Comment organiser la mobilité flexible pour les collaborateurs en travail hybride ?

Télétravail le lundi, train le mardi et vélo le jeudi. Pour les collaborateurs en travail hybride, les journées se suivent sans forcément se ressembler. Leurs déplacements non plus.

Comment leur laisser le choix sans multiplier les tâches administratives pour les RH ?

Avec une plateforme comme Mbrella, l’employeur définit les options de mobilité accessibles à chaque collaborateur. Les collaborateurs enregistrent leurs trajets et leurs dépenses, tandis que les RH suivent les budgets et les remboursements. Une politique de mobilité claire fixe les règles. La plateforme aide à les appliquer au quotidien.

Quelles options de mobilité proposer aux collaborateurs en travail hybride ?

Indemnités vélo, transports en commun, budgets mobilité : plusieurs formules sont possibles. La bonne combinaison dépend de votre politique, des droits du collaborateur et des conditions légales.

Proposer une mobilité flexible ne signifie donc pas attribuer automatiquement un budget mobilité légal à tout le monde. Il faut distinguer trois dispositifs :

Un budget flexible d’entreprise ne correspond pas à un dispositif légal unique. Il peut, par exemple, s’inscrire dans une politique de mobilité interne ou un plan cafétéria.

Il ne bénéficie pas automatiquement des mêmes avantages fiscaux que le budget mobilité légal. Enregistrer une dépense dans une plateforme ne suffit pas à la rendre exonérée.

Vous pouvez aussi gérer des interventions dans les déplacements domicile-travail sans mettre en place le budget mobilité légal. La mobilité flexible concerne donc également les collaborateurs qui n’ont pas droit à une voiture de société.

Comment attribuer les budgets et les avantages dans Mbrella ?

Commencez par déterminer quels collaborateurs sont éligibles selon votre politique, la législation et les éventuelles règles sectorielles. Traduisez ensuite ces dispositions en budgets, avantages et paramètres dans la plateforme.

Définissez en amont :

• les collaborateurs éligibles à chaque dispositif ;
• les dépenses et les moyens de transport proposés ;
• les montants ou plafonds applicables ;
• les justificatifs à fournir ;
• les personnes chargées des validations et les délais à respecter.

Dans Mbrella, vous pouvez réunir les collaborateurs qui bénéficient des mêmes droits dans des groupes d’utilisateurs. Vous attribuez les budgets et les avantages au groupe, plutôt que de les configurer individuellement. Les modifications apportées à un budget ou à un avantage du groupe peuvent ensuite s’appliquer automatiquement à ses membres.

La plateforme met vos règles en pratique. Elle ne détermine pas, à elle seule, si un collaborateur a juridiquement droit à un avantage ou si celui-ci est exonéré.

Vous envisagez le budget mobilité légal ? Consultez notre guide pour le mettre en place dans votre entreprise.

Comment les collaborateurs enregistrent-ils leurs trajets et leurs jours de télétravail ?

Le planificateur de trajets domicile-travail de Mbrella permet aux collaborateurs d’enregistrer leurs déplacements, les moyens de transport utilisés, leurs jours de télétravail et leurs congés.

C’est utile lorsque le programme change. Une journée prévue au bureau se transforme en télétravail, ou un collaborateur prend exceptionnellement le train plutôt que le vélo.

Selon la configuration, Mbrella peut supprimer automatiquement les trajets domicile-travail enregistrés lors des jours de télétravail et de congé déclarés. Cela aide à éviter le versement d’une indemnité pour un déplacement qui n’a pas eu lieu.

La plateforme facilite l’enregistrement. Le droit à une indemnité reste déterminé par les règles applicables.

À quoi cela ressemble-t-il en pratique ?

Emma travaille à temps plein, avec trois jours à domicile et deux au bureau.

• Le mardi, elle vient à vélo et enregistre son trajet.
• Le jeudi, elle prend le train et soumet son billet selon les modalités prévues par l’entreprise.
• Les jours où elle travaille entièrement à domicile sans se rendre sur un lieu de travail, elle n’enregistre aucun trajet domicile-travail.

Les remboursements d’Emma dépendent du dispositif qui lui est applicable. Une éventuelle indemnité de télétravail constitue par ailleurs un avantage distinct d’une indemnité de déplacement.

Télétravailler davantage réduit-il le budget mobilité ?

Pas automatiquement. Télétravailler davantage change le nombre de déplacements. Cela ne signifie pas, en soi, que le collaborateur travaille moins ou perd une partie de son budget.

Une personne qui travaille à temps plein, dont trois jours à domicile, reste à temps plein. Ne réduisez donc pas son budget simplement parce qu’elle vient moins souvent au bureau.

Chaque avantage suit ses propres règles :

• L’indemnité vélo dépend des kilomètres domicile-travail réellement parcourus à vélo et admissibles.
• Les billets et abonnements de train suivent les règles d’intervention applicables.
• Le leasing vélo suit les dispositions contractuelles.
• Le budget mobilité légal suit les règles légales et la politique applicable.

Moins de trajets à vélo peuvent donc entraîner une indemnité vélo plus faible. Un contrat de leasing ne devient pas automatiquement moins cher parce que le collaborateur télétravaille davantage.

Le télétravail peut aussi modifier l’admissibilité des frais de logement dans le pilier 2. Il s’agit alors de vérifier une possibilité de dépense, et non de réduire automatiquement le budget.

Peut-on ajouter une indemnité vélo ou un abonnement de train au budget mobilité ?

Cela dépend du type de budget et des conditions applicables. Un paramètre dans la plateforme ne suffit pas à exonérer un avantage supplémentaire.

Pour un budget flexible d’entreprise, examinez le dispositif interne et les règles fiscales propres à la dépense concernée.

Avec le budget mobilité légal, une indemnité ou un avantage domicile-travail exonéré ne peut pas simplement être accordé en supplément. Une exception légale spécifique doit s’appliquer.

C’est notamment possible lorsque le collaborateur cumulait déjà le même avantage exonéré avec une voiture de société, ou le droit à celle-ci, pendant au moins trois mois immédiatement avant sa demande de budget mobilité.

Sans exception applicable, un avantage domicile-travail accordé en dehors du budget mobilité légal peut perdre ses exonérations fiscales et sociales spécifiques et être traité comme de la rémunération.

Demandez donc au service paie de confirmer si l’avantage doit être imputé au budget mobilité légal ou si une exception permet de l’accorder séparément en conservant ses exonérations. Formalisez ensuite ce traitement et adaptez les paramètres en conséquence.

Les télétravailleurs peuvent-ils financer leur loyer ou leur prêt hypothécaire avec le budget mobilité ?

Oui, sous certaines conditions, via le pilier 2 du budget mobilité légal, si l’employeur propose cette possibilité.

Les dépenses admissibles peuvent comprendre :

• le loyer ;
• les intérêts d’un prêt hypothécaire ;
• les remboursements de capital d’un prêt hypothécaire.

Les autres frais, comme les assurances, les factures d’énergie ou les frais liés au crédit, ne sont pas automatiquement admissibles. Un simple budget flexible d’entreprise n’offre pas non plus la même possibilité d’exonération pour les frais de logement.

Le domicile doit notamment se situer dans un rayon de 10 kilomètres du lieu habituel de travail, à vol d’oiseau. Lorsque le collaborateur travaille principalement à domicile, celui-ci peut être considéré comme son lieu habituel de travail, à condition que l’employeur puisse justifier l’organisation réelle du travail.

L’évaluation se fait par mois civil, sur la base des heures réellement travaillées, et pas uniquement du nombre de jours. En présence de plusieurs lieux de travail, examinez où le collaborateur a effectué la majorité de ses heures et appliquez les règles officielles à ces différents lieux.

Conservez les documents nécessaires : accords de télétravail, horaires ou enregistrements dans le calendrier. Votre évaluation doit pouvoir être justifiée en cas de contrôle.

Un collaborateur télétravaille habituellement trois jours par semaine, mais passe la majeure partie de ses heures au bureau pendant un mois donné ? Vérifiez à nouveau si ses frais de logement remplissent les conditions pour ce mois.

Vous trouverez plus de détails dans le centre d’aide Mbrella consacré aux frais de logement.

Comment les collaborateurs et les RH suivent-ils les budgets et les remboursements ?

Avec l’application Mbrella, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs trajets domicile-travail, transmettre leurs justificatifs et consulter leur budget restant.

Les RH contrôlent les enregistrements et les dépenses, traitent les exceptions et transmettent au service paie les données nécessaires selon les modalités prévues dans l’entreprise.

Fixez quelques règles pratiques :

• Quand faut-il enregistrer les trajets et les dépenses ?
• Qui vérifie les données manquantes ou incorrectes ?
• À qui les collaborateurs peuvent-ils poser leurs questions ?
• Quand faut-il revoir les droits attribués et les paramètres ?

Réexaminez la situation lorsqu’un collaborateur déménage, change de fonction ou vient durablement plus souvent au bureau. Le dispositif reste ainsi cohérent avec son organisation réelle du travail.

Une mobilité flexible commence par des règles claires

Les collaborateurs en travail hybride n’ont pas les mêmes besoins de mobilité chaque jour. Une offre adaptée et des enregistrements fiables leur donnent le choix, tout en permettant aux RH de garder une vue d’ensemble.

Avec Mbrella, vous gérez les budgets mobilité et les dépenses sur une seule plateforme. Votre politique fixe les règles, la plateforme vous aide à les appliquer au quotidien.

Envie de voir comment cela fonctionne pour votre équipe ? Demandez une démo.

‍