Comment expliquer le budget mobilité à vos collaborateurs ? Les cinq questions qui reviennent toujours

« Est-ce que je dois rendre ma voiture ? » « Puis-je payer mon loyer avec ce budget ? » « Et que devient l’argent que je ne dépense pas ? »

Lorsque vous lancez le budget mobilité, les questions pratiques arrivent vite. Les collaborateurs veulent surtout comprendre ce que cela change pour eux.

Commencez par une explication simple : le budget mobilité légal belge permet d’échanger sa voiture de société, ou son droit à celle-ci, contre un budget. Ce budget s’utilise dans les limites légales et parmi les options proposées par l’employeur.

Vous pouvez ensuite répondre à ces cinq questions.

1. Ai-je droit au budget mobilité ?

Le budget mobilité légal s’adresse aux collaborateurs qui disposent d’une voiture de société ou qui y ont droit selon leur catégorie de fonction. L’employeur doit proposer le dispositif et respecter les conditions légales.

Il n’est pas nécessaire d’avoir conduit une voiture de société pendant une certaine durée avant de rejoindre le système. Le droit à une voiture peut suffire.

Un contrat de leasing en cours peut toutefois influencer la date à laquelle la voiture actuelle pourra être restituée. Vérifiez les règles internes, la date de demande et les accords avec la société de leasing.

Soyez concret : précisez qui peut participer dans votre entreprise, comment introduire une demande et à partir de quand.

Pour une première vue d’ensemble, partagez notre guide du budget mobilité belge.

2. Dois-je renoncer à ma voiture de société ?

Vous échangez votre voiture de société actuelle, ou votre droit à celle-ci. Cela ne signifie pas forcément que vous devrez vous passer de voiture de société.

Dans le pilier 1, vous pouvez éventuellement choisir une autre voiture admissible, si votre employeur propose cette option et si le véhicule respecte les conditions légales. Il ne s’agit donc pas de conserver simplement sa voiture actuelle avec un budget supplémentaire.

Le budget mobilité comprend trois piliers :

• Pilier 1 : une voiture de société admissible. Pour les nouveaux choix à partir de 2026, les conditions zéro émission s’appliquent.
• Pilier 2 : la mobilité durable et certains frais de logement.
• Pilier 3 : le versement du solde restant, après retenue de la cotisation spéciale.

Ces piliers peuvent être combinés dans les limites du budget et de l’offre de l’employeur.

Donnez un exemple parlant : une voiture admissible dans le pilier 1, un leasing vélo dans le pilier 2 et un éventuel solde versé via le pilier 3.

3. Quel montant vais-je recevoir ? Est-il déduit de mon salaire ?

Le budget mobilité légal n’est pas un simple échange de salaire brut contre un avantage. Il remplace la voiture de société ou le droit à celle-ci.

Son montant repose sur le coût total de la voiture de référence pour l’employeur : le Total Cost of Ownership, ou TCO. Celui-ci comprend davantage que le loyer mensuel du leasing. La méthode de calcul et les limites légales doivent aussi être respectées.

Communiquez donc un montant individuel. Demandez au service paie d’expliquer le calcul, notamment le traitement d’une éventuelle contribution personnelle ou d’autres dispositions salariales pertinentes.

Le budget ne correspond ni au prix catalogue de la voiture, ni au loyer du leasing, ni à un montant net intégralement versé. Son utilisation dépend des choix du collaborateur.

En cas d’entrée en cours d’année, le montant tient compte de la période effective de participation, calculée en jours calendrier.

4. Puis-je payer mon loyer, un vélo ou mes trajets en train ?

Oui, plusieurs dépenses peuvent être admissibles dans le pilier 2, si votre employeur les propose et si les conditions légales sont remplies.

Le leasing vélo, les transports en commun et certains frais de logement en font partie. Le budget ne constitue toutefois pas une enveloppe librement utilisable : toutes les dépenses ne sont pas autorisées.

Pour le loyer, les intérêts et les remboursements de capital d’un prêt hypothécaire, des conditions spécifiques s’appliquent au domicile, à sa distance par rapport au lieu habituel de travail et aux justificatifs.

Le lieu habituel de travail est déterminé par mois civil. En cas de télétravail ou de lieux de travail multiples, les heures réellement prestées comptent. L’admissibilité des frais de logement peut donc varier d’un mois à l’autre.

Pour les détails, renvoyez vers le centre d’aide sur les frais de logement.

Expliquez surtout ce que votre entreprise propose, quels justificatifs fournir et où soumettre les dépenses.

5. Que devient le budget que je n’utilise pas ?

Après traitement des dépenses admissibles des piliers 1 et 2, le solde restant est versé chaque année via le pilier 3. Une cotisation spéciale à charge du travailleur de 38,07 % est retenue.

S’il reste 1 000 €, le collaborateur reçoit 619,30 € net, lorsque les conditions légales sont respectées.

Le solde ne peut pas être reporté à l’année suivante. Il doit être versé au plus tard avec le salaire du premier mois de l’année civile suivante.

Précisez que le montant affiché dans la plateforme peut encore évoluer en raison de transactions en attente, de corrections, de remboursements ou d’ajustements du budget.

Donnez aux collaborateurs un point de départ clair

Rassemblez votre offre, la procédure de demande et les coordonnées de contact au même endroit. Utilisez des exemples familiers et examinez la situation de chacun avant qu’il fasse son choix.

Selon les modules activés, les collaborateurs peuvent suivre leur budget et leurs dépenses dans l’application Mbrella.

Envie de simplifier la gestion et l’explication du dispositif ? Demandez une démo.