Kan je mobiliteitsbudget en fietsleasing combineren?

Een medewerker wil een elektrische fiets leasen met zijn mobiliteitsbudget. Een collega heeft al een leasefiets via het cafetariaplan en wil nu zijn bedrijfswagen inruilen voor een mobiliteitsbudget.

Mag dat allebei?

Ja, fietsleasing kan samengaan met het wettelijke Belgische mobiliteitsbudget. De belangrijkste vraag is hoe je de fiets financiert: binnen het budget of erbovenop. Voor beide situaties gelden andere voorwaarden.

Kan je een fiets leasen met het mobiliteitsbudget?

Ja. Fietsleasing is een toegelaten besteding binnen pijler 2 van het wettelijke mobiliteitsbudget, als de werkgever die mogelijkheid aanbiedt en de wettelijke voorwaarden worden nageleefd.

Onder meer stadsfietsen, elektrische fietsen, plooifietsen en bakfietsen kunnen in aanmerking komen. Controleer ook de technische voorwaarden, zeker bij speed pedelecs en andere gemotoriseerde vervoermiddelen.

Leg in je beleid vast hoe medewerkers een fiets aanvragen, welke leveranciers ze kunnen gebruiken en hoe de kosten worden aangerekend.

Hoe worden de fietskosten van het budget afgehouden?

Dat hangt af van wie de fiets aankoopt en hoe die wordt gefinancierd:

• Bij leasing worden de leasebetalingen volgens de toepasselijke contractuele en wettelijke regels op het budget aangerekend.
• Bij aankoop door de medewerker kan je de aankoopprijs niet zomaar over meerdere budgetjaren spreiden.
• Bij aankoop door de werkgever kan onder voorwaarden een afschrijving over de economische levensduur mogelijk zijn, wanneer de werkgever de fiets ter beschikking stelt.

Heeft de lease een aankoopoptie? Controleer dan ook hoe de aankoopprijs op het einde van het contract wordt verwerkt.

Een eenvoudig voorbeeld

Een medewerker heeft een jaarlijks mobiliteitsbudget van € 8.000. Een lease van € 100 per maand kost over een volledig jaar € 1.200. Er blijft dan € 6.800 over, vóór andere bestedingen of aanpassingen.

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld. Controleer de totale kost, inclusief de btw-behandeling, onderhoud, verzekering, administratie en een eventuele aankoopoptie.

Mag een bestaande bedrijfsfiets buiten het mobiliteitsbudget blijven?

Dat kan onder voorwaarden. Een lopend leasecontract volstaat op zichzelf niet om de fiscale en sociale vrijstellingen te behouden.

Een uitzondering kan gelden wanneer de medewerker de vrijgestelde bedrijfsfiets al minstens drie maanden onmiddellijk vóór de aanvraag van het mobiliteitsbudget combineerde met een bedrijfswagen of het recht daarop.

Die combinatie moest toen ook aan de vrijstellingsvoorwaarden voldoen. Controleer daarom niet alleen de datums, maar ook het voordeel zelf, het woon-werkgebruik en de eerdere payrollverwerking.

Laat payroll de uitzondering bevestigen en documenteer ze in de mobiliteitsbudgetovereenkomst.

Wat als de fietslease via het cafetariaplan wordt betaald?

Een lease via brutoloonruil volgt niet automatisch dezelfde regels als een lease binnen pijler 2.

Controleer vóór je een bestaande regeling voortzet de loonruilovereenkomst, de voorwaarden voor de bedrijfsfiets, het woon-werkgebruik, de aanvraagdatum en de eerdere verwerking.

Een nieuwe fietslease via het cafetariaplan starten nadat het wettelijke mobiliteitsbudget is ingegaan, biedt niet automatisch dezelfde vrijstellingen.

Meer uitleg vind je in het Mbrella Help Center over de verschillende manieren om een bedrijfsfiets te leasen.

Kan een medewerker ook een fietsvergoeding krijgen?

Ja, onder de toepasselijke voorwaarden. Beoordeel de fietsvergoeding afzonderlijk van de bedrijfsfiets.

Een toegelaten fietsvergoeding kan binnen pijler 2 worden gefinancierd. Voor een afzonderlijke vergoeding met behoud van de vrijstellingen moet een wettelijke uitzondering gelden.

Een bestaande bedrijfsfiets geeft niet automatisch recht op een extra vrijgestelde fietsvergoeding. Controleer of de medewerker die vergoeding vóór de aanvraag daadwerkelijk ontving. Alleen met de fiets naar het werk rijden volstaat niet.

Wat gebeurt er als het budget niet meer volstaat?

Een vertrek of andere wijziging van het recht op het budget kan ervoor zorgen dat er onvoldoende budget overblijft voor de lease.

Het tekort moet worden terugbetaald of als loonvoordeel worden verwerkt, met de toepasselijke belastingen en sociale bijdragen. Laat payroll de verwerking bevestigen.

Het einde van het mobiliteitsbudget beëindigt de lease niet noodzakelijk. Onderzoek apart welke betalingen contractueel verschuldigd blijven en welke kosten nog op het budget mogen worden aangerekend.

Leg vooraf afspraken vast over teruggave, overname en vroegtijdige beëindiging.

Wat moet HR controleren vóór de goedkeuring?

Controleer de financiering, een eventuele uitzondering voor een bestaande fiets, de totale kosten en de afspraken bij vertrek of een tekort.

Neem die op in je beleid. Ons stappenplan voor de invoering van het mobiliteitsbudget helpt je daarbij.

Met Mbrella beheer je mobiliteitsbudgetten en uitgaven op één plek.

Benieuwd hoe dat werkt? Plan een demo.