Hoe regel je flexibele mobiliteit voor medewerkers die deels thuiswerken?

Maandag thuiswerken, dinsdag met de trein naar kantoor en donderdag met de fiets. Voor hybride werknemers ziet niet elke werkdag er hetzelfde uit. Hun mobiliteit dus ook niet.

Hoe geef je medewerkers die vrijheid zonder voor iedereen een aparte administratie bij te houden?

In een platform zoals Mbrella bepaal je als werkgever welke mobiliteitsopties medewerkers krijgen. Zij registreren hun verplaatsingen en uitgaven, terwijl HR de budgetten en vergoedingen opvolgt. Een duidelijk mobiliteitsbeleid vormt de basis. Het platform helpt je om die afspraken dagelijks toe te passen.

Welke mobiliteitsopties kan je aanbieden aan hybride werknemers?

Je kan onder meer fietsvergoedingen, openbaar vervoer en mobiliteitsbudgetten aanbieden. Welke combinatie past, hangt af van je beleid, de rechten van de medewerker en de wettelijke voorwaarden.

Flexibele mobiliteit betekent dus niet dat iedereen automatisch een wettelijk mobiliteitsbudget krijgt. Maak onderscheid tussen deze drie regelingen:

‍

‍

Een flexibel bedrijfsbudget heeft geen uniforme wettelijke betekenis. Het kan bijvoorbeeld deel uitmaken van een interne mobiliteitsregeling of een cafetariaplan.

Zo’n budget heeft niet automatisch dezelfde fiscale voordelen als het wettelijke mobiliteitsbudget. Een uitgave in een platform opnemen maakt ze op zichzelf niet belastingvrij.

Je kan ook woon-werkvergoedingen beheren zonder een wettelijk mobiliteitsbudget in te voeren. Flexibele mobiliteit is dus ook relevant voor medewerkers zonder recht op een bedrijfswagen.

Hoe ken je mobiliteitsbudgetten en voordelen toe in Mbrella?

Je bepaalt eerst welke medewerkers in aanmerking komen op basis van je beleid, de wetgeving en eventuele sectorale regels. Daarna vertaal je die afspraken naar budgetten, voordelen en instellingen in het platform.

Leg vooraf vast:

• wie voor welke regeling in aanmerking komt;
• welke uitgaven en vervoermiddelen je aanbiedt;
• welke bedragen of limieten gelden;
• welke bewijsstukken medewerkers moeten indienen;
• wie uitgaven goedkeurt en tegen wanneer.

In Mbrella kan je medewerkers met dezelfde rechten in gebruikersgroepen onderbrengen. Je koppelt budgetten en voordelen aan de groep, zodat je die niet telkens afzonderlijk hoeft toe te kennen. Wijzigingen aan een groepsbudget of voordeel kunnen vervolgens automatisch worden toegepast op de medewerkers in die groep.

Het platform voert je afspraken uit. Het bepaalt niet zelfstandig of iemand juridisch recht heeft op een voordeel of hoe dat fiscaal wordt behandeld.

Wil je het wettelijke mobiliteitsbudget invoeren? Ons stappenplan voor werkgevers helpt je bij de voorbereiding.

Hoe registreren medewerkers hun verplaatsingen en thuiswerkdagen?

Via de woon-werkplanner van Mbrella kunnen medewerkers hun verplaatsingen, vervoermiddelen, thuiswerkdagen en vakantiedagen registreren.

Dat is handig wanneer plannen veranderen. Een kantoordag wordt bijvoorbeeld een thuiswerkdag, of iemand neemt uitzonderlijk de trein in plaats van de fiets.

Volgens de ingestelde werking kan Mbrella woon-werkregistraties op geregistreerde thuiswerk- en vakantiedagen automatisch verwijderen. Zo help je voorkomen dat een ritgebonden vergoeding wordt toegekend voor een verplaatsing die niet plaatsvond.

Het platform ondersteunt de registratie. Of een vergoeding verschuldigd is, blijft afhangen van de toepasselijke regels.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Emma werkt voltijds, waarvan drie dagen thuis en twee dagen op kantoor.

• Dinsdag fietst ze naar kantoor en registreert ze haar rit.
• Donderdag neemt ze de trein en dient ze haar ticket in volgens de bedrijfsafspraken.
• Op dagen waarop ze volledig thuiswerkt en niet naar een werkplek reist, registreert ze geen woon-werkverplaatsing.

Welke vergoeding Emma ontvangt, hangt af van de regeling die voor haar geldt. Een eventuele thuiswerkvergoeding is bovendien een ander voordeel dan een woon-werkvergoeding.

Meer over de instellingen lees je in het Help Center over thuiswerk- en vakantieregistraties.

Krijgen medewerkers minder mobiliteitsbudget als ze vaker thuiswerken?

Niet automatisch. Vaker thuiswerken verandert het aantal verplaatsingen. Het betekent op zichzelf niet dat iemand minder werkt of een deel van het budget verliest.

Wie voltijds werkt en drie dagen thuisblijft, werkt nog altijd voltijds. Verminder het budget dus niet zomaar volgens het aantal kantoordagen.

Verschillende voordelen volgen wel verschillende regels:

• Een fietsvergoeding hangt samen met werkelijk gefietste, vergoedbare woon-werkkilometers.
• Treintickets en abonnementen volgen de toepasselijke terugbetalingsregels.
• Een fietslease volgt de contractuele afspraken.
• Het wettelijke mobiliteitsbudget volgt de wettelijke regels en het toepasselijke beleid.

Minder fietsritten kunnen dus tot een lagere fietsvergoeding leiden. Een fietslease wordt niet automatisch goedkoper omdat iemand vaker thuiswerkt.

Thuiswerk kan ook invloed hebben op de vraag of huisvestingskosten binnen pijler 2 zijn toegelaten. Dat gaat over een bestedingsmogelijkheid, niet over een automatische vermindering van het budget.

Mag een fietsvergoeding of treinabonnement bovenop het mobiliteitsbudget?

Dat hangt af van het soort budget en de toepasselijke voorwaarden. Een instelling in het platform maakt een extra voordeel op zichzelf niet belastingvrij.

Bij een flexibel bedrijfsbudget beoordeel je de bedrijfsregeling en de fiscale regels voor de betrokken uitgave.

Bij het wettelijke mobiliteitsbudget kan je een vrijgestelde woon-werkvergoeding of een vrijgesteld woon-werkvoordeel niet zomaar erbovenop toekennen. Daarvoor moet een specifieke wettelijke uitzondering gelden.

Een uitzondering bestaat bijvoorbeeld wanneer de medewerker hetzelfde vrijgestelde voordeel al minstens drie maanden onmiddellijk vóór de aanvraag combineerde met een bedrijfswagen of het recht daarop.

Zonder toepasselijke uitzondering kan een woon-werkvoordeel buiten het wettelijke mobiliteitsbudget zijn specifieke fiscale en sociale vrijstelling verliezen en als loonvoordeel worden behandeld.

Laat payroll daarom vooraf bevestigen of de vergoeding binnen het wettelijke mobiliteitsbudget moet worden verrekend, of dat een wettelijke uitzondering toelaat om het voordeel afzonderlijk en met behoud van de vrijstellingen toe te kennen. Leg die verwerking vast en stem de instellingen daarop af.

Kunnen thuiswerkende medewerkers hun huur, hypotheekinteresten of kapitaalaflossingen betalen met het mobiliteitsbudget?

Ja, onder voorwaarden via pijler 2 van het wettelijke mobiliteitsbudget, als de werkgever die bestedingsmogelijkheid aanbiedt.

Het kan gaan om:

• huur;
• interesten van een hypothecaire lening;
• kapitaalaflossingen van een hypothecaire lening.

Andere kosten, zoals verzekeringen, nutsvoorzieningen of bijkomende kredietkosten, komen niet automatisch in aanmerking. Een gewoon flexibel bedrijfsbudget biedt evenmin dezelfde belastingvrije mogelijkheid voor huisvestingskosten.

De woning moet onder meer binnen een straal van 10 kilometer van de normale plaats van tewerkstelling liggen, gemeten in vogelvlucht. Bij overwegend thuiswerk kan de woning zelf als normale plaats van tewerkstelling gelden, als de werkgever de feitelijke werkorganisatie kan aantonen.

De beoordeling gebeurt per kalendermaand en op basis van werkelijke werkuren, niet alleen op basis van dagen. Bij meerdere werkplaatsen onderzoek je waar de medewerker de meeste werkuren presteerde en pas je de officiële regels op die locaties toe.

Bewaar daarom de nodige documentatie, zoals telewerkafspraken, werkroosters en kalenderregistraties. De beoordeling moet onderbouwd kunnen worden bij een controle.

Werkt iemand normaal drie dagen per week thuis, maar brengt die een bepaalde maand vooral op kantoor door? Controleer dan opnieuw of de huisvestingskosten voor die maand aan de voorwaarden voldoen.

Meer uitleg vind je in het Mbrella Help Center over huisvestingskosten.

Hoe houden medewerkers en HR zicht op budgetten en vergoedingen?

Via de Mbrella-app kunnen medewerkers hun woon-werkritten registreren, bewijsstukken indienen en hun resterende budget bekijken.

HR controleert de registraties en uitgaven, behandelt uitzonderingen en bezorgt payroll de gegevens die volgens de bedrijfsafspraken nodig zijn voor de verwerking.

Maak daarover enkele praktische afspraken:

• Tegen wanneer moeten ritten en uitgaven geregistreerd zijn?
• Wie controleert ontbrekende of foutieve gegevens?
• Bij wie kunnen medewerkers terecht met vragen?
• Wanneer bekijk je de toegekende rechten en instellingen opnieuw?

Controleer de situatie bijvoorbeeld wanneer iemand verhuist, van functie verandert of structureel vaker naar kantoor komt. Zo blijft de toepassing aansluiten bij het werkelijke werkpatroon.

Flexibele mobiliteit begint bij duidelijke afspraken

Hybride werknemers hebben niet elke dag dezelfde mobiliteitsbehoeften. Met een passend aanbod en een goede registratie geef je hen keuze, terwijl HR het overzicht behoudt.

Met Mbrella beheer je mobiliteitsbudgetten en uitgaven vanuit één platform. Je beleid vormt de basis, het platform helpt je om het dagelijks toe te passen.

Benieuwd hoe dat werkt voor jouw team? Plan een demo.