Implémenter le budget mobilité : le guide complet pour les employeurs

Vous envisagez d'implementer le budget mobilité au sein de votre entreprise

À partir du 1er janvier 2027, le budget mobilité devient obligatoire pour les entreprises de plus de 50 employés. Les PME de 15 à 50 employés ont jusqu'en 2028. Pourtant, la plupart des employeurs attendent encore. Compréhensible. Mais risqué.

Car mettre en place un budget mobilité ne se fait pas en un après-midi. Il faut une policy, un calcul TCO, des documents juridiques et un outil de gestion. Ceux qui s'y mettent en décembre 2026 auront un problème.

Ce guide vous accompagne étape par étape. De l'inventaire initial à la gestion quotidienne. Concret, complet et directement applicable.

Étape 1 : cartographiez votre flotte et vos ayants droit

Avant de rédiger quoi que ce soit, vous devez savoir qui a droit au budget mobilité et combien cela coûte.

Dressez la liste de tous les travailleurs disposant d'une voiture de société ou dont la fonction donne droit à une voiture de société. C'est le groupe qui pourra embarquer. Important : le budget mobilité ne concerne pas uniquement ceux qui roulent avec une voiture aujourd'hui, mais aussi ceux qui y ont droit sur base de leur catégorie de fonction.

Par travailleur ou par catégorie de fonction, identifiez le véhicule actuel : marque, modèle, coût de leasing, consommation de carburant, émissions CO2, assurance et durée restante du contrat de leasing.

Cet inventaire est la base de tout ce qui suit. Sans ces données, impossible de calculer un TCO ni de déterminer un budget.

Ce que vous pouvez faire demain : demandez à votre fleet manager ou votre société de leasing un export de tous les contrats en cours, y compris tous les postes de coûts.

Étape 2 : calculez le TCO par travailleur ou catégorie de fonction

Le budget mobilité est basé sur le Total Cost of Ownership (TCO) de la voiture de société que le travailleur échange. Pas le prix catalogue. Pas le loyer de leasing. Le coût annuel brut total pour vous en tant qu'employeur.

Ce TCO comprend :

• Leasing ou amortissement
• Carburant
• Assurance
• Entretien
• Pneus
• Car wash
• Parking
• TVA non déductible
• Impôt sur les dépenses non admises
• Cotisation de solidarité CO2

Depuis 2024, vous devez choisir entre deux formules de calcul officielles.

La formule des coûts réels

Utilise les coûts effectifs des quatre dernières années. Idéale si vous disposez de données détaillées par travailleur.

La formule des valeurs forfaitaires

Fonctionne avec des composantes fixes et variables basées sur le coût de leasing ou d'achat et les kilomètres domicile-travail. Plus simple, et facile à combiner avec des véhicules de référence par catégorie de fonction.

Quelle que soit la méthode choisie : vous devez l'appliquer de manière cohérente pendant au moins trois ans pour tous les travailleurs. Une méthode, pas d'exceptions.

Le budget mobilité doit s'élever en 2026 à minimum 3.233 euros par an et ne peut dépasser 20 % du salaire brut annuel, avec un plafond absolu de 17.244 euros.

Ce que vous pouvez faire demain : téléchargez le calculateur TCO de Mbrella et faites un premier calcul par catégorie de fonction. Vous saurez immédiatement avec quels budgets vous travaillez.

Étape 3 : rédigez une policy budget mobilité

La loi exige une politique de mobilité écrite avant que les travailleurs puissent embarquer. Pas de policy, pas de budget mobilité.

Dans cette policy, vous définissez :

Qui est éligible ?

Vous définissez les catégories de fonctions et les conditions d'entrée. Vous pouvez déterminer que les travailleurs ne peuvent embarquer qu'à l'expiration de leur contrat de leasing actuel. Vous pouvez aussi faire des distinctions entre catégories, tant que c'est objectif et transparent.

Que proposez-vous dans le pilier 1 ?

Depuis 2026, chaque voiture du pilier 1 doit être entièrement électrique (zéro émission CO2). Déterminez quels modèles ou catégories de budget vous proposez.

Que proposez-vous dans le pilier 2 ?

C'est là que réside la flexibilité. Vous devez proposer au moins une option dans le pilier 2. Les options disponibles :

• Transports en commun
• Leasing vélo
• Mobilité partagée
• Covoiturage
• Frais de logement (loyer ou hypothèque, sous conditions)

Plus l'offre est large, plus c'est attractif pour les travailleurs.

Comment fonctionne le pilier 3 ?

Le solde restant après les piliers 1 et 2 peut être versé en cash au travailleur. Une cotisation spéciale de 38,07 % s'applique.

Quelles sont les règles du jeu ?

Pensez à quand un travailleur peut embarquer, comment il en fait la demande, quels justificatifs sont nécessaires pour le pilier 2, et comment se déroule le décompte annuel.

Une policy solide vous protège lors d'un contrôle ONSS et offre de la clarté aux travailleurs.

Ce que vous pouvez faire demain : téléchargez le template gratuit de policy budget mobilité de Mbrella. Validé juridiquement et prêt à l'emploi.

Étape 4 : préparez la documentation individuelle

En plus de la policy d'entreprise, vous devez rédiger une annexe individuelle au contrat de travail pour chaque travailleur qui embarque. Cet avenant contient le montant exact du budget mobilité, les conditions applicables et les piliers choisis.

Le processus fonctionne ainsi :

• Le travailleur introduit une demande écrite, par e-mail ou via un formulaire. Cette demande est légalement obligatoire.
• Sur base de cette demande, vous rédigez l'avenant. Les deux parties signent. Ce n'est qu'ensuite que le travailleur peut utiliser le budget.
• Si un travailleur souhaite intégrer des frais de logement dans le pilier 2, vous aurez aussi besoin d'une déclaration sur l'honneur. Le travailleur y confirme que le logement remplit les conditions : soit à moins de 10 km du lieu de travail, soit au moins 60 % de télétravail.

Sans cette documentation, vous risquez que l'ONSS requalifie le budget mobilité en rémunération imposable ordinaire.

Ce que vous pouvez faire demain : identifiez quels travailleurs sont les premiers éligibles (contrat de leasing qui expire) et préparez leur dossier.

Étape 5 : choisissez les bons partenaires et outils

Gérer un budget mobilité avec des tableurs fonctionne jusqu'au cinquième travailleur. Ensuite, c'est le chaos.

Vous avez besoin de deux types de partenaires :

• Une société de leasing pour le pilier 1. Elle fournit la voiture de société électrique. Comparez ici les meilleures sociétés de leasing pour PME et voyez laquelle s'intègre le mieux au budget mobilité.
• Une plateforme de gestion pour l'ensemble du budget mobilité. Cette plateforme centralise toutes les dépenses sur les trois piliers, se synchronise avec votre secrétariat social pour le traitement salarial, et donne aux travailleurs un aperçu en temps réel de leur solde. C'est exactement ce que fait Mbrella. Découvrez comment ça marche ou réservez une démo.

Vérifiez aussi que votre outil de gestion supporte les exigences légales de reporting. L'ONSS peut demander comment le budget a été dépensé par travailleur.

Ce que vous pouvez faire demain : demandez des devis auprès de deux ou trois plateformes de gestion et testez leur convivialité.

Étape 6 : communiquez clairement vers vos travailleurs

C'est là que beaucoup d'entreprises trébuchent. La policy est parfaite, les outils sont choisis, mais personne ne comprend comment ça fonctionne.

Le budget mobilité est nouveau et complexe pour la plupart des travailleurs. Si vous ne l'expliquez pas bien, les gens s'accrochent à leur voiture de société par incertitude.

Organisez une séance d'information avec des exemples concrets. Montrez ce qu'un travailleur dans une catégorie de fonction donnée peut concrètement faire avec le budget :

• Combien reste-t-il s'il choisit une voiture plus petite ?
• Que peut-il dépenser pour un vélo ou un abonnement de train ?
• Quel montant net est versé dans le pilier 3 ?

Ces exemples du budget mobilité en pratique peuvent vous y aider.

Ce que vous pouvez faire demain : planifiez une date pour une séance d'information interne et préparez un document Q&A avec les questions les plus fréquentes.

Étape 7 : lancez, suivez et ajustez

Après le lancement, le vrai travail commence. Suivez combien de travailleurs embarquent, comment ils dépensent leur budget et où surgissent des questions ou des points de blocage.

Vérifiez chaque trimestre si vos tarifs CREG pour la recharge à domicile sont toujours à jour. Ils sont ajustés chaque trimestre et déterminent le montant maximal de remboursement pour les travailleurs qui chargent à domicile. En savoir plus sur les tarifs CREG actuels.

Évaluez votre policy après six mois :

• Les options du pilier 2 sont-elles suffisamment larges ?
• Suffisamment de travailleurs embarquent-ils ?
• Y a-t-il des goulets d'étranglement administratifs inattendus ?

Un budget mobilité n'est pas un projet ponctuel. C'est un système vivant qui évolue avec votre organisation.

Le calendrier : quand faire quoi ?

• Maintenant (T2 2026) : inventaire de la flotte, calcul TCO, rédaction de la policy, sélection des partenaires.
• T3 2026 : préparer la documentation par travailleur, déployer le plan de communication, démarrer un groupe pilote.
• T4 2026 : préparer le lancement complet, tester l'intégration avec le secrétariat social.
• 1er janvier 2027 : offre obligatoire pour les entreprises de 50+ travailleurs.
• 1er janvier 2028 : offre obligatoire pour les entreprises de 15 à 49 travailleurs.

Les entreprises de moins de 15 travailleurs sont pour l'instant exemptées.

Commencez aujourd'hui

Le budget mobilité devient obligatoire. La question n'est pas de savoir si vous devez l'implémenter, mais à quel point vous serez prêt quand ce sera le cas. Ceux qui commencent maintenant ont le temps de tester, d'ajuster et d'embarquer leurs travailleurs. Ceux qui attendent devront tout faire en même temps.

Téléchargez le guide gratuit sur le budget mobilité ou réservez une démo avec Mbrella et découvrez comment d'autres entreprises s'y prennent.

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