Of u het nu leuk vindt of niet, de HR- en wagenparkstrategieën staan op het punt te worden herschreven. Het mobiliteitsbudget wordt verplicht voor alle bedrijven die auto's aanbieden in hun salarispakketten. Bedrijven hebben tot 1 januari 2027 de tijd om hieraan te voldoen, en tot 1 januari 2028 voor kleinere bedrijven met 15 tot 50 werknemers.

Maar hier is onze waarschuwing: wachten op de definitieve tekst is de snelste manier om in een belastingchaos terecht te komen. De voorbereiding op zich vergt al enige voorbereiding en als u een schone overgang wilt (juridisch, fiscaal en operationeel), moet uw planning al begonnen zijn.

Laten we eens kijken hoe we dat kunnen bereid u voor op het gebied van belastingen, naleving en implementatie.

Van optioneel experiment naar verplichte strategie

Met het mobiliteitsbudget kan een werknemer zijn recht op een bedrijfswagen inruilen voor een budget dat gelijk is aan de reëel TCO (totale eigendomskosten): lease, onderhoud, verzekeringen, energie, belastingen... eigenlijk alles wat met autokosten te maken heeft.

Dat budget kan vervolgens worden besteed aan drie pijlers:

1. Pijler 1 — hou de auto maar wissel over op een elektrische
2. Pijler 2 — duurzame mobiliteit + bepaalde kosten voor huisvesting/woon-werkverkeer
3. Pijler 3 — restbedrag uitbetaald met een speciale werknemersbijdrage (~ 38%)

Tip: Nog steeds een auto nodig? Houd het klein en combineer met een mobiliteitsbudget uit pijler 2

De logica achter deze budgetuitvoering is eenvoudig: minder verkeer, minder emissies en meer vrijheid in de manier waarop werknemers willen pendelen.

Deze verordening zal een volledige herinrichting mogelijk maken van het wagenpark, het HR-beleid, de loonstroom, de belastingcontrole en het mobiliteitsbeheer, maar is ook een echte magneet voor talent (en is dat altijd geweest).

Pijler 2 en huisvestingskosten

Laten we de olifant in de kamer toespreken. Je hebt er misschien over gelezen of gehoord, er wordt gesproken over een herziening van het onderdeel 'huurtoeslag' van pijler 2.

Momenteel kunnen werknemers een deel van hun mobiliteitsbudget gebruiken om huur- of hypotheekbetalingen te dekken als het huis dicht bij de werkplek ligt of het woon-werkverkeer verbetert. Beleidsmakers en adviseurs zijn bezorgd dat:

• Het dreigt eerder te worden gezien als een verkapte, belastingvrije salarisverhoging dan als een mobiliteitsmaatregel.
• Huisvestingsvergoedingen kunnen te genereus zijn in vergelijking met andere duurzame mobiliteitsopties
• Het kan werknemers onbedoeld stimuleren om meer dan 50% van de tijd thuis te werken,
• Het mobiliteitsbudget wordt mogelijk verlegd van het hoofddoel, namelijk de financiering van milieuvriendelijk vervoer.

Er is nog geen definitieve beslissing genomen, maar de huisvestingscomponent wordt absoluut beoordeeld. HR-teams moeten vermijden hun beleid voor 2026 uit te gaan van genereuze of ongewijzigde huisvestingsvergoedingen.

Voorbereiden op belastingen: waar moet je nu mee beginnen?

Dit is wat je moet beginnen voordat een wet officieel wordt en hoe je dat moet doen:

1. TCO correct berekenen

Uw volledige belastingmodel hangt ervan af: de TCO bepaalt de omvang van het mobiliteitsbudget. Eventuele fouten zullen fiscale problemen op lange termijn betekenen.

Dit is wat het zou moeten bevatten:

• leasekosten
• verzekering
• onderhoud en banden
• energie/brandstof
• CO2-solidariteitsbijdrage
• telematica- of servicekosten
• Gevolgen voor de btw-aftrekbaarheid
• niet-aftrekbare kosten
• beheers-/administratiekosten

Heb je problemen? Download onze gratis TCO-calculator hier

2. Breng de fiscale behandeling van elke pijler in kaart

Niet alle pijlers zijn in de ogen van de belastingbetaler gelijk geschapen. Laten we eerst de drie pijlers van het mobiliteitsbudget ontcijferen.

Pijler 1: Belastingvriendelijk voor elektrische voertuigen

Het budget voor een elektrische bedrijfswagen blijft fiscaal efficiënt, maar moet voldoen aan nieuwe CO₂-reductieregels. Lees meer over de belastingvoordelen van Pillar 1 EV in 2026 in onze artikel hier of bekijk de webinar op aanvraag hier.

Pijler 2: vrijgesteld van belasting als aan de voorwaarden is voldaan

Indien goed gedocumenteerd en gerechtvaardigd, zijn de meeste duurzame mobiliteitsvergoedingen vrijgesteld van:

• loonbelasting
• sociale zekerheid voor werkgevers
• sociale zekerheid voor werknemers

Pijler 3: Belast via een bijdrage van 38,07%

Dit is enkel de verplichte uitbetaling van het resterende mobiliteitsbudget van de werkgever aan de werknemer (verminderd met een vaste solidariteitsbijdrage van 38,07%)

3. Bereid je salarissysteem voor

Het mobiliteitsbudget introduceert:

• Nieuwe salarisclassificaties: Salarissoftware moet herkennen nieuwe soorten betalingen dat voorheen niet bestond via specifieke codes, zodat het systeem weet welke items worden belast en welke niet, en hoe ze op loonbrieven moeten verschijnen.
• Nieuwe vrijstellingen: indien correct verwerkt (de juiste vrijstellingscodes) bepaalde mobiliteitskosten zijn vrijgesteld uit de inkomstenbelasting en de sociale zekerheid.
• Nieuwe soorten bijdragen: zoals eerder vermeld, is de pijler 3 van het mobiliteitsbudget niet belastingvrij.
• Maandelijkse afstemming: Dit is om te maken zeker dat de cijfers elke maand optellen om te hoge terugbetalingen of het per ongeluk creëren van belastbare voordelen te voorkomen.
• Jaarlijkse afrekening voor het resterende budget: vergelijkbaar met het sluiten van de boeken door het uiteindelijke bedrag te verrekenen zodat belastingen en sociale zekerheid correct zijn.

Uw salarissoftware moet zo zijn geconfigureerd dat elke uitgavensoort wordt bijgehouden per pijler (vooral pijler 2, waar controles belangrijk zijn). Bij Mbrella is uw mobiliteitsbudget geïntegreerd met uw salarisadministratie, ongeacht het systeem dat u gebruikt. Bekijk onze prijzen hier

4. Maak van uw autobeleid een fiscaal „mobiliteitsbeleid”

Je denkt erover om gewoon je bestaande autobeleid te updaten? Niet doen. Een mobiliteitsbudgetbeleid is anders en vereist:

• nieuwe geschiktheidsregels
• uitgavenregels die voldoen aan de belastingwetgeving
• bewijsvereisten voor terugbetalingen
• op elkaar afgestemde clausules in arbeidsovereenkomsten
• transparante overgangsregels

Na de redactie van uw mobiliteitsbeleid zijn er nog een aantal andere stappen die u moet volgen om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is. Bekijk de 5 stappen hier.

Hulp nodig bij het schrijven van je mobiliteitsbeleid? Bekijk onze sjabloon

5. Stel een belastingveilig audittraject samen

Met de verplichte implementatie en de coalitie die het hele proces herziet, mogen we de komende jaren toekomstige nalevingscontroles verwachten.

Zorg ervoor dat je een systeem hebt dat het volgende bijhoudt:

• alle ondersteunende documenten voor mobiliteitskosten
• rechtvaardiging van het woon-werkverkeer
• bewijs van vergoede huisvesting volgens de regels
• maandelijks gebruik en resterend saldo
• interne communicatie en validatie van medewerkers

Documentatie en communicatie zijn cruciaal.

De vroege vogel vangt de worm

Naast compliance zijn er nog andere strategische voordelen als u vroeg begint:

• Optimaliseer uw kosten: door de TCO's opnieuw te berekenen en de noodzaak van het wagenpark te beoordelen, kunnen bedrijven eindelijk de juiste grootte van hun wagenpark bepalen. U voorkomt ook spoedimplementatiekosten op het laatste moment.
• ESG en positionering van werkgevers: De implementatie van een mobiliteitsbudget is een makkelijke overwinning voor duurzaamheidsverslaggeving en het aantrekken van talent.
• Werknemerservaring: een modern beloningspakket dat hun hart zal veroveren en talenten zal aantrekken!

Het verplichte mobiliteitsbudget zal waarschijnlijk vanaf juli 2026 zijn (maar niet officieel bevestigd). Hoe de definitieve tekst er ook uitziet, het implementatieproces blijft hetzelfde en bedrijven die vandaag beginnen met de voorbereidingen, zijn degenen die morgen fiscale kopzorgen vermijden

Wil je meer weten?

→ Bekijk ons webinar op aanvraag over het mobiliteitsbudget (NL of FR)

→ Praat met onze experts