Leasing vélo et budget mobilité : le guide pratique pour les RH

Un collaborateur souhaite un vélo électrique. Un autre aimerait pédaler jusqu’à la gare, puis prendre le train. Un troisième préfère une voiture de société plus petite pour garder du budget pour un vélo.

Le budget mobilité belge permet ces combinaisons. Grâce au pilier 2, les collaborateurs peuvent acheter, louer ou prendre un vélo en leasing, à condition que vous proposiez cette possibilité et que la dépense respecte les conditions légales.

Pour les RH, tout commence par trois choix : quelles formules proposer, quelles règles fixer et comment organiser la gestion ?

Le vélo a toute sa place dans votre politique de mobilité

Le vélo ne doit pas forcément remplacer entièrement la voiture de société. Pour beaucoup de collaborateurs, c’est la combinaison qui fonctionne : le vélo quand il fait beau, le train pour aller à Bruxelles et la voiture pour les trajets plus longs.

Les chiffres de Mbrella le confirment. De janvier à début octobre 2026, les collaborateurs ont consacré 1,6 million d’euros aux vélos et au leasing vélo. Hors loyers et remboursements hypothécaires, le vélo représente 29 % des dépenses du pilier 2.

Une politique vélo claire aide les collaborateurs à profiter de ces possibilités. Et évite aux RH de devoir examiner chaque demande au cas par cas.

Que peut-on payer avec le budget mobilité ?

Dans le cadre du pilier 2, les collaborateurs peuvent acheter, louer ou prendre en leasing un vélo de ville, un vélo électrique, un vélo cargo ou un speed pedelec pouvant atteindre 45 km/h. L’entretien, le stationnement et certains équipements de protection ou de visibilité, comme un casque ou un éclairage, peuvent également être pris en charge.

Tous les accessoires ne sont pas autorisés. Un GPS vélo, par exemple, n’entre pas en ligne de compte. En tant qu’employeur, vous choisissez les dépenses légalement autorisées que vous souhaitez proposer. Précisez-les clairement dans votre politique de mobilité.

Leasing ou achat ? Ne vous arrêtez pas au prix

Le leasing vélo via l’employeur

Vous signez le contrat de leasing et mettez le vélo à disposition du collaborateur. Les frais sont prélevés sur son budget mobilité : il n’a donc pas à avancer le prix d’achat.

Chez Joule, le leasing vélo comprend de série une assurance contre les dégâts et le vol, une assistance dépannage et un budget de service pour l’entretien et les réparations. Vérifiez toutefois les conditions, notamment l’antivol exigé et les éventuels frais à charge du collaborateur.

Cette formule convient aux collaborateurs qui préfèrent réunir leur vélo et les services associés dans un seul forfait.

L’achat d’un vélo

Le collaborateur achète son vélo et demande le remboursement via son budget mobilité. Il en devient immédiatement propriétaire, sans contrat de leasing ni durée d’engagement.

Il doit généralement avancer le montant de l’achat. Il s’occupe lui-même de l’assurance et de l’assistance dépannage. L’entretien peut faire l’objet d’une demande de remboursement distincte si vous proposez cette dépense.

Le leasing privé

Le collaborateur signe lui-même un contrat de leasing et utilise son budget mobilité pour couvrir les frais autorisés. Chez Joule, cette formule comprend également une assurance, une assistance dépannage et un budget de service.

S’il change d’emploi, le contrat reste à son nom. Cela lui offre de la liberté, mais implique aussi une responsabilité : si son nouvel employeur ne propose pas de budget mobilité, il devra payer lui-même les frais restants.

Vous hésitez sur les formules à proposer ? Discutez de votre plan vélo avec Joule.

Quel est l’avantage financier ?

Un collaborateur dispose de 2 000 € de budget mobilité. Pour un achat de vélo autorisé dans le pilier 2, la totalité de cette somme peut être consacrée au vélo.

S’il choisit de recevoir ce même montant en espèces via le pilier 3, il lui reste 1 238,60 € après la cotisation spéciale de 38,07 % à charge du travailleur.

Pour comparer l’achat et le leasing, tenez donc compte du coût total. Le prix d’achat seul ne dit pas grand-chose des frais d’assurance, d’entretien et d’assistance qui s’ajouteront par la suite.

Une bonne politique vélo répond aussi aux questions délicates

Quels vélos les collaborateurs peuvent-ils choisir ? Que se passe-t-il en cas de vol ? Et qui paie si un collaborateur quitte l’entreprise en cours de leasing ?

Précisez au minimum :

• qui peut participer et quelles formules sont proposées ;
• quels vélos, budgets et durées de contrat sont autorisés ;
• les règles relatives à l’utilisation pour les trajets domicile-travail et à l’indemnité vélo ;
• les conditions d’assurance applicables ;
• les solutions possibles en cas de départ.

Un leasing s’étend souvent sur 36 mois, alors que le budget mobilité est attribué chaque année. Prévoyez donc aussi ce qui se passe si le budget ne suffit plus.

Selon le contrat, le départ d’un collaborateur peut donner lieu à un rachat du vélo, à une résiliation anticipée ou à un transfert du leasing. Joule propose, sous certaines conditions, un transfert gratuit vers un nouvel employeur, avec l’accord de celui-ci.

Fixez des règles claires dès le départ. Joule vous accompagne dans la rédaction de votre politique vélo.

Et si un leasing vélo existe déjà via une conversion salariale ?

Un vélo de société bénéficiant déjà d’une exonération peut, sous certaines conditions, rester en dehors du budget mobilité. Le collaborateur doit avoir cumulé cet avantage avec une voiture de société, ou le droit à une telle voiture, pendant au moins les trois mois précédant immédiatement sa demande de budget mobilité.

Au moment du passage au budget mobilité, vérifiez donc quels avantages existaient déjà et depuis quand.

Simplifiez le choix et la gestion

Avec la plateforme de gestion du budget mobilité de Mbrella, vous traduisez votre politique de mobilité en dépenses autorisées. Les collaborateurs soumettent leurs justificatifs et suivent leur solde. Les frais de leasing récurrents peuvent être traités automatiquement, avec des remboursements gérés via un export ou une intégration avec votre secrétariat social.

Pour aider vos collaborateurs à choisir, proposez une simulation personnalisée et une journée d’essai vélo. Présentez les possibilités avant qu’ils commandent leur prochaine voiture de société.

Vous souhaitez mettre en place le budget mobilité ou simplifier sa gestion ? Réservez une démo avec Mbrella.

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