Budget mobilité en cas de maladie de longue durée, de congé parental ou d’interruption de carrière : qu’est-ce qui change ?
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Budget mobilité en cas de maladie de longue durée, de congé parental ou d’interruption de carrière : qu’est-ce qui change ?
Un collaborateur est en incapacité de travail pendant plusieurs mois. Une collègue prend un congé parental et passe temporairement à quatre cinquièmes. Une autre personne prévoit une interruption de carrière.
Que devient leur budget mobilité ? Le montant reste-t-il entièrement disponible ? Et qu’en est-il d’un leasing vélo ou d’autres dépenses déjà engagées ?
Le point de départ est toujours le même : dans cette situation, le collaborateur conserverait-il le droit d’utiliser une voiture de société à titre privé ?
La règle de base : vérifiez les dispositions relatives à la voiture de société
Le budget mobilité belge est une alternative à la voiture de société. Pendant une absence, il bénéficie donc du même traitement que l’avantage lié à l’utilisation privée de cette voiture.
En cas de maladie, de congé parental, de crédit-temps ou d’interruption de carrière, commencez par vérifier ce qui se passerait avec la voiture de société dans la même situation.
- Le collaborateur pourrait continuer à utiliser la voiture à titre privé ? Son droit correspondant au budget mobilité est en principe maintenu.
- Ce droit prendrait fin ? Cela peut aussi avoir des conséquences sur son budget mobilité.
Consultez la car policy, mais aussi le contrat de travail, la politique de budget mobilité et les éventuelles conventions collectives sectorielles ou dispositions internes. Travailler moins ou interrompre temporairement ses prestations n’entraîne pas automatiquement une réduction du budget.
Veillez à formaliser clairement ces règles dans votre politique. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la mise en place du budget mobilité.
Que se passe-t-il en cas de maladie de longue durée ?
Le collaborateur conserve son droit au budget mobilité pendant une absence couverte par le salaire garanti.
L’incapacité de travail se prolonge au-delà de cette période ? Vérifiez alors les dispositions relatives à l’utilisation privée de la voiture de société en cas de maladie de longue durée.
Si elles permettent au collaborateur de conserver la voiture plus longtemps, ce droit plus favorable s’applique également au budget mobilité. Si le droit à l’utilisation privée prend fin, le budget disponible peut aussi être adapté.
Pour les RH : la fin de la période de salaire garanti ne signifie donc pas automatiquement la fin du budget mobilité. Vérifiez d’abord si des dispositions plus favorables s’appliquent dans votre secteur ou votre entreprise.
Qu’en est-il du congé parental ?
Les conséquences dépendent notamment de la formule choisie : une interruption complète ou une réduction des prestations.
Congé parental à temps plein
Lors d’un congé parental à temps plein, le contrat de travail est temporairement suspendu dans son intégralité. Le maintien du budget mobilité dépend du droit correspondant à l’utilisation privée d’une voiture de société.
Si cet avantage est maintenu selon les dispositions applicables, le droit au budget mobilité est en principe maintenu lui aussi.
Congé parental à temps partiel
Un collaborateur qui passe temporairement à quatre cinquièmes ou à mi-temps après son entrée dans le système du budget mobilité ne voit normalement pas son budget diminuer automatiquement.
Travailler à quatre cinquièmes ne signifie donc pas automatiquement recevoir 20 % de budget mobilité en moins.
Vérifiez toutefois si la car policy lie le droit à une voiture au taux d’occupation. Si elle prévoit, par exemple, la perte de ce droit en dessous d’un certain seuil, cela peut avoir des conséquences sur le budget mobilité.
La distinction est importante : une réduction du temps de travail ne justifie pas, à elle seule, une réduction proportionnelle du budget.
Qu’en est-il du crédit-temps ou de l’interruption de carrière ?
Ici aussi, partez des dispositions relatives à la voiture de société.
Le collaborateur conserverait-il le droit d’utiliser la voiture à titre privé pendant son crédit-temps ou son interruption de carrière ? Dans ce cas, son droit correspondant au budget mobilité est en principe maintenu.
Les dispositions prévoient une limitation ou la fin de cet avantage ? Examinez les conséquences sur le budget et la date à laquelle elles prennent effet.
Ne mettez donc pas automatiquement fin au budget mobilité dès le début de l’interruption. N’appliquez pas non plus d’office une réduction proportionnelle au temps de travail.
Comment calculer une éventuelle adaptation ?
Le budget mobilité est mis à disposition par année civile, et non sous la forme d’un droit mensuel distinct.
Si le droit n’est pas maintenu pendant toute l’année, vous pouvez tenir compte du nombre de jours calendrier durant lesquels le collaborateur aurait encore eu droit à l’utilisation privée de la voiture de société.
La FAQ officielle présente cette méthode comme une approche possible en cas de suspension du contrat de travail. Il ne s’agit pas d’une formule standard obligatoire pour chaque absence.
Exemple
Un collaborateur dispose d’un budget mobilité annuel de 8 000 €. Selon les dispositions applicables à la voiture de société, il aurait droit à son utilisation privée pendant 200 jours calendrier.
Avec un calcul basé sur les jours calendrier, pour une année de 365 jours :
8 000 € × 200 / 365 = 4 383,56 €
Pour une année bissextile, utilisez 366 comme dénominateur.
Déterminez donc d’abord si le droit change et pour quelle période. Calculez ensuite l’éventuelle adaptation.
Qu’en est-il d’un leasing vélo en cours ou d’autres dépenses fixes ?
Une diminution du budget disponible peut aussi affecter des dépenses déjà engagées. Pensez notamment :
- à un leasing vélo avec des mensualités ;
- au loyer ou aux remboursements de capital et aux intérêts d’un prêt hypothécaire dans le pilier 2 ;
- à une voiture de société électrique dans le pilier 1 ;
- à d’autres contrats de mobilité en cours.
Une adaptation du budget ne met pas automatiquement fin à un contrat existant. Vérifiez quels paiements continuent, si le contrat peut être adapté et qui prend en charge un éventuel dépassement.
Prévoyez ces modalités dans la politique de budget mobilité et discutez-en avec le collaborateur en amont. Vous éviterez ainsi les surprises lorsque le budget disponible change.
Une attention particulière aux frais de logement
Les frais de logement sont soumis à des conditions spécifiques. Le domicile doit notamment se situer dans un rayon de 10 kilomètres du lieu habituel de travail. Si le collaborateur travaille principalement à domicile, celui-ci peut être considéré comme son lieu habituel de travail, à condition que l’employeur puisse le démontrer.
Une absence temporaire ne constitue pas, en soi, du télétravail. Vérifiez donc séparément si le collaborateur continue à remplir les conditions.
Vous trouverez plus de détails dans l’article du centre d’aide Mbrella consacré aux frais de logement.
Que doivent vérifier les RH concrètement ?
Un collaborateur annonce une absence prolongée ou une réduction temporaire de ses prestations ? Passez en revue les points suivants :
- Vérifiez les dispositions relatives à la voiture. Que se passerait-il avec l’utilisation privée d’une voiture de société dans la même situation ?
- Consultez les autres accords applicables. Le contrat de travail, les conventions collectives sectorielles ou les dispositions internes prévoient-ils des droits plus favorables ?
- Déterminez si le budget change et à partir de quand. Ne partez pas automatiquement du principe qu’il doit être supprimé ou réduit proportionnellement.
- Calculez l’éventuelle adaptation. Évaluez si un calcul basé sur les jours calendrier convient à la situation.
- Vérifiez les dépenses en cours. Pensez aux contrats de leasing, aux frais de logement et à la voiture du pilier 1.
- Coordonnez-vous avec le service paie et informez le collaborateur. Expliquez ce qui change, pourquoi et quelles sont les conséquences sur les dépenses en cours.
- Documentez la décision. Notez les dispositions et le calcul sur lesquels vous vous êtes basés.
Les règles existantes ne donnent pas de réponse claire ? Examinez la situation avec votre conseiller en droit social.
Gardez une vue d’ensemble, même lorsque la situation change
Une absence prolongée ou une réduction temporaire du temps de travail demande des règles claires et un suivi attentif des budgets et des dépenses.
Avec Mbrella, vous gérez les budgets mobilité et les dépenses depuis une seule plateforme. Votre équipe RH garde ainsi une vue d’ensemble lorsque la situation d’un collaborateur évolue.
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