Que devient le budget mobilité lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ? La checklist RH

Un collaborateur remet sa démission. Il lui reste de l’argent sur son compte mobilité, son leasing vélo est toujours en cours et quelques dépenses attendent encore une validation.

Quel montant faut-il lui verser ? Que faire s’il a déjà trop dépensé ? Et comment régler le leasing ?

Désactiver son compte ne suffit pas. Il faut aussi recalculer le budget, traiter les dernières dépenses et régler les contrats en cours. Voici les étapes à suivre.

Cet article concerne le budget mobilité légal belge, régi par la loi du 17 mars 2019. Un budget interne, un plan cafétéria ou un leasing vélo en dehors de ce dispositif peut suivre d’autres règles.

Cette checklist présente les règles en vigueur (oct 2026).

1. Fixez la bonne date de fin

Le dernier jour au bureau ne correspond pas forcément à la fin du droit au budget mobilité.

Pendant le préavis, le contrat de travail reste en vigueur. Une dispense de prestations ne change pas, à elle seule, la date de fin du contrat. En revanche, en cas de rupture immédiate avec une indemnité compensatoire de préavis, le contrat prend fin immédiatement.

Vérifiez les dispositions applicables et confirmez la date de fin du budget avec le service paie.

Distinguez bien trois dates : le dernier jour de travail effectif, le dernier jour donnant droit au budget mobilité et la date limite pour restituer la voiture, le vélo ou tout autre équipement.

2. Recalculez le budget annuel

Un collaborateur qui part en cours d’année ne conserve pas automatiquement l’intégralité de son budget annuel.

Le budget mobilité est attribué par année civile. Au moment du départ, recalculez-le en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le collaborateur a participé au dispositif cette année-là.

Exemple

Un collaborateur dispose d’un budget mobilité annuel de 9 000 €. Son budget court du 1er janvier au 30 avril inclus.

Pour une année de 365 jours, cela représente 120 jours calendrier :

9 000 € × 120 / 365 = 2 958,90 €

Cet exemple suppose qu’aucun autre changement n’a affecté le budget pendant cette période.

Ce montant ajusté sert de base au décompte final. Vous en déduisez ensuite les dépenses admissibles. Pour une année bissextile, adaptez le nombre de jours et utilisez 366 comme dénominateur.

3. Traitez les dépenses en attente

Avant de clôturer le solde, vérifiez ce qu’il reste à traiter :

• les dépenses en attente d’approbation ;
• les paiements effectués avec une carte de mobilité ;
• les frais de logement récurrents ;
• les coûts d’une voiture de société dans le pilier 1 ;
• les factures de leasing vélo et les abonnements en cours.

La date d’imputation compte aussi. Pour les frais liés à l’utilisation de moyens de transport, la FAQ officielle retient la date du paiement au fournisseur. Ce n’est donc pas nécessairement la date du trajet ou celle de la facture.

N’imputez pas automatiquement une facture payée après la date de fin au budget clôturé. Vérifiez d’abord les règles et les contrats applicables. Examinez les frais de logement séparément.

Donnez au collaborateur une date limite claire pour transmettre les justificatifs manquants. Pensez aussi à arrêter ou à adapter les paiements récurrents à temps.

4. Réglez le solde restant via le pilier 3

Il reste de l’argent après le recalcul du budget et la prise en compte des dépenses admissibles dans les piliers 1 et 2 ? Ce solde est réglé via le pilier 3.

Lors du départ, il peut être versé de manière anticipée, après retenue de la cotisation spéciale à charge du travailleur de 38,07 %.

Il s’agit d’une cotisation de sécurité sociale, et non du précompte professionnel habituel.

Convenez de la date de paiement avec le service paie et remettez au collaborateur un décompte clair : budget ajusté, dépenses imputées, solde restant et cotisation retenue.

5. Vérifiez s’il y a un dépassement

Le recalcul peut faire apparaître un dépassement. Un collaborateur peut, par exemple, acheter un vélo en février puis décider de quitter l’entreprise en avril.

Si vous demandez le remboursement du montant utilisé en trop, fournissez un calcul détaillé. Selon la FAQ officielle, le collaborateur doit rembourser dans les 30 jours suivant la demande de l’employeur.

Ne déduisez pas automatiquement ce montant du dernier salaire. Demandez au service paie ou à votre conseiller en droit social de vérifier si une retenue est autorisée et comment la traiter.

L’entreprise renonce au remboursement ? Le montant abandonné constitue alors un avantage de toute nature imposable, à mentionner sur la fiche fiscale.

Abordez tout dépassement prévisible dès que la date de départ est connue. Le collaborateur aura ainsi le temps de vérifier les chiffres.

6. Réglez les leasings et abonnements en cours

Le budget mobilité prend fin, mais le contrat de leasing peut continuer.

Consultez donc le contrat de leasing, la convention d’utilisation signée avec le collaborateur, votre politique de budget mobilité et les accords avec le fournisseur.

Pour chaque contrat, déterminez :

• s’il sera résilié, repris ou poursuivi ;
• si le collaborateur doit restituer le vélo ou la voiture ;
• si des frais de résiliation ou de reprise s’appliquent ;
• qui les prend en charge selon les accords valables.

Une reprise par le collaborateur ou son nouvel employeur est parfois possible. Elle dépend toutefois du contrat et de l’accord des parties concernées.

Distinguez le contrat du budget. Les nouvelles dépenses via le budget mobilité doivent cesser dès que le droit prend fin. Votre entreprise peut néanmoins rester tenue de payer le fournisseur.

Prévoyez ces modalités avant qu’un départ ne se présente. Notre guide de mise en place du budget mobilité vous aide à structurer les règles à prévoir.

7. Vérifiez l’impact sur l’indemnité de préavis

Le décompte final du budget et le calcul d’une éventuelle indemnité compensatoire de préavis sont deux opérations distinctes.

Si une indemnité est due, demandez au service paie de vérifier si et comment la valeur réelle du budget mobilité doit entrer dans sa base de calcul. Le principe est de lui appliquer le même traitement qu’à l’avantage lié à l’utilisation privée d’une voiture de société, selon les dispositions applicables.

C’est la valeur du budget attribué qui compte, et pas uniquement le solde disponible ou les avantages choisis par le collaborateur.

Confiez le calcul au service paie ou à votre conseiller en droit social.

8. Bloquez les nouvelles dépenses et transmettez le décompte final

À la date de fin, bloquez la possibilité d’effectuer de nouvelles dépenses avec le budget mobilité. Conservez les accès administratifs nécessaires aux RH et au service paie pour traiter les dépenses en attente, finaliser le décompte et suivre les éventuels remboursements.

Envoyez ensuite au collaborateur un récapitulatif comprenant :

• la date de fin et le budget recalculé ;
• les dépenses imputées ;
• le montant à verser ou à rembourser ;
• les modalités concernant les contrats et le matériel ;
• une personne de contact en cas de question.

Le collaborateur sait ainsi à quoi s’attendre et les RH disposent d’un dossier complet.

Des règles claires pour un départ plus simple

Qui prend en charge un dépassement ? Le collaborateur peut-il reprendre son leasing vélo ? Quand doit-il envoyer ses dernières dépenses ?

Répondre à ces questions en amont facilite le décompte final pour tout le monde.

Avec Mbrella, vous gérez les budgets mobilité et les dépenses sur une seule plateforme. Votre équipe RH retrouve les informations nécessaires pour suivre le départ d’un collaborateur.

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