Gérer les frais de recharge dans le budget mobilité : forfait ou coûts réels ?
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Le pilier 1 du budget mobilité est en pleine expansion. De plus en plus d'entreprises remplacent les contrats de leasing classiques par une voiture électrique dans le cadre du budget mobilité. Une bonne nouvelle, mais qui soulève une question à laquelle beaucoup de responsables RH et fleet n'ont pas trouvé de réponse : comment se taîtent les frais de recharge ?
Deux méthodes sont légalement reconnues : le forfait, basé sur une formule de calcul fixe, et les coûts réels(consommation effective mensuelle). Aucune n'est universellement supérieure à l'autre, le choix dépend surtout du profil des travailleurs et de la capacité administrative de l'entreprise.
Qu'est-ce que le pilier 1 du budget mobilité ?
Le budget mobilité se compose de trois piliers ; Le pilier 1 couvre la voiture de société (écologique), leasing et carburant compris. Le pilier 2 regroupe les frais de mobilité durable et/ou de logement. Le pilier 3 correspond au versement en cash du budget non utilisé au 31 décembre.
Le coût du pilier 1 est déduit mensuellement du budget sur la base du TCO - Coût Total de Possession (Total Cost of Ownership en anglais) du véhicule. Les frais de carburant - ou de recharge - en font partie intégrante, et peuvent être comptabilisés selon l'une ou l'autre méthode. Utilisez notre calculateur TCO (gratuit) pour déterminer ce montant.
Quels véhicules sont éligibles ?
Les conditions d'éligibilité d’un véhicule au pilier 1 varient selon la date de commande.
Commandé avant le 1.1.2026 (si non zéro émission) :
- Faibles émissions de CO2: inférieures à 95 gCO2/km et conformité à la dernière norme Euro
- Véhicules hybrides : au moins 0,5 kWh de capacité de batterie par 100 kg de poids du véhicule
- Performance au moins équivalente au véhicule précédent sur ces mêmes critères
Commandé après le 1.1.2026 :
Zéro émission uniquement : voiture entièrement électrique ou à hydrogène.
C'est précisément ce durcissement des conditions qui rend la question des frais de recharge incontournable. Dès lors que le pilier 1 implique quasi systématiquement un véhicule électrique, le traitement de la recharge devient un point important pour toute entreprise dotée d'un budget mobilité.
Forfait ou coûts réels : comment ça fonctionne en pratique ?
Les deux méthodes du traitement des frais de recharge dans le pilier 1 suivent une logique différente et conviennent à des situations différentes.
Méthode 1 : Forfait
Avec la méthode du forfait, 'employeur applique une estimation mensuelle des frais de recharge, calculée selon la formule définie dans la Circulaire 2024/C/16 du gouvernement fédéral :
Forfait = (6 000 + distance domicile-travail × 2 × 200) × 30 % de l'indemnité kilométrique de l'État
Ce montant est déduit chaque mois du budget mobilité, indépendamment de ce que le travailleur a réellement rechargé. La limite de la carte de recharge étant alignée sur ce forfait il est nécessaire qu’elle supporte techniquement ce plafond. Les travailleurs peuvent ainsi prendre connaissance de leur enveloppe mensuelle à l'avance.
À noter : le coût forfaitaire de recharge peut également être intégré directement dans le coût du leasing. En pratique, la majorité des entreprises font le choix inverse, mais l'option reste ouverte.
Deux points d'attention :
- Le travailleur doit donner son accord explicite.
- Les profils dits “on the road” (qui roulent fréquemment à titre professionnel) peuvent bénéficier d'une limite plus élevée, voire d'une carte illimitée, leurs frais professionnels étant remboursés en dehors du TCO.
Méthode 2 : Coûts réels
Avec la méthode des coûts réels, les frais de recharge effectivement engagés sont déduits du budget mobilité au fil des recharges. L’employé conserve une liberté totale dans la répartition de son budget entre les trois piliers.
Un exemple concret, sur la base d'un budget mensuel de 700 € :
Le TCO s'applique au niveau du budget global sans surcoût inattendu. Pas de surprises, pas de coûts en plus de ce qui a été convenu.
Un point d'attention pour les profils “on the road” : le TCO doit être calibré correctement. Un TCO sous-estimé ferait peser les kilomètres professionnels sur le budget personnel du travailleur, ce qui n'est pas l'objectif du dispositif.
Mais alors comment choisir la bonne méthode ?
Les deux méthodes sont légalement valides. Mais elles ne conviennent pas à chaque situation.
Qu’est ce qui rend la gestion des frais de recharge compliquée ?
La majorité des entreprises optent aujourd'hui pour le forfait. Non pas parce que c'est la meilleure méthode, mais simplement parce qu'elle paraît la plus simple à mettre en place. Ce qui est compréhensible face à la méthode des coûts réels qui pose de vrais défis opérationnels.
La méthode forfait ne colle jamais parfaitement
Un forfait est une estimation, et donc souvent écarté de la réalité.
Forfait trop bas : le forfait déduit 80 €, mais le travailleur charge pour 100 €. Ces 20 € supplémentaires sont payés en double. L'employeur y perd.
Forfait trop élevé : 100 € déduits, 90 € consommés. Le travailleur perd 10 € de budget sans raison.
Appliquer le même forfait à l'ensemble du groupe garantit presque systématiquement un décalage pour une partie du groupe.
Quatre solutions et possibles leur obstacle
Les entreprises qui veulent résoudre ce problème se retrouvent souvent face à un mur :
Comment Mbrella résout le problème
Le problème ne réside pas dans la méthode choisie, mais dans l'administration qui l'entoure.
Mbrella relie les modules Budgets et Charge en une seule plateforme. Comment ça fonctionne ?
- L’employé recharge son véhicule. À domicile, au bureau ou sur borne publique (selon vos critères de contrôle des coûts). La carte de recharge enregistre chaque kWh.
- La plateforme calcule. Sur la base du coût réel, pas d'estimation. Les tarifs CREG sont appliqués automatiquement.
- Le budget est ajusté. Seule la consommation effective est déduite du budget mobilité.
La méthode forfaitaire reste par ailleurs entièrement prise en charge. La plateforme Mbrella permet de définir une limite de recharge mensuelle par travailleur, de restreindre la recharge par pays et d'activer ou désactiver la recharge rapide. Le forfait reste ainsi opérationnel sans risque de décalage pour l'une ou l'autre partie.
Questions fréquentes
L'employeur peut-il choisir librement entre forfait et coûts réels ? Oui. Les deux méthodes sont légalement autorisées. Le choix dépend du profil du travailleur et de la capacité administrative de l'entreprise.
L’employé doit-il donner son accord pour le forfait ? La méthode forfaitaire doit figurer dans la car policy de l'entreprise. Un accord individuel n'est pas nécessaire, à condition que le régime soit clairement décrit dans la politique interne.
Que sont les tarifs CREG et pourquoi sont-ils importants ? La CREG publie chaque trimestre les tarifs de remboursement maximaux par kWh pour la recharge à domicile, par région. Ces tarifs servent de référence pour calculer le coût réel de recharge dans la méthode des coûts réels.
Qu'en est-il des profils “on-the-road” ? Les travailleurs qui roulent beaucoup à titre professionnel peuvent obtenir une limite plus élevée ou une carte illimitée, leurs frais professionnels étant remboursés hors TCO. Avec les coûts réels, un TCO correctement calibré est indispensable pour éviter que les kilomètres professionnels ne grèvent leur budget personnel.
Les frais de recharge à domicile sont-ils imposables pour l’employé ? Non, à condition que le remboursement soit basé sur les coûts réels et respecte les directives CREG.
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