Que devient le solde du budget mobilité au 31 décembre ?

L’année touche à sa fin et un collaborateur dispose encore de 1 500 € sur son budget mobilité. Doit-il les dépenser avant décembre ? Peut-il les garder pour l’année suivante ? Ou seront-ils versés sur son compte ?

Après traitement des dépenses des piliers 1 et 2, le solde du budget mobilité légal belge est versé via le pilier 3. Une cotisation spéciale à charge du travailleur de 38,07 % est retenue. Le solde ne peut pas être reporté à l’année suivante.

Pour les RH, ce versement commence par un décompte annuel correct.

Le budget mobilité non utilisé est-il perdu en fin d’année ?

Non. Le montant inutilisé ne disparaît pas. Une fois les dépenses admissibles des piliers 1 et 2 déduites, le solde est versé au collaborateur via le pilier 3.

Il n’est donc pas nécessaire de se précipiter pour dépenser avant le 31 décembre. Le montant versé sera toutefois inférieur au solde restant, puisque la cotisation spéciale en est déduite.

Cette règle concerne le budget mobilité légal. Un budget interne ou un plan cafétéria peut prévoir d’autres modalités pour les montants inutilisés.

Quand le solde doit-il être versé ?

L’employeur doit le verser au plus tard avec le salaire du premier mois de l’année civile suivante. Pour les collaborateurs payés mensuellement, il s’agit généralement du salaire de janvier.

L’argent ne doit donc pas nécessairement être sur leur compte le 31 décembre.

Coordonnez le traitement avec le service paie suffisamment tôt. Communiquez aussi la date limite pour transmettre les dernières dépenses et pièces justificatives. Ce délai interne facilite l’organisation, mais ne modifie pas les règles légales.

Combien le collaborateur reçoit-il en net ?

Une cotisation spéciale de 38,07 % à charge du travailleur est retenue sur le solde. Lorsque les conditions légales sont respectées, le versement est exonéré d’impôt et de cotisations ordinaires de sécurité sociale.

Un exemple

Après traitement de toutes les dépenses admissibles, il reste 1 500 €.

• Solde restant : 1 500 €
• Cotisation spéciale : 571,05 €
• Montant net versé : 928,95 €

Cette cotisation n’est pas un précompte professionnel ordinaire. Elle contribue à la constitution de droits sociaux, notamment pour la pension, la maladie et le chômage, mais pas pour les vacances annuelles.

Peut-on reporter le solde à l’année suivante ?

Non. Le budget mobilité légal fait l’objet d’un décompte annuel. Le montant inutilisé ne peut pas rester sur le compte mobilité pour financer une dépense plus importante l’année suivante.

Un collaborateur qui souhaite acheter un vélo plus cher l’an prochain ne peut donc pas accumuler ses budgets au sein du dispositif.

Mieux vaut discuter des dépenses prévues en amont. Selon qu’il s’agit d’un achat ou d’un leasing, les modalités d’imputation peuvent différer.

Quelles dépenses peuvent encore être imputées à l’année écoulée ?

Pour les frais liés à l’utilisation de moyens de transport, la date de paiement au fournisseur détermine l’imputation. La date de facture ou celle à laquelle le collaborateur transmet son justificatif n’est donc pas automatiquement décisive.

Examinez les frais de logement séparément. Ils sont soumis à des conditions spécifiques et à une évaluation pour la période concernée. N’appliquez pas la règle des frais de transport à toutes les dépenses.

Avant de clôturer le décompte, vérifiez aussi :

• les dépenses en attente d’approbation ;
• les transactions par carte dont le paiement ou le traitement n’est pas définitivement enregistré ;
• les frais de leasing et paiements récurrents ;
• les corrections, remboursements et justificatifs manquants.

Le solde affiché dans la plateforme n’est définitif qu’après les contrôles, les imputations et les éventuels ajustements du budget.

Consultez le centre d’aide Mbrella sur les frais de logement pour leurs conditions particulières.

Et si le collaborateur a rejoint le dispositif en cours d’année ?

Il ne bénéficie pas automatiquement d’un budget annuel complet. Le montant doit tenir compte du nombre de jours calendrier pendant lesquels il a participé au budget mobilité légal cette année-là.

Pour une entrée au 1er septembre, calculez d’abord le budget correspondant à la période effective. Déduisez ensuite les dépenses admissibles pour déterminer le solde.

Vérifiez également si le droit a pris fin pendant l’année ou si un autre ajustement autorisé était nécessaire.

Que doivent vérifier les RH avant le décompte annuel ?

Confirmez le budget attribué, traitez les dépenses concernées et transmettez les bonnes données au service paie.

Remettez ensuite aux collaborateurs un récapitulatif du solde, de la cotisation et de la date de paiement. Ils comprendront ainsi pourquoi le montant net diffère du budget affiché.

Prévoyez cette procédure dans votre politique. Notre guide du budget mobilité vous aide à structurer sa mise en place.

Avec Mbrella, vous gérez les budgets mobilité et les dépenses sur une seule plateforme. Selon les modules activés, les collaborateurs peuvent suivre leur budget disponible et leurs dépenses dans l’application.

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