Wat gebeurt er met het resterende mobiliteitsbudget op 31 december?

Het jaar loopt ten einde. Een medewerker heeft nog € 1.500 mobiliteitsbudget over. Moet dat bedrag nog snel worden uitgegeven? Kan het mee naar volgend jaar? Of krijgt de medewerker het uitbetaald?

Het resterende saldo van het wettelijke Belgische mobiliteitsbudget wordt na verwerking van de bestedingen in pijler 1 en pijler 2 uitbetaald via pijler 3. Daarop wordt een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07% ingehouden. Overdragen naar een volgend budgetjaar kan niet.

Voor HR begint die uitbetaling met een correcte jaarafrekening.

Vervalt ongebruikt mobiliteitsbudget op het einde van het jaar?

Nee. Het ongebruikte saldo gaat niet verloren. Na de afrekening van de toegelaten bestedingen in pijler 1 en pijler 2 wordt het resterende bedrag uitbetaald via pijler 3.

Een medewerker hoeft dus niet vóór 31 december nog snel uitgaven te doen om het ongebruikte budget te behouden. De uitbetaling is wel lager dan het restsaldo, omdat de bijzondere werknemersbijdrage wordt ingehouden.

Dit geldt voor het wettelijke mobiliteitsbudget. Een flexibel bedrijfsbudget of cafetariaplan kan andere afspraken hebben over ongebruikte bedragen.

Wanneer wordt het resterende saldo uitbetaald?

De werkgever moet het saldo uiterlijk samen met het loon van de eerste maand van het daaropvolgende kalenderjaar uitbetalen. Bij maandelijkse loonbetaling is dat doorgaans het loon van januari.

Het bedrag hoeft dus niet op 31 december op de rekening van de medewerker te staan.

Stem de verwerking tijdig af met payroll. Communiceer ook wanneer medewerkers hun laatste uitgaven en bewijsstukken moeten indienen. Een interne deadline helpt om de afrekening te organiseren, maar verandert de wettelijke regels niet.

Hoeveel houdt de medewerker netto over?

Op het restsaldo geldt een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%. Als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, is de uitbetaling vrijgesteld van belastingen en gewone socialezekerheidsbijdragen.

Een voorbeeld

Na verwerking van alle toegelaten kosten blijft € 1.500 over.

• Resterend saldo: € 1.500
• Bijzondere werknemersbijdrage: € 571,05
• Netto-uitbetaling: € 928,95

De bijdrage is geen gewone bedrijfsvoorheffing. Ze draagt bij aan sociale rechten voor onder meer pensioen, ziekte en werkloosheid, maar niet aan het recht op jaarlijkse vakantie.

Kan een medewerker het saldo meenemen naar volgend jaar?

Nee. Het wettelijke mobiliteitsbudget wordt jaarlijks afgerekend. Het restsaldo kan niet op de mobiliteitsrekening blijven staan voor een grotere besteding in een volgend kalenderjaar.

Wie volgend jaar een duurdere fiets wil kopen, kan daarvoor dus geen ongebruikt budget opsparen binnen het systeem.

Bespreek geplande uitgaven tijdig. Bij aankoop en leasing kan de manier waarop kosten worden aangerekend verschillen. Meer daarover lees je in het Mbrella Help Center over fietsleasing en het mobiliteitsbudget.

Welke uitgaven tellen nog mee voor het afgelopen jaar?

Voor kosten voor het gebruik van vervoermiddelen is de datum waarop de leverancier wordt betaald bepalend voor de verrekening. De factuurdatum of de datum waarop de medewerker het bewijsstuk indient, beslist dus niet automatisch bij welk budgetjaar de kost hoort.

Behandel huisvestingskosten afzonderlijk. Daarvoor gelden specifieke voorwaarden en een beoordeling volgens de toepasselijke periode. Pas de regel voor vervoerskosten dus niet zomaar op alle bestedingen toe.

Controleer vóór de afrekening ook:

• uitgaven die nog op goedkeuring wachten;
• kaarttransacties waarvan de betaling of verwerking nog niet definitief is geregistreerd;
• leasekosten en terugkerende betalingen;
• correcties, terugbetalingen en ontbrekende bewijsstukken.

Het saldo in het platform is pas definitief wanneer de nodige controles, verrekeningen en eventuele budgetaanpassingen zijn afgerond.

Meer uitleg over de afzonderlijke voorwaarden vind je in het Help Center over huisvestingskosten.

Wat als een medewerker tijdens het jaar is ingestapt?

Dan vertrek je niet automatisch van een volledig jaarbudget. Het bedrag moet rekening houden met het aantal kalenderdagen waarop de medewerker dat jaar aan het wettelijke mobiliteitsbudget deelnam.

Bij een instap op 1 september bereken je dus eerst het budget voor de effectieve deelnameperiode. Daarna verwerk je de toegelaten bestedingen en bepaal je het restsaldo.

Controleer ook of het recht tijdens het jaar eindigde of een andere toegelaten budgetaanpassing nodig was.

Wat moet HR vóór de jaarafrekening controleren?

Controleer het toegekende budget, verwerk de relevante uitgaven en bezorg payroll de juiste gegevens.

Geef medewerkers daarna een duidelijk overzicht van het restsaldo, de bijdrage en de betaaldatum. Zo verwarren ze het zichtbare budget niet met de netto-uitbetaling.

Leg deze werkwijze vast in je beleid. Ons stappenplan voor de invoering van het mobiliteitsbudget helpt je daarbij.

Met Mbrella beheer je mobiliteitsbudgetten en uitgaven op één plek. Via de Mbrella-app kunnen medewerkers, afhankelijk van de geactiveerde modules, hun beschikbare budget en uitgaven opvolgen.

Wil je de opvolging eenvoudiger maken? Plan een demo.