Mobiliteitsbudget implementeren: het complete stappenplan voor werkgevers (2027)

Vanaf 1 januari 2027 wordt het mobiliteitsbudget verplicht voor bedrijven met meer dan 50 werknemers. KMO's met 15 tot 50 werknemers krijgen tot 2028. Toch wachten de meeste werkgevers nog af. Begrijpelijk. Maar riskant.

Want een mobiliteitsbudget invoeren doe je niet op een namiddag. Er komt een policy bij kijken, een TCO-berekening, juridische documenten en een beheertool. Wie daar pas in december 2026 aan begint, zit met een probleem.

Dit stappenplan loodst je er doorheen. Van eerste inventaris tot dagelijks beheer. Concreet, volledig en meteen toepasbaar.

Stap 1: breng je huidige vloot en rechthebbenden in kaart

Voordat je ook maar iets op papier zet, moet je weten wie er recht heeft op een mobiliteitsbudget en wat dat kost.

Maak een overzicht van alle werknemers met een bedrijfswagen of met een functie die recht geeft op een bedrijfswagen. Dat is de groep die straks kan instappen. Belangrijk: het mobiliteitsbudget geldt niet alleen voor wie vandaag een wagen rijdt, maar ook voor wie er op basis van de functiecategorie aanspraak op maakt.

Breng per werknemer of per functiecategorie de huidige wagen in kaart: merk, model, leasekost, brandstofverbruik, CO2-uitstoot, verzekeringskosten en de resterende looptijd van het leasecontract.

Dat overzicht vormt de basis voor alles wat volgt. Zonder die data kan je geen TCO berekenen en geen budget bepalen.

Wat je morgen kan doen: vraag je fleet manager of leasemaatschappij om een export van alle lopende contracten, inclusief alle kostenposten.

Stap 2: bereken de TCO per werknemer of functiecategorie

Het mobiliteitsbudget is gebaseerd op de Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen die de werknemer inruilt. Niet de catalogusprijs. Niet de leasekost. De totale jaarlijkse brutokost voor jou als werkgever.

Die TCO omvat:

• Leasing of afschrijving
• Brandstof
• Verzekering
• Onderhoud
• Banden
• Carwash
• Parking
• Niet-aftrekbare btw
• Belasting op verworpen uitgaven
• CO2-solidariteitsbijdrage

Sinds 2024 moet je kiezen uit twee officiële berekeningsformules.

De werkelijke kostenformule

Gebruikt de effectieve kosten van de afgelopen vier jaar. Ideaal als je gedetailleerde data hebt per werknemer.

De forfaitaire waardenformule

Werkt met vaste en variabele componenten op basis van lease- of aankoopkost en woon-werkkilometers. Eenvoudiger, en makkelijk te combineren met referentiewagens per functiecategorie.

Welke methode je ook kiest: je moet ze minstens drie jaar consequent toepassen voor alle werknemers. Eén methode, geen uitzonderingen.

Het mobiliteitsbudget moet in 2026 minstens 3.233 euro per jaar bedragen en mag maximaal 20% van het brutojaarloon zijn, met een absoluut plafond van 17.244 euro.

Wat je morgen kan doen: download de TCO-calculator van Mbrella en maak een eerste berekening per functiecategorie. Zo weet je meteen met welke budgetten je werkt.

Stap 3: stel een mobiliteitsbudgetpolicy op

De wet vereist een schriftelijk mobiliteitsbeleid voordat werknemers kunnen instappen. Geen policy, geen mobiliteitsbudget.

In die policy leg je vast:

Wie komt in aanmerking?

Je definieert de functiecategorieën en de instapvoorwaarden. Je mag bepalen dat werknemers pas kunnen instappen bij het aflopen van hun huidig leasecontract. Je mag ook een onderscheid maken tussen categorieën, zolang het objectief en transparant is.

Wat bied je aan in pijler 1?

Sinds 2026 moet elke wagen in pijler 1 volledig elektrisch zijn (nul CO2-uitstoot). Bepaal welke modellen of budgetcategorieën je aanbiedt.

Wat bied je aan in pijler 2?

Hier zit de flexibiliteit. Je moet minstens één optie aanbieden in pijler 2. De beschikbare opties:

• Openbaar vervoer
• Fietsleasing
• Deelmobiliteit
• Carpooling
• Woonkosten (huur of hypotheek, onder voorwaarden)

Hoe ruimer het aanbod, hoe aantrekkelijker voor werknemers.

Hoe werkt pijler 3?

Het saldo dat overblijft na pijler 1 en 2 kan de werknemer laten uitbetalen. Daarop geldt een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%.

Wat zijn de spelregels?

Denk aan wanneer een werknemer kan instappen, hoe die dat aanvraagt, welke bewijsstukken nodig zijn voor pijler 2, en hoe de jaarlijkse afrekening verloopt.

Een sterke policy beschermt jou bij een RSZ-controle en geeft werknemers duidelijkheid.

Wat je morgen kan doen: download het gratis mobiliteitsbudget policy template van Mbrella. Juridisch gevalideerd en klaar voor implementatie.

Stap 4: regel de individuele documentatie

Naast de bedrijfsbrede policy moet je per werknemer die instapt een individuele bijlage bij de arbeidsovereenkomst opmaken. Dat addendum bevat het exacte bedrag van het mobiliteitsbudget, de toepasselijke voorwaarden en de gekozen pijlers.

Het proces werkt zo:

• De werknemer dient een schriftelijke aanvraag in, per e-mail of via een formulier. Die aanvraag is wettelijk verplicht.
• Op basis van die aanvraag stel je het addendum op. Beide partijen ondertekenen. Pas daarna kan de werknemer het budget gebruiken.
• Wil een werknemer woonkosten inbrengen in pijler 2, dan heb je ook een verklaring op eer nodig. Daarin bevestigt de werknemer dat de woning voldoet aan de voorwaarden: ofwel binnen 10 km van de werkplek, ofwel minstens 60% thuiswerk.

Zonder deze documentatie riskeer je dat de RSZ het mobiliteitsbudget herkwalificeert als gewoon belastbaar loon.

Wat je morgen kan doen: bekijk welke werknemers als eerste in aanmerking komen (leasecontract loopt af) en bereid hun dossier voor.

Stap 5: kies de juiste partners en tools

Een mobiliteitsbudget beheren met spreadsheets werkt tot je vijfde werknemer instapt. Daarna wordt het een nachtmerrie.

Je hebt twee soorten partners nodig:

• Een leasemaatschappij voor pijler 1. Die zorgt voor de elektrische bedrijfswagen. Vergelijk hier de beste leasemaatschappijen voor KMO's en kijk welke het best aansluit bij het mobiliteitsbudget.
• Een beheerplatform voor het volledige mobiliteitsbudget. Dat platform centraliseert alle uitgaven over de drie pijlers, synchroniseert met je sociaal secretariaat voor de loonverwerking, en geeft werknemers real-time inzicht in hun saldo. Mbrella doet precies dat. Bekijk hoe het werkt of boek een demo.

Check ook of je beheertool de wettelijke rapportagevereisten ondersteunt. De RSZ kan opvragen hoe het budget per werknemer besteed is.

Wat je morgen kan doen: vraag offertes op bij twee of drie beheerplatforms en test de gebruiksvriendelijkheid.

Stap 6: communiceer helder naar je werknemers

Dit is waar veel bedrijven struikelen. De policy is perfect, de tools zijn gekozen, maar niemand snapt hoe het werkt.

Het mobiliteitsbudget is voor de meeste werknemers nieuw en complex. Als je het niet goed uitlegt, blijven mensen vasthouden aan hun bedrijfswagen uit onzekerheid.

Organiseer een infosessie met concrete voorbeelden. Toon wat een werknemer in een bepaalde functiecategorie concreet kan doen met het budget:

• Hoeveel blijft er over als die kiest voor een kleinere wagen?
• Wat kan die besteden aan een fiets of treinabonnement?
• Wat wordt er netto uitbetaald in pijler 3?

Deze voorbeelden van het mobiliteitsbudget in de praktijk helpen daarbij.

Wat je morgen kan doen: plan een datum voor een interne infosessie en stel een Q&A-document op met de meest voorkomende vragen.

Stap 7: lanceer, monitor en stuur bij

Na de lancering begint het echte werk. Volg op hoeveel werknemers instappen, hoe ze hun budget besteden en waar vragen of knelpunten opduiken.

Check elk kwartaal of je CREG-tarieven voor thuisladen nog actueel zijn. Die worden elk kwartaal aangepast en bepalen het maximale terugbetalingsbedrag voor werknemers die thuis laden. Lees hier meer over de actuele CREG-tarieven.

Evalueer na zes maanden je policy:

• Zijn de opties in pijler 2 breed genoeg?
• Stappen er voldoende werknemers in?
• Zijn er onverwachte administratieve bottlenecks?

Een mobiliteitsbudget is geen eenmalig project. Het is een levend systeem dat meebeweegt met je organisatie.

De timeline: wanneer moet je wat doen?

• Nu (Q2 2026): vlootinventaris maken, TCO berekenen, policy opstellen, partners selecteren.
• Q3 2026: documentatie per werknemer voorbereiden, communicatieplan uitrollen, pilotgroep starten.
• Q4 2026: volledige lancering voorbereiden, integratie met sociaal secretariaat testen.
• 1 januari 2027: verplicht aanbod voor bedrijven met 50+ werknemers.
• 1 januari 2028: verplicht aanbod voor bedrijven met 15 tot 49 werknemers.

Bedrijven met minder dan 15 werknemers zijn voorlopig vrijgesteld.

Begin vandaag

Het mobiliteitsbudget wordt verplicht. De vraag is niet of je het moet invoeren, maar hoe goed je voorbereid bent als het zover is. Wie nu begint, heeft de tijd om te testen, bij te sturen en werknemers mee te krijgen. Wie wacht, moet straks alles tegelijk doen.

Download het gratis e-book over het mobiliteitsbudget of boek een demo met Mbrella en ontdek hoe andere bedrijven het aanpakken.

‍

‍

‍

Voor een volledig overzicht en diepgaand inzicht in het wettelijke mobiliteitsbudget, de voordelen en de implementatie, download onze (gratis) e-book