Laadkosten beheren in het mobiliteitsbudget: forfait of werkelijke kosten?
.svg)
Pijler 1 van het mobiliteitsbudget groeit snel. Steeds meer bedrijven ruilen klassieke leasecontracten in voor een elektrische wagen binnen het mobiliteitsbudget. Dat is goed nieuws. Maar het brengt meteen een vraag mee waar veel HR- en fleet managers nog geen antwoord op hebben: wat doe je met de laadkosten?
Er zijn twee wettelijk toegestane methodes: een forfait (vaste maandelijkse aftrek op basis van een formule) of de werkelijke kosten (reëel verbruik per maand). Beide zijn valide. Maar de keuze is niet zo eenvoudig als ze lijkt.
Wat is pijler 1 van het mobiliteitsbudget?
Eerst even de context. Het mobiliteitsbudget bestaat uit drie pijlers. Pijler 1 dekt de milieuvriendelijke bedrijfswagen, inclusief de lease- en de brandstofkost. Pijler 2 omvat duurzame mobiliteits- en huisvestingskosten. Pijler 3 is de cash-uitbetaling van het resterende budget op 31 december.
De kost van pijler 1 wordt maandelijks van het mobiliteitsbudget afgetrokken, op basis van de Total Cost of Ownership van de wagen. De brandstofkost maakt daar deel van uit en kan op elk moment forfaitair of op basis van werkelijke kosten verrekend worden. Gebruik onze TCO-calculator om dat bedrag te bepalen.
Welke wagens kwalificeren?
Niet elke wagen past in pijler 1. Een voertuig kwalificeert als het aan minstens één van deze voorwaarden voldoet:
Besteld voor 1.1.2026 (indien niet emissievrij):
- Lage CO2-uitstoot: minder dan 95 gCO2/km én de laatste euronorm
- Hybride wagens: minstens 0,5 kWh batterijcapaciteit per 100 kg autogewicht
- Niet slechter dan de vorige bedrijfswagen op bovenstaande criteria
Besteld na 1.1.2026
Emissievrij: een volledig elektrische auto of waterstofwagen
Dat is precies waarom laadkosten steeds relevanter worden. Als pijler 1 bijna per definitie een elektrische wagen betekent, dan is de vraag over laadkosten geen bijzaak meer. Het is een kernvraag voor elk bedrijf met een mobiliteitsbudget.
Forfait of werkelijke kosten: hoe werkt het in de praktijk?
Er zijn twee methodes om laadkosten te verwerken in pijler 1. Ze volgen een andere logica en passen bij andere situaties.
Methode 1: Forfait
Bij het forfait schat de werkgever de maandelijkse laadkost op basis van een vaste formule, vastgelegd in Circulaire 2024/C/16 van de federale overheid:
Forfait = (6.000 + woon-werkafstand × 2 × 200) × 30% van de km-vergoeding van de overheid
Dat bedrag wordt elke maand automatisch afgetrokken van het mobiliteitsbudget, ongeacht wat er werkelijk geladen werd. De laadlimiet op de laadkaart wordt gelijkgesteld aan dat maandelijkse forfait, belangrijk dus dat de laadkaart deze limiet technisch ondersteunt. De werknemer weet zo precies wat hij kan laden.
Goed om te weten: het is ook mogelijk om de forfaitaire laadkost op te nemen in de leasekost zelf. In de praktijk leasen de meeste bedrijven exclusief laadkosten, maar de optie bestaat.
Twee dingen om niet te vergeten:
- De werknemer moet uitdrukkelijk instemmen. Het forfait is het forfait.
- Werknemers die veel professioneel rijden ("on-the-road profielen") kunnen een hogere limiet of een onbeperkte laadkaart krijgen. Hun zakelijke rijkosten worden buiten de TCO vergoed. In theorie kan dit ook voor sedentaire profielen, al is dat niet de gangbare best practice.
Methode 2: Werkelijke kosten
Bij werkelijke kosten worden de effectieve laadkosten van de werknemer bij elke laadbeurtafgetrokken van het mobiliteitsbudget. De werknemer houdt volledige flexibiliteit over hoe hij zijn budget verdeelt over de drie pijlers.
Een voorbeeld maakt het concreet. Stel: een werknemer heeft €700 mobiliteitsbudget per maand.
De TCO is het totale bedrag. Geen verrassingen, geen kosten bovenop wat is afgesproken.
Ook hier geldt een aandachtspunt voor rijdende profielen: werknemers die professioneel veel kilometers afleggen, moeten een correcte TCO krijgen. Anders verliezen ze te veel budget aan professionele kilometers, wat niet de bedoeling is van het systeem.
Wanneer kies je voor welke methode?
Beide methodes zijn wettelijk geldig. Maar ze passen niet bij elke situatie.
Waarom het beheren van laadkosten zo moeilijk is
De meeste bedrijven kiezen vandaag voor het forfait. Niet omdat het de beste methode is, maar omdat het de eenvoudigste lijkt. En dat is begrijpelijk, want de werkelijke kostenmethode brengt echte operationele uitdagingen mee.
De forfait klopt meestal niet
Een forfait is een schatting. En schattingen wijken af.
Forfait te laag:
- Forfait afgetrokken: €80
- Werkelijk geladen: €100
- → €20 wordt dubbel uitbetaald. De werkgever verliest.
Forfait te hoog:
- Forfait afgetrokken: €100
- Werkelijk geladen: €90
- → €10 te veel afgetrokken van het budget. De werknemer verliest.
Hetzelfde forfait voor iedereen garandeert bijna altijd een mismatch voor een deel van de groep. Iemand betaalt altijd te veel.
Vier pogingen om het op te lossen en vier bezwaren
Bedrijven die dat probleem willen aanpakken, lopen telkens vast:
Hoe Mbrella het oplost
Het probleem zit niet in de methode die je kiest, maar om de administratie eromheen.
Mbrella verbindt de modules Budgets en Charge in één platform. Zo werkt het in de praktijk:
- Werknemer laadt. Thuis, op het werk, of onderweg. De laadkaart tracked elke kWh.
- Platform berekent. Werkelijke kost, geen schatting. CREG-tarieven automatisch toegepast.
- Budget past aan. Enkel wat echt verbruikt werd, wordt van het budget gehaald.
En ook de forfaitmethode blijft volledig ondersteund. Mbrella laat je per werknemer een maandelijkse laadlimiet instellen, landen beperken, en snelladen aan- of uitzetten. Zo blijft de forfait werkbaar zonder dat iemand te veel betaalt.
Veelgestelde vragen
Mag je als werkgever zelf kiezen tussen forfait en werkelijke kosten?
Ja. Beide methodes zijn wettelijk toegestaan. De keuze hangt af van het profiel van de werknemer en de administratieve capaciteit van het bedrijf.
Moet de werknemer instemmen met het forfait?
De forfaitmethode moet opgenomen worden in de car policy van het bedrijf. De werknemer hoeft niet individueel akkoord te gaan. Het volstaat dat de regeling duidelijk beschreven staat in het beleid.
Wat zijn de CREG-tarieven en waarom zijn ze belangrijk?
De CREG publiceert elk kwartaal de maximale terugbetalingstarieven per kWh voor thuisladen, per gewest. Werkgevers mogen elektriciteitskosten voor thuisladen terugbetalen tot aan dat tarief. Bij de werkelijke kostenmethode worden deze tarieven gebruikt om de reële laadkost te berekenen.
Hoe zit het met on-the-road profielen?
Werknemers die professioneel veel rijden, kunnen bij de forfaitmethode een hogere limiet of een onbeperkte laadkaart krijgen. Hun zakelijke rijkosten worden buiten de TCO vergoed. Bij werkelijke kosten moeten zij een correcte TCO krijgen om te vermijden dat hun budget onevenredig naar professionele kilometers gaat.
Zijn laadkosten thuis belastbaar voor de werknemer?
Nee, zolang de terugbetaling gebaseerd is op de werkelijke kosten én de CREG-richtlijnen worden gevolgd.
Wil je zien hoe Mbrella laadkosten en het mobiliteitsbudget verbindt voor jouw organisatie? Boek een demo of download onze praktische gidsen en sjablonen voor een vlotte implementatie.
Mag je als werkgever zelf kiezen tussen forfait en werkelijke kosten? Ja. Beide zijn wettelijk geldig. Welke je kiest, hangt af van het profiel van je werknemer en hoeveel admin je aankunt.