Wat gebeurt er met het mobiliteitsbudget als een medewerker vertrekt? Een checklist voor HR

Een medewerker dient zijn ontslag in. Er staat nog geld op de mobiliteitsrekening, de fietslease loopt door en enkele uitgaven wachten op goedkeuring.

Wat betaal je uit? Wat als de medewerker al te veel heeft uitgegeven? En wat gebeurt er met die lease?

Een account afsluiten is maar één stap. Je moet ook het budget herberekenen, openstaande uitgaven verwerken en lopende contracten regelen. Met deze checklist vergeet je niets.

Dit artikel gaat over het wettelijke Belgische mobiliteitsbudget, geregeld door de wet van 17 maart 2019. Voor een eigen bedrijfsbudget, cafetariaplan of fietslease buiten dat systeem kunnen andere regels gelden.

Deze checklist beschrijft de geldende regels van oktober 2026.

1. Bepaal de juiste einddatum

De laatste dag op kantoor is niet altijd de dag waarop het mobiliteitsbudget eindigt.

Tijdens een opzegtermijn blijft de arbeidsovereenkomst bestaan. Ook een vrijstelling van prestaties verandert op zichzelf niets aan de einddatum van het contract. Bij een onmiddellijke beëindiging met een opzeggingsvergoeding eindigt de overeenkomst wel meteen.

Controleer de toepasselijke afspraken en stem de einddatum van het budget af met payroll.

Houd drie datums apart bij: de laatste werkdag, de laatste dag waarop de medewerker recht heeft op het mobiliteitsbudget en de deadline om een wagen, fiets of ander materiaal terug te geven.

2. Herbereken het jaarbudget

Wie tijdens het jaar vertrekt, behoudt niet automatisch het volledige jaarbudget.

Het mobiliteitsbudget wordt per kalenderjaar toegekend. Bij uitdiensttreding herbereken je het bedrag op basis van het aantal kalenderdagen waarop de medewerker dat jaar aan het systeem deelnam.

Voorbeeld

Een medewerker heeft een jaarlijks mobiliteitsbudget van € 9.000. Het budget loopt vanaf 1 januari en eindigt op 30 april, met die dag inbegrepen.

In een jaar met 365 dagen zijn dat 120 kalenderdagen:

€ 9.000 × 120 / 365 = € 2.958,90

Dit voorbeeld veronderstelt dat er tussendoor geen andere wijzigingen waren die het budget beïnvloeden.

Gebruik dit aangepaste bedrag voor de eindafrekening en trek er de toegelaten kosten van af. In een schrikkeljaar tel je de dagen opnieuw en gebruik je 366 als noemer.

3. Verwerk de openstaande uitgaven

Controleer wat er nog verwerkt moet worden voordat je het saldo afrekent.

Denk aan:

• uitgaven die nog op goedkeuring wachten;
• betalingen met een mobiliteitskaart;
• terugkerende huisvestingskosten;
• kosten van een bedrijfswagen in pijler 1;
• fietsleasefacturen en lopende abonnementen.

Ook de verrekeningsdatum telt. Voor kosten voor het gebruik van vervoermiddelen kijkt de officiële FAQ naar de datum waarop de leverancier wordt betaald. Dat is niet noodzakelijk de gebruiksdatum of de factuurdatum.

Reken een factuur die na de einddatum wordt betaald dus niet automatisch aan op het afgesloten budget. Controleer eerst de toepasselijke regels en contracten. Bekijk huisvestingskosten afzonderlijk.

Geef de medewerker een duidelijke deadline om ontbrekende bewijsstukken in te dienen. Zet terugkerende betalingen ook tijdig stop of pas ze aan.

4. Reken het resterende saldo af via pijler 3

Blijft er geld over nadat je het budget hebt herberekend en de toegelaten bestedingen in pijler 1 en 2 hebt verwerkt? Dan wordt dat saldo afgerekend via pijler 3.

Bij uitdiensttreding kan je het vervroegd uitbetalen, na inhouding van de bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%.

Dat is een bijdrage voor de sociale zekerheid, geen gewone bedrijfsvoorheffing.

Stem de betaaldatum af met payroll en bezorg de medewerker een eenvoudige berekening: het aangepaste budget, de verrekende uitgaven, het restsaldo en de bijdrage.

5. Controleer of de medewerker te veel heeft uitgegeven

Door de herberekening kan een tekort ontstaan. Een medewerker koopt bijvoorbeeld in februari een fiets en beslist in april om te vertrekken.

Vraag je om het te veel gebruikte bedrag terug te betalen? Bezorg dan een gedetailleerde berekening. Volgens de officiële FAQ moet de medewerker terugbetalen binnen 30 dagen na het verzoek van de werkgever.

Trek dat bedrag niet automatisch af van het laatste loon. Laat payroll of een sociaaljuridisch adviseur controleren of een inhouding mag en hoe je die verwerkt.

Scheldt de werkgever de terugbetaling kwijt? Dan vormt dat bedrag een belastbaar voordeel van alle aard dat op de fiscale fiche moet worden vermeld.

Bespreek een verwacht tekort zodra de vertrekdatum bekend is. Zo heeft de medewerker tijd om de berekening na te kijken.

6. Regel lopende leases en abonnementen

Het mobiliteitsbudget stopt, maar een leasecontract kan blijven doorlopen.

Controleer daarom de leaseovereenkomst, de gebruikersovereenkomst met de medewerker, je mobiliteitsbudgetpolicy en de afspraken met de leverancier.

Bepaal voor elk lopend contract:

• of het wordt stopgezet, overgenomen of verdergezet;
• of de medewerker de fiets of wagen moet teruggeven;
• of er beëindigings- of overnamekosten zijn;
• wie die kosten volgens de geldige afspraken draagt.

Misschien kan de medewerker of de nieuwe werkgever de lease overnemen. Dat hangt af van het contract en het akkoord van de betrokken partijen.

Houd het contract en het budget apart. Nieuwe bestedingen met het mobiliteitsbudget moeten stoppen zodra het recht eindigt. Je bedrijf kan ondertussen wel nog betalingen verschuldigd zijn aan de leverancier.

Leg deze vertrekregels vooraf vast. Ons stappenplan om het mobiliteitsbudget in te voeren helpt je om de nodige afspraken te structureren.

7. Bekijk de impact op een opzeggingsvergoeding

De eindafrekening van het budget en een eventuele opzeggingsvergoeding zijn twee aparte berekeningen.

Is er een opzeggingsvergoeding verschuldigd? Laat payroll dan nagaan of en hoe de reële waarde van het mobiliteitsbudget meetelt. Het uitgangspunt is de gelijke behandeling met het privégebruik van een bedrijfswagen volgens de toepasselijke wagenregeling.

Daarbij telt de waarde van het toegekende budget, niet alleen wat er nog op de rekening staat of welke voordelen de medewerker heeft gekozen.

Laat de concrete berekening over aan payroll of je sociaaljuridisch adviseur.

8. Blokkeer nieuwe bestedingen en bezorg het eindoverzicht

Blokkeer op de einddatum de mogelijkheid om nog nieuwe bestedingen met het mobiliteitsbudget te doen. Behoud de administratieve toegang die HR en payroll nodig hebben om openstaande uitgaven, de eindafrekening en eventuele terugbetalingen af te handelen.

Bezorg de medewerker daarna één duidelijk overzicht met:

• de einddatum en het herberekende budget;
• de verrekende uitgaven;
• het bedrag dat wordt uitbetaald of teruggevorderd;
• de afspraken over contracten en materiaal;
• een contactpersoon voor vragen.

Zo weet de medewerker waar die aan toe is en heeft HR alles netjes gedocumenteerd.

Maak het vertrek eenvoudiger met duidelijke afspraken

Wie betaalt een eventueel tekort? Kan een medewerker de fietslease overnemen? Wanneer moeten de laatste uitgaven binnen zijn?

Door die vragen vooraf te beantwoorden, maak je de eindafrekening voor iedereen eenvoudiger.

Met Mbrella beheer je mobiliteitsbudgetten en uitgaven op één plek. Je HR-team heeft de budgetgegevens en uitgaven bij de hand om een vertrek op te volgen.

Benieuwd hoe dat werkt? Plan een demo.