Zo leg je het mobiliteitsbudget uit aan je medewerkers: de vijf vragen die altijd terugkomen

“Moet ik mijn auto afgeven?” “Kan ik er mijn huur mee betalen?” “En wat gebeurt er met het geld dat overblijft?”

Wie het mobiliteitsbudget introduceert, krijgt al snel praktische vragen. Logisch: medewerkers willen vooral weten wat het voor hun eigen situatie betekent.

Begin met één duidelijke uitleg: met het wettelijke Belgische mobiliteitsbudget ruil je je bedrijfswagen of het recht daarop in voor een budget. Dat besteed je binnen de wettelijke voorwaarden en het aanbod van je werkgever.

Daarna kan je deze vijf vragen beantwoorden.

1. Kom ik in aanmerking voor een mobiliteitsbudget?

Het wettelijke mobiliteitsbudget is bedoeld voor medewerkers die een bedrijfswagen hebben of er volgens hun functiecategorie recht op hebben. De werkgever moet het systeem aanbieden en aan de wettelijke voorwaarden voldoen.

Een medewerker hoeft niet eerst een tijd met een bedrijfswagen te rijden om te kunnen instappen. Het recht op een bedrijfswagen kan volstaan.

Een lopend leasecontract kan wel praktisch bepalen wanneer de bestaande wagen kan worden ingeruild. Controleer daarom de bedrijfsafspraken, de aanvraagdatum en de afspraken met de leasemaatschappij.

Maak het concreet: vertel wie binnen jullie organisatie kan instappen, hoe de aanvraag verloopt en welke startdatum mogelijk is.

Verwijs medewerkers bijvoorbeeld naar de Mbrella-pagina over het mobiliteitsbudget voor werknemers.

2. Moet ik mijn bedrijfswagen opgeven?

Je ruilt de klassieke bedrijfswagen of het recht daarop in. Maar je hoeft niet noodzakelijk zonder bedrijfswagen verder te gaan.

Binnen pijler 1 kan je eventueel een andere geschikte bedrijfswagen kiezen, als je werkgever die aanbiedt en de wagen aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Je behoudt dus niet zomaar je klassieke wagen bovenop een extra budget.

Het mobiliteitsbudget heeft drie pijlers:

• Pijler 1: een bedrijfswagen die aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Voor nieuwe keuzes vanaf 2026 gelden de nuluitstootvoorwaarden.
• Pijler 2: duurzame mobiliteit en bepaalde huisvestingskosten.
• Pijler 3: uitbetaling van het restsaldo na inhouding van de bijzondere werknemersbijdrage.

Binnen het werkgeversaanbod kan je die pijlers combineren, zolang het budget volstaat.

Gebruik een herkenbaar voorbeeld: een geschikte wagen in pijler 1, een fietslease in pijler 2 en een eventueel restsaldo in pijler 3.

3. Hoeveel budget krijg ik en gaat dat van mijn loon?

Het wettelijke mobiliteitsbudget is geen gewone brutoloonruil. Het vervangt de bedrijfswagen of het recht daarop.

Het bedrag vertrekt van de totale werkgeverskost van de referentiewagen: de Total Cost of Ownership, of TCO. Daarin zit meer dan de leaseprijs alleen. Ook de wettelijke berekeningsmethode en grenzen spelen mee.

Communiceer daarom een persoonlijk bedrag en laat payroll uitleggen hoe dat is berekend, inclusief de behandeling van eventuele eigen bijdragen of andere relevante loonafspraken.

Het budget is niet hetzelfde als de cataloguswaarde, de maandelijkse leaseprijs of een netto-uitbetaling. De gekozen bestedingen bepalen hoe het wordt gebruikt.

Bij instap tijdens het jaar wordt rekening gehouden met de effectieve deelnameperiode in kalenderdagen.

4. Kan ik mijn huur, fiets of trein ermee betalen?

Ja, verschillende uitgaven zijn mogelijk binnen pijler 2, als je werkgever ze aanbiedt en de wettelijke voorwaarden worden nageleefd.

Denk aan fietsleasing, openbaar vervoer en bepaalde huisvestingskosten. Het budget is geen vrij besteedbare rekening: niet elke aankoop of woonkost komt in aanmerking.

Voor huur, hypotheekinteresten en kapitaalaflossingen van een hypothecaire lening gelden specifieke voorwaarden rond de woonplaats, de afstand tot de normale plaats van tewerkstelling en de bewijsstukken.

De normale plaats van tewerkstelling wordt per kalendermaand bepaald. Bij thuiswerk of meerdere werkplaatsen kijk je naar de werkelijke werkuren. Daardoor kan de beoordeling van huisvestingskosten per maand verschillen.

Verwijs voor details naar het Help Center over huisvestingskosten en de uitleg over fietsleasing.

Vertel vooral wat binnen jullie bedrijf kan, welke bewijsstukken nodig zijn en waar medewerkers uitgaven indienen.

5. Wat gebeurt er met het budget dat ik niet gebruik?

Het restsaldo na verwerking van de toegelaten bestedingen in pijler 1 en pijler 2 wordt jaarlijks uitbetaald via pijler 3. Daarop wordt een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% ingehouden.

Blijft er € 1.000 over, dan ontvangt de medewerker € 619,30 netto, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Het saldo kan niet worden overgedragen naar een volgend budgetjaar. De uitbetaling moet uiterlijk samen met het loon van de eerste maand van het daaropvolgende kalenderjaar gebeuren.

Benadruk dat het zichtbare saldo nog kan veranderen door openstaande transacties, correcties, terugbetalingen of budgetaanpassingen.

Geef medewerkers één duidelijk vertrekpunt

Bundel jullie aanbod, aanvraagprocedure en contactpersoon op één plek. Gebruik herkenbare voorbeelden en bespreek de persoonlijke situatie vóór een medewerker kiest.

Via de Mbrella-app kunnen medewerkers, afhankelijk van de geactiveerde modules, hun budget en uitgaven opvolgen.

Wil je het beheer én de uitleg eenvoudiger maken? Plan een demo.

‍