Checklist d’onboarding et de conformité du budget mobilité

Votre checklist pour l’implémentation d’une politique de mobilité

Avant de lancer un budget mobilité, les entreprises se doivent de vérifier les éléments suivants afin d’assurer une implémentation douce, une bonne adoption par les employés et la conformité avec la réglementation belge.

1. Conditions d’éligibilité pour l’employeur et l’employé (rédiger une politique mobilité)

‍Vérifiez si votre entreprise et vos employés remplissent les conditions légales pour accorder un budget mobilité, notamment les conditions liées aux voitures de société et aux catégories d’employés. Vous pouvez également ajouter des règles spécifiques, telles que limiter l’accès au budget à l’expiration du contrat de leasing ou plafonner les frais de logement. Besoin d’aide pour rédiger votre politique mobilité ? Contactez-nous ou téléchargez ici nos modèles 100 % conformes.

2. Recevoir une demande écrite

‍Votre employé souhaite passer au budget mobilité ? Parfait ! Le système exige une demande écrite de l’employé, via e-mail par exemple.

3. Méthodologie de calcul du TCO (déterminer le montant du budget)

‍Définissez une méthodologie claire et cohérente de calcul du coût total de possession (TCO, ou Total Cost of Ownership), car celle-ci détermine le montant disponible dans le budget mobilité. Nous pouvons également vous accompagner sur ce point.

4. Politique mobilité et règles d’approbation

‍Établissez des règles claires concernant les dépenses autorisées, les processus d’approbation, les conditions d’utilisation et les catégories de mobilité accessibles aux employés.

5. Intégrations payroll et remboursements

‍Assurez-vous que les systèmes payroll et les processus de remboursement sont correctement connectés afin d’éviter les tâches manuelles et les risques de non-conformité.

6. Politique EV et recharge à domicile

‍Définissez clairement la gestion des recharges publiques, des remboursements de la recharge à domicile, des cartes de recharge et des budgets de recharge dans votre politique mobilité.

7. Communication auprès des employés

‍Les employés doivent comprendre le fonctionnement du budget mobilité, les options disponibles ainsi que les modalités de dépenses, remboursements et approbations.

8. Catégories de mobilité et limites de dépenses

‍Définissez quelles dépenses de mobilité sont autorisées dans le budget et si certaines limites s’appliquent à des catégories telles que les transports publics, la recharge EV, les vélos ou la mobilité partagée.

9. Audit logs et visibilité des dépenses

‍Les entreprises doivent maintenir des rapports clairs et des pistes d’audit afin de suivre les approbations, remboursements, règles de conformité et dépenses de mobilité.

10. Procédures en cas de modification de contrat ou de départ d’un employé

‍Définissez à l’avance comment les budgets mobilité, voitures de société, remboursements et dépenses de mobilité en cours seront gérés en cas de démission, licenciement ou changement de contrat.

11. Signer un avenant au contrat

‍Gérez la partie administrative : signez un avenant au contrat. Ce document contient l’accord de l’employé pour remplacer la voiture de société traditionnelle par un budget mobilité et fixe les conditions ainsi que le montant du budget.

12. Gérer le budget

‍Dès que votre employé commence à utiliser le budget mobilité, il doit pouvoir consulter son solde à tout moment. Évitez les tâches administratives manuelles et utilisez Mbrella pour gérer le budget. Nous synchronisons également les données avec votre secrétariat social afin d’assurer un traitement payroll fluide.

Erreurs fréquentes lors de la mise en place d’un budget mobilité

De nombreuses entreprises sous-estiment la complexité opérationnelle liée à l’implémentation d’un budget mobilité. Les difficultés les plus fréquentes sont :

• des politiques mobilité peu claires
• des processus d’approbation incohérents
• des calculs TCO incorrects
• des problèmes d’intégration payroll
• des règles peu claires concernant les remboursements et les coûts de recharge
• une mauvaise communication vers les employés

À mesure que les budgets mobilité deviennent obligatoires pour de nombreux employeurs à partir de 2027, les entreprises ont de plus en plus besoin d’une gouvernance mobilité structurée plutôt que de remboursements ad-hoc ou de fichiers Excel à traiter manuellement.

Quelles sont les obligations légales liées au budget mobilité en cas de licenciement ou de modification de contrat ?

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou change de fonction, les employeurs doivent définir clairement comment le budget mobilité est géré dans leur politique mobilité.

Les entreprises doivent généralement tenir compte :

• du maintien ou non du droit à une voiture de société
• de l’impact d’un changement de fonction ou de salaire sur le budget mobilité
• des échéances des contrats de leasing et périodes de transition
• des implications payroll et remboursements
• des procédures internes d’approbation et de communication