvat het installeren van laadpunten op bedrijfsterreinen en het faciliteren van thuisladen voor werknemers. Slimme laadpalen kunnen automatisch laadgegevens doorsturen naar het platform van de werkgever voor een correcte terugbetaling.

Verplicht aanbieden mobiliteitsbudget

• Bedrijven die bedrijfswagens aanbieden moeten de optie om een mobiliteitsbudget te nemen voorzien
• Werknemers moeten de keuze krijgen tussen een bedrijfswagen of mobiliteitsbudget
• Duurzame transportalternatieven moeten worden opgenomen
• Fiscale gevolgen voor beide partijen, zoals lagere RSZ en belastingvoordelen.

Hoe bereid ik mijn bedrijf voor?

De overstap naar een zero-emissievloot vereist grondige voorbereiding op verschillende niveaus: van infrastructuurplanning tot financieel en HR-beleid. Hieronder vind je de kernaspecten die bedrijven vandaag al moeten aanpakken om klaar te zijn voor de veranderende regelgeving vanaf 2026.

Infrastructuurplanning

Een eerste stap is het in kaart brengen van je huidige situatie. Analyseer de locaties van je bedrijfspanden en evalueer de bestaande elektrische capaciteit. Bepaal op welke plaatsen laadinfrastructuur nodig is en of netwerkaansluitingen aangepast moeten worden. Goede ruimteplanning en een gefaseerde installatieaanpak voorkomen latere knelpunten. Zorg daarnaast voor een testperiode en een noodscenario, zodat de laadvoorzieningen betrouwbaar zijn bij ingebruikname.

Financiële planning

De overstap naar elektrische bedrijfswagens vraagt om een duidelijke financiële strategie. Budgetteer de investeringskosten voor laadpalen en aanpassingen aan het elektriciteitsnet. Neem ook de vervanging van voertuigen op in je langetermijnplanning. Overheidssubsidies kunnen helpen om de initiële kosten te verlagen. Gebruik Total Cost of Ownership (TCO) berekeningen om inzicht te krijgen in energiekosten, onderhoud, en terugverdientijd. Zo behoud je controle over je operationele uitgaven.

HR- en mobiliteitsbeleid

Naast infrastructuur en budget moet ook het interne beleid mee evolueren. Werk een geactualiseerd mobiliteitsbeleid uit waarin duidelijk is wie recht heeft op welke voertuigen, onder welke voorwaarden er laadkosten worden vergoed, en hoe privégebruik wordt geregeld. Tegelijk moet het mobiliteitsbudget als wettelijk alternatief voor de bedrijfswagen correct worden aangeboden. Zorg voor heldere communicatie naar werknemers, bied ondersteuning bij de transitie en ontwikkel gerichte opleidingen. Een goed ingericht feedback- en ondersteuningssysteem bevordert de acceptatie.

Technische keuzes en systemen

Niet elk elektrisch voertuig is geschikt voor elk gebruik. Analyseer het rijbereik en de laadbehoefte per functie of werknemer en kies voertuigen op basis van realistische prestatiecriteria. Ondersteunende systemen zoals laadbeheersoftware, gebruiksmonitoring en onderhoudsregistratie zijn essentieel om inzicht te behouden in je vloot. Deze tools helpen je bovendien bij rapportageverplichtingen en het naleven van milieuwetgeving.

Implementatie roadmap

2025 - Planningsfase
Voer een infrastructuuranalyse uit, stel realistische budgetprognoses op, pas je mobiliteitsbeleid aan, en selecteer geschikte technische oplossingen.

2025 - Implementatiefase
Start met de installatie van laadpunten, begin de transitie naar elektrische voertuigen en leid medewerkers op in het gebruik van nieuwe systemen. Rol laadbeheertools en vergoedingssystemen uit.

2026 - Afrondingsfase
Rond de overstap naar een zero-emissievloot volledig af. Zorg dat alle infrastructuur operationeel is, voldoe aan alle rapportage- en compliancevereisten en evalueer de werking van systemen en processen.

Tools en oplossingen

Succesvolle implementatie staat of valt met betrouwbare tools. Gebruik gespecialiseerde software voor het beheer van laadinfrastructuur, tracking van voortgang en naleving, en de correcte verwerking van laadkostenvergoedingen. Deze systemen helpen je niet alleen bij de dagelijkse werking, maar vormen ook de basis voor structurele optimalisatie van je mobiliteitsbeleid.

Mbrella's geïntegreerde oplossingen helpen organisaties bij deze uitdagingen:

• Mbrella Charge: Vereenvoudigt EV-laadbeheer en vergoedingen
• Mbrella Analytics: Volgt voortgang en verzekert compliance rapportage

Veelgestelde Vragen

V: Wanneer begin ik best met de voorbereiding op de nieuwe regels?

A: Bedrijven doen er goed aan om zo snel mogelijkte beginnen, waarbij infrastructuuranalyse en financiële planning prioriteit krijgen. Een minimale implementatieperiode van 18-24 maanden wordt aanbevolen.

V: Wat zijn de mogelijke gevolgen van non-compliance?

A: Non-compliance kan leiden tot financiële boetes en fiscale gevolgen. Daarnaast kunnen bedrijven operationele uitdagingen en reputatieschade ondervinden.

V: Hoe kunnen bedrijven de financiële impact van deze regelgeving beheren?

A: Bedrijven kunnen best een gefaseerde aanpak ontwikkelen, waarbij ze gebruik maken van beschikbare subsidies en fiscale voordelen, en investeringen spreiden over meerdere budgetcycli.

V: Wat moet prioriteit krijgen in het voorbereidingsproces?

A: Infrastructuurplanning en beleidsontwikkeling moeten prioriteit krijgen, gevolgd door werknemerscommunicatie en systeemimplementatie.

Vandaag de eerste stap nemen? 

Mbrella biedt flexibele mobiliteit op maat aan, door middel van een handig digitaal platform en app. 

Plan een Demo → Ontdek hoe Mbrella jouw bedrijf kan helpen bij de transformatie van je  vlootbeheer en je voor te bereiden op de nieuwe regels

Download onze Elektrificatiegids → Ontvang onze uitgebreide gids voor het managen van de transitie naar elektrische voertuigen.