Mobiliteitsbudget bij langdurige ziekte, ouderschapsverlof of loopbaanonderbreking: wat verandert er?

Een medewerker is enkele maanden arbeidsongeschikt. Een collega neemt ouderschapsverlof op en werkt tijdelijk vier vijfde. Iemand anders plant een loopbaanonderbreking.

Wat gebeurt er dan met hun mobiliteitsbudget? Blijft het volledige bedrag beschikbaar? En wat als er al een fietslease of een andere vaste uitgave loopt?

Het vertrekpunt is telkens hetzelfde: zou de medewerker in die situatie het privégebruik van een bedrijfswagen behouden?

De basisregel: kijk naar de afspraken over de bedrijfswagen

Het Belgische mobiliteitsbudget is een alternatief voor de bedrijfswagen. Bij afwezigheid wordt het daarom op dezelfde manier behandeld als het voordeel van privégebruik van die wagen.

Bij ziekte, ouderschapsverlof, tijdskrediet of loopbaanonderbreking controleer je dus eerst wat er in dezelfde situatie met de bedrijfswagen zou gebeuren.

• De medewerker zou de wagen privé mogen blijven gebruiken? Dan blijft in principe ook het overeenkomstige recht op het mobiliteitsbudget behouden.
• Dat recht zou wegvallen? Dan kan dat ook gevolgen hebben voor het mobiliteitsbudget.

Kijk daarvoor niet alleen naar de car policy, maar ook naar de arbeidsovereenkomst, de mobiliteitsbudgetpolicy en eventuele sectorale cao’s of ondernemingsafspraken. Minder of tijdelijk niet werken leidt niet automatisch tot een lager budget.

Leg die afspraken ook duidelijk vast in je beleid. Meer daarover lees je in ons stappenplan om het mobiliteitsbudget in te voeren.

Wat gebeurt er bij langdurige ziekte?

Tijdens een afwezigheid die gedekt is door gewaarborgd loon, behoudt de medewerker het recht op het mobiliteitsbudget.

Duurt de arbeidsongeschiktheid langer? Dan kijk je naar de afspraken over het privégebruik van de bedrijfswagen tijdens langdurige ziekte.

Mag een medewerker de wagen volgens die afspraken langer behouden? Dan wordt dat gunstigere recht ook doorgetrokken naar het mobiliteitsbudget. Valt het recht op privégebruik weg, dan kan ook het beschikbare budget worden aangepast.

Voor HR: het einde van de periode van gewaarborgd loon betekent dus niet automatisch het einde van het mobiliteitsbudget. Controleer eerst of er ruimere rechten gelden binnen je sector of onderneming.

Wat bij ouderschapsverlof?

De gevolgen hangen mee af van de vorm van het ouderschapsverlof: voltijds of deeltijds.

Voltijds ouderschapsverlof

Bij voltijds ouderschapsverlof wordt de arbeidsovereenkomst tijdelijk volledig geschorst. Of de medewerker het mobiliteitsbudget behoudt, hangt af van het overeenkomstige recht op privégebruik van de bedrijfswagen.

Blijft dat voordeel volgens de toepasselijke afspraken behouden? Dan blijft in principe ook het recht op het mobiliteitsbudget bestaan.

Deeltijds ouderschapsverlof

Een medewerker die na de instap in het mobiliteitsbudget tijdelijk vier vijfde of halftijds gaat werken, krijgt normaal gezien niet automatisch een lager budget.

Vier vijfde werken betekent dus niet vanzelf 20% minder mobiliteitsbudget.

Controleer wel of de wagenregeling voorwaarden koppelt aan de tewerkstellingsgraad. Bepaalt die bijvoorbeeld dat het recht op een bedrijfswagen onder een bepaalde grens wegvalt? Dan kan dat gevolgen hebben voor het mobiliteitsbudget.

Het onderscheid is belangrijk: minder werken is op zich geen reden om het budget evenredig te verminderen.

Wat bij tijdskrediet of loopbaanonderbreking?

Ook hier vertrek je van de afspraken over de bedrijfswagen.

Zou de medewerker tijdens het tijdskrediet of de loopbaanonderbreking het privégebruik van de wagen behouden? Dan blijft in principe ook het overeenkomstige recht op het mobiliteitsbudget behouden.

Voorziet de regeling in een beperking of stopzetting? Onderzoek dan welke gevolgen dat heeft voor het budget en vanaf wanneer.

Zet het mobiliteitsbudget dus niet automatisch stop zodra een onderbreking begint. Pas ook niet zonder meer een vermindering volgens de arbeidsbreuk toe.

Hoe bereken je een eventuele aanpassing?

Het mobiliteitsbudget wordt per kalenderjaar ter beschikking gesteld, niet als een afzonderlijk maandelijks recht.

Blijft het recht niet het hele jaar behouden? Dan kan je rekening houden met het aantal kalenderdagen waarop de medewerker de bedrijfswagen nog privé had mogen gebruiken.

De officiële FAQ beschrijft dit als een mogelijk werkprincipe bij een schorsing van de arbeidsovereenkomst. Het is geen verplichte standaardformule voor elke afwezigheid.

Voorbeeld

Een medewerker heeft een jaarlijks mobiliteitsbudget van € 8.000. Volgens de toepasselijke wagenregeling zou die medewerker gedurende 200 kalenderdagen recht hebben op het privégebruik van een bedrijfswagen.

Bij een berekening op basis van kalenderdagen geeft dat in een jaar met 365 dagen:

€ 8.000 × 200 / 365 = € 4.383,56

In een schrikkeljaar gebruik je 366 als noemer.

Bepaal dus eerst of en voor welke periode het recht wijzigt. Pas daarna bereken je de eventuele aanpassing.

Wat met een lopende fietslease of andere vaste uitgaven?

Een lager beschikbaar budget kan ook gevolgen hebben voor kosten die al vastliggen. Denk aan:

• een fietslease met maandelijkse betalingen;
• huur of aflossingen en interesten van een hypothecaire lening binnen pijler 2;
• een elektrische bedrijfswagen in pijler 1;
• andere lopende mobiliteitscontracten.

Een aanpassing van het budget zet een lopend contract niet automatisch stop. Controleer daarom welke betalingen blijven doorlopen, of het contract kan worden aangepast en wie een eventueel tekort draagt.

Leg die afspraken vooraf vast in de mobiliteitsbudgetpolicy en bespreek ze met de medewerker. Zo vermijd je verrassingen wanneer het beschikbare budget verandert.

Extra aandacht voor huisvestingskosten

Voor huisvestingskosten gelden aparte voorwaarden. De woning moet onder meer binnen een straal van 10 kilometer van de normale plaats van tewerkstelling liggen. Bij overwegend thuiswerk kan de woning zelf als normale plaats van tewerkstelling gelden, mits de werkgever dat kan aantonen.

Tijdelijk niet werken is op zich geen thuiswerk. Controleer dus afzonderlijk of de medewerker aan de voorwaarden blijft voldoen.

Meer uitleg vind je in het Mbrella Help Center over huisvestingskosten.

Wat moet je als HR concreet controleren?

Kondigt een medewerker een langdurige afwezigheid of een tijdelijke vermindering van de prestaties aan? Doorloop dan deze stappen:

1. Controleer de wagenregeling. Wat zou er in dezelfde situatie gebeuren met het privégebruik van een bedrijfswagen?
2. Bekijk de andere afspraken. Voorzien de arbeidsovereenkomst, sectorale cao’s of ondernemingsafspraken in ruimere rechten?
3. Bepaal of het budget wijzigt en vanaf wanneer. Ga niet automatisch uit van een stopzetting of een evenredige vermindering.
4. Bereken een eventuele aanpassing. Bekijk of een berekening op basis van kalenderdagen past bij de situatie.
5. Controleer lopende uitgaven. Denk aan leasecontracten, huisvestingskosten en de wagen in pijler 1.
6. Stem af met payroll en informeer de medewerker. Leg uit wat er verandert, waarom en welke gevolgen dat heeft voor lopende kosten.
7. Documenteer de beslissing. Noteer op welke afspraken en berekening je je baseert.

Geeft de bestaande regeling geen duidelijk antwoord? Bespreek de concrete situatie dan met je sociaaljuridisch adviseur.

Houd overzicht, ook wanneer de situatie verandert

Langdurige afwezigheid of tijdelijk minder werken vraagt om duidelijke afspraken én een goede opvolging van budgetten en uitgaven.

Met Mbrella beheer je mobiliteitsbudgetten en uitgaven vanuit één platform. Zo behoudt je HR-team het overzicht wanneer de situatie van een medewerker verandert.

Benieuwd hoe dat werkt? Plan een demo.