Budget mobilité vs. outil d'approbation RH : quelle plateforme convient au budget mobilité belge ?
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Pourquoi un outil RH classique atteint-il ses limites avec le budget mobilité ?
Un outil de notes de frais ou d'approbation générique convient très bien pour un ticket de caisse ou une indemnité repas. Pour le budget mobilité légal, plusieurs éléments essentiels font défaut :
- Aucune vérification légale automatique. Le budget mobilité obéit à des règles strictes par pilier. Le pilier 1 concerne la voiture de société écologique. Le pilier 2 couvre les moyens de transport durables et les frais de logement, avec une condition de rayon de 10 km à vol d'oiseau ou 50 % de télétravail ou plus. Le pilier 3 est du cash, soumis à une cotisation spéciale de sécurité sociale de 38,07 % à charge du travailleur. Un outil générique ne valide pas ces règles. Les RH le font à la main, ticket par ticket.
- Aucun workflow d'approbation automatisé. Dans un outil classique, une personne évalue chaque demande manuellement selon la politique de mobilité. Une plateforme dédiée automatise ce workflow d'approbation sur base de limites budgétaires et de cadres légaux prédéfinis. La plupart des demandes s'approuvent d'elles-mêmes.
- Aucun journal d'audit fiable pour le fisc. En cas de contrôle, votre entreprise doit pouvoir démontrer précisément pourquoi une dépense de mobilité a été traitée en exonération d'impôt. Les outils génériques n'enregistrent généralement que la date et le montant. C'est insuffisant pour un journal d'audit solide.
Plateforme de mobilité ou outil d'approbation RH : tableau comparatif
En résumé : un outil d'approbation RH enregistre les dépenses de mobilité après coup. Une plateforme de mobilité dédiée pilote et surveille l'ensemble du processus, de l'amont jusqu'à l'exécution.
Que fait concrètement une plateforme de mobilité dédiée ?
1. Workflow d'approbation automatisé
Plutôt que de contrôler chaque ticket manuellement, Mbrella applique automatiquement des paramètres prédéfinis. Les employés soumettent leur dépense via l'application. Quelques exemples :
- Un vélo ou une trottinette partagés.
- Un billet de train.
- Des loyers ou des intérêts hypothécairesdans le cadre du pillier 2.
Le workflow d'approbation vérifie instantanément les limites budgétaires et les conditions légales, sans intervention des RH.
2. Un journal d'audit irréprochable
En cas de contrôle fiscal, votre entreprise doit pouvoir démontrer pourquoi une dépense de mobilité a été traitée en exonération d'impôt. Un journal d'audit intégré enregistre automatiquement les pièces justificatives, les horodatages et les étapes d'approbation. Votre reporting reste ainsi conforme à 100 % pour le SPF Finances.
3. Automatisation fiscale et intégration payroll
En un clic, générez un fichier prêt à l'emploi pour votre secrétariat social. Pensez à SD Worx, Partena, Acerta ou Securex. Les exonérations fiscales du pilier 2 et la cotisation spéciale de sécurité sociale de 38,07 % sur le pilier 3 sont calculées automatiquement et sans erreur, sans recodage manuel.